Қазақша рефераттар

Тұрпатты ережелер мынадай тіркеу - есепке алу формаларын бекіткен

Тіркеу-есепке алу формалары: қандай нұсқалар бар?

Тұрпатты ережелер тіркеу-есепке алудың мынадай формаларын бекітеді:

  • Журналдық форма
  • Карточкалық форма
  • Автоматтандырылған ақпараттық жүйедегі мәліметтер базасы

Журналдық нұсқа: қашан және қалай қолданылады?

Тіркеу-есепке алудың журналдық нұсқасын жылдық құжат айналымы 500–600 құжаттан аспайтын ұйымдар қолданады.

Журналды рәсімдеу тәртібі

  1. 1 Журналдың барлық парақтары оң жақ жоғарғы бұрышынан нөмірленеді.
  2. 2 Парақтар айрықша берік жіппен тігіледі (шнурланады).
  3. 3 Жіп ұштары нөмірленген соңғы парақтың теріс бетінен шығарылады.
  4. 4 Шаршы қағаз қиындысымен жіп ұштары желімделіп, ұйым мөрімен куәландырылады.
  5. 5 Мөр шеті қағаз қиындысының бір бөлігін қамтуы тиіс; қағаз өлшемі мөр диаметрінен үлкен болуы қажет.
  6. 6 Осы бетке куәлік-жазба енгізіледі.

Куәлік-жазба үлгісі

Мысалы:

Бұл журналда 85 (сексен бес) парақ бар; олар нөмірленіп, шнурланып, мөрмен бекітілген.

Лауазым: ____________________

Қолы (аты-жөні): ____________________

Журнал толтырылғаннан кейінгі белгі

Мысалы:

Бұл журналда 1-нөмірден 438-нөмірге дейін 436 (төрт жүз отыз алты) құжат тіркеуге алынған. 56 және 94-нөмірлер қалып кеткен.

Лауазым: ____________________

Қолы (аты-жөні): ____________________

Журналдарды бөлек жүргізу қағидасы

Тіркеу журналдары кіріс және шығыс құжаттарға, сондай-ақ азаматтардың өтініштері мен оларға берілген жауаптарға арналып жеке-жеке жасалады.

Журналдарға ұйымның істер номенклатурасына сәйкес міндетті түрде индекстер қойылады.

Журнал мұқабасында болуы тиіс деректемелер

  • Жоғары тұрған органның және ұйымның ресми атаулары
  • Журнал атауы
  • Істер номенклатурасы бойынша журнал индексі
  • Іс қағаздарын жүргізу қызметіндегі басталған және аяқталған күндері

Күндерді көрсету тәртібі

Басталған және аяқталған күндер журнал мұқабасының оң жақ төменгі бұрышына қойылады. Басталу күні — бірінші құжат тіркелген күн, аяқталу күні — соңғы құжат тіркелген күн болып есептеледі.

Тіркеуді жыл бойы жүргізу және нөмірлеудің сабақтастығы

Құжаттарды тіркеу жыл бойы жүргізіледі. Егер жыл аяқталмай журнал бітіп қалса, жаңа журнал ашылып, тіркеу нөмірлері алдыңғы журналдағы ретпен жалғастырылады.

Кіріс және шығыс журналдарының құрылымы

Кіріс құжаттарын тіркеу журналы (бағандар)

  1. 1 Кіріс құжатының реттік нөмірі
  2. 2 Келіп түскен күні және тіркеу нөмірі
  3. 3 Корреспондент, жіберілген күні және тіркеу нөмірі
  4. 4 Құжаттың қысқаша мазмұны немесе тақырыбы
  5. 5 Бұрыштама немесе орындау міндеті жүктелген тұлға
  6. 6 Орындалғаны туралы белгі
  7. 7 Ескертпе

Шығыс құжаттарын тіркеу журналы (бағандар)

  1. 1 Шығыс құжатының реттік нөмірі
  2. 2 Жіберілген (ресімделген) күні және тіркеу нөмірі
  3. 3 Корреспондент
  4. 4 Құжаттың қысқаша мазмұны немесе тақырыбы
  5. 5 Құжат көшірмесінің іске тіркеуге жіберілгені туралы белгі
  6. 6 Ескертпе

Құжат айналымы көлемді ұйымдар: карточкалық тіркеу

Құжат айналымы көлемді ұйымдарда (жылына 600 құжаттан астам) тіркеу жұмыстары тіркеу-бақылау карточкалары арқылы жүргізіледі. Бұл тәсіл қағаз нұсқада да, электрондық форматта да қолданылуы мүмкін.

Тіркеу-бақылау карточкасының міндетті бағандары

  1. 1)Құжат авторы (корреспондент)
  2. 2)Құжат түрі
  3. 3)Құжат күні
  4. 4)Құжат нөмірі
  5. 5)Келіп түскен уақыты
  6. 6)Түскен нөмірі
  7. 7)Құжат тақырыбы немесе қысқаша мазмұны
  8. 8)Бұрыштама
  9. 9)Орындалу мерзімі
  10. 10)Орындалғаны туралы белгі
  11. 11)Іске жіберілгені туралы белгі
  12. 12)Бақылау туралы белгі
  13. 13)Ескертпе

Қосымша бағандар енгізу

Қажет болған жағдайда қосымша бағандар енгізіледі: парақ саны, қосымшалар туралы мәлімет, құжаттың алынғандығы туралы белгі және басқа да деректер.

Картотекалар: жедел іздестірудің практикалық құралы

Құжаттарды жедел іздестіру үшін тіркеу-бақылау карточкаларының негізінде әртүрлі картотекалар жасалады: анықтамалық, бақылау-анықтамалық, ақпараттық-анықтамалық, азаматтар өтініштері бойынша, сондай-ақ нормативтік құқықтық актілер мен өкімдік құжаттардың тақырыптық картотекалары.

Құру схемасы (мақсатына қарай)

  • Қазақстан Республикасы Үкіметінің құжаттарына және азаматтар өтініштеріне арналған картотекалар — корреспонденттер бойынша.
  • Өкімдік құжаттарға арналған картотекалар — ұйымның құрылымдық бөлімшелері бойынша.

Жүйелеу тәртібі

  • Карточкалар әр тараудың ішінде хронологиялық тәртіппен орналасады.
  • Азаматтардың өтініштері бойынша карточкалар алфавиттік ретпен жүйеленеді.

Орындалмаған құжаттар картотекасы

Орындалмаған құжаттардың анықтамалық картотекасы корреспонденттер, құрылымдық бөлімшелер, орындаушылар немесе орындау мерзімдері бойынша жүйеленеді. Бұл картотека құжаттарды орындау барысында оларды жедел табу үшін қажет.

Электрондық тіркеу: ақпараттық-іздестірудің негізі

Электрондық тіркеу карточкалары компьютерлік ақпараттық-іздестіру жұмыстарының негізі болып табылады. Электрондық анықтама қызметі нақты бір құжатқа немесе белгілі бір құжаттар тобына қатысты кез келген сұраққа жауап бере алуы тиіс: орындаушысы, географиясы, корреспонденті, құжат күні және басқа да деректер.

Қамтылуы тиіс ақпарат

Электрондық ақпарат: орындалған құжаттар бойынша да, жұмыс үстіндегі құжаттар бойынша да, сондай-ақ мұрағаттық мәліметтер базасында сақталған құжаттар туралы да деректер алуды қамтамасыз етуі қажет.