Қазақша рефераттар

Қағаз негізді құжаттарды мұрағаттаудың тағы бір проблемасы

Қағаз негізіндегі істердің, сондай-ақ ақпарат көзі болып табылатын әртүрлі автоматтандырылған жүйелердің мұрағаттары бүгінде дерлік әрбір ұйымда бар. Төменде электрондық мұрағат жүйесін құруға негіз болатын алғышарттар және мұндай жүйені енгізудің нақты пайдасы қарастырылады.

Электрондық мұрағат жүйесін енгізуге итермелейтін негізгі себептер

Forrester Research және Media Asset Management сияқты дереккөздердің мәліметтері электрондық мұрағат жүйесін құрудың себептік алғышарттарын айқын көрсетеді:

  • Қағаз құжаттарды сақтауға кететін шығын электрондық құжаттарды сақтаудан 80%-дан артық.

  • Интеллектуалдық қызметкерлер қажетті құжаттарды іздеуге уақытының 40%-ын жұмсайды.

  • Қайта пайдалануға болатын құжаттардың 70%-ы жаңадан қайта жасалады.

  • Кәсіпорындағы құрылымданбаған ақпарат көлемі жыл сайын 200%-ға өседі.

  • Құжаттардың 30%-ы белгіленген мерзімнен кеш өңделеді.

  • Құжаттардың 6%-ы жоғалып кетеді.

Қағаз мұрағатындағы жүйелік проблемалар

Қағаз негізіндегі құжаттарды мұрағаттау қосымша тәуекелдер мен шығындарға әкеледі:

Дұрыс орналастырылмау

3%

Мұрағаттағы құжаттардың бір бөлігі өз орнында болмайды.

Мүлдем жоғалу

6%

Құжаттар қайтарымсыз жоғалып, іздеу мүмкін болмай қалады.

Қозғаусыз қалу

60%

Құжаттардың басым бөлігі пайдаланылмайды, уақыт өте «ұмытылып» қалады, ал бұл ақпараттық капиталдың құнсыздануына әкеледі.

Іздеу уақытының «жасырын құны»

Тіпті жақсы ұйымдастырылған кәдімгі мұрағаттың өзінде құжат іздеу 10 күнге дейін созылуы мүмкін. Оның үстіне сұралған әрбір оныншы құжат табылмай қалады.

Осы себептен аса құнды құжаттар кейде пайдалануға берілмейді: жоғалып кету қаупі жоғары. Бұған қоса қағаз ақпаратты сақтау құны өсіп, мұрағат тиімділігі төмендей береді. Бұл басшылық үшін тұрақты «бас ауруына» айналады.

Электрондық мұрағат: мәні және міндеттері

Қағаз құжаттар сияқты, электрондық құжаттар да кез келген кәсіпорын үшін ақпараттық капиталдың негізі. Құжаттардың сақталуын басқару процесі мемлекеттік стандарттармен реттеледі және бұл жерде салалық айырмашылықтардың ықпалы шектеулі.

Кәсіпорында электрондық мұрағат жүйесін енгізу құжаттарды сақтаудың құрылымдық тәртібін қалыпқа келтіреді және қағазсыз технологияға көшу процесін жеделдетеді.

Электрондық мұрағат нені қамтиды?

  1. 1

    Құжаттарды өнеркәсіптік негізде сканерлеу.

  2. 2

    Ретроспективтік конверсия: қағаз құжаттарды жаппай электрондық түрге көшіру.

  3. 3

    Ұйымның ақпараттық ресурсын қалыптастыру.

  4. 4

    Мәліметтер мен құжат қоймаларын басқару рәсімдерін автоматтандыру.

Түйін ұғым

Электрондық мұрағат ақпараттық технология, мұрағат ісі, құжат айналымы және бизнес-процестерді басқару түйісетін нүктеде орналасқан осы процестердің барлығын біріктіреді. Халықаралық терминологияда бұл Electronic Records Management (ERM) деп аталады.

Енгізудің нәтижесі: өнімділік, қауіпсіздік және сапа

Электрондық мұрағат жүйесін енгізу құжаттарды іздеу, көшірмелеу және таратуға кететін уақытты барынша қысқартады. Соның нәтижесінде қызметкерлердің еңбек өнімділігі өседі және басқарушылық шешімдер сапасы артады.

1) Ақпаратты тиімді басқару

  • Құжаттарды әртүрлі белгілер бойынша топтастыру (классификациялау).

  • Құжаттарды үлкен көлемде жинақтап өңдеу.

  • Шешім қабылдауды жылдам әрі дәл ету.

  • Құжаттардың жоғалмауын қамтамасыз ету.

2) Тексерілім және ашықтық

Құжат тарихын көру, енгізілген өзгерістердің барлығын бақылау және қажет болғанда дәлелдемелік базаны жылдам қалыптастыру мүмкіндігі пайда болады.

3) Клиентке қызмет көрсету сапасы

Мұрағат бойынша сұраныстарды орындау қағаз құжаттармен жұмысқа қарағанда жеңілірек болады: клиент жауабы тезірек алынады, нәтижесінде қанағаттану деңгейі өседі.

4) Қорғау және қауіпсіз қолжеткізу

  • Құжаттарды жоғалудан немесе бүлінуден қорғау: тұрақты көшірмелер (backup) жасау арқылы тәуекел төмендейді.

  • Санкциясыз қолжеткізуден қорғау: құқықтарды икемді бөлу және пайдаланушыны жүйеден жылдам ажырату мүмкіндігі.

5) Бәсекеге қабілеттілікті күшейту

Компанияның жоғарғы басшылығы ақпаратқа тез әрі уақтылы қол жеткізеді. Бұл шешімді дұрыс қабылдауға жағдай жасап, кәсіпорынның бәсекеге қабілеттілігін арттырады.