Құжаттарды есепке алуға қойылатын талаптар және есептік құжаттар туралы қазақша реферат
Құжаттарды есепке алуға қойылатын талаптар
Құжаттарды есепке алу әрбір мұрағат қоймасы бойынша бөлек жүзеге асырылады. Есепке алу ауқымы кең: барлық сақтаулы құжаттар міндетті түрде тіркелуі тиіс. Бұған істер тізімдемесіне енгізілмеген, салаға тікелей жатпайтын құжаттар, сондай-ақ аса құнды құжаттардың сақтық көшірмелері мен пайдалану қорынан алынған көшірмелер де кіреді.
Маңызды: есепке алу құжаттарына және деректерді есепке алу базасына қол жеткізу тәртібі ұйым басшысының бұйрығымен (өкімімен) белгіленеді.
Есепке алу құжаттарының мақсаты
Есепке алу құжаттары белгіленген үлгі бойынша ресімделеді. Олар сақтау бірліктеріндегі мұрағаттық құжаттардың келіп түсуін және шығуын, санын, құрамын, сондай-ақ жай-күйін тіркеуге арналған.
Есепке алудың негізгі бірліктері
Мұрағаттық қор
Қор деңгейінде құжаттардың жинақталуы, құрамы және есептік сипаттамалары жүйеленеді.
Сақтау бірлігі
Нақты сақталатын бірлік бойынша қозғалыс, саны және жай-күйі белгіленеді.
Электрондық құжаттарды есепке алу ерекшелігі
Электрондық негіздегі құжаттарды есепке алу бірлігі ретінде бірыңғай бағдарламалық-ақпараттық нысананы құрайтын бір файл немесе бірнеше файл жазбалары бар сақтау бірлігі және оған ілеспе құжаттама қабылданады. Әрбір есепке алу бірлігі туралы мәліметтер деректер базасына енгізіледі, ал ақпараттық ауқым мегабайт (Мбайт) өлшемімен көрсетіледі.
Жаңа негізге қайта жазу нәтижесінде сақтау бірлігінің мөлшерінде және/немесе ақпараттық ауқымында өзгерістер пайда болса, бұл деректер орын ауыстыру және қайта жазу туралы актіге енгізіледі. Сонымен қатар өзгерістер істер тізімдемесінің жаңа қорытынды жазбасында және мұрағаттық қор парағында көрсетіледі.
Есептік құжаттардың құрамы
Есептік құжаттар құрамына келесі материалдар кіреді:
- Келіп түскен және шыққан құжаттарды есепке алу кітабы
- Мұрағаттық қор парағы
- Ұйымның істер тізімдемесі
- Істер номенклатурасы
- Сақтық қоры мен пайдалану қорының келіп түсуі мен шығуын есепке алу кітабы
- Сақтық қор құжаттарының тізімдемесі
- Ведомстволық мұрағаттың паспорты
Ведомстволық мұрағат паспорты: тапсыру тәртібі
Мемлекеттік мұрағатқа ведомстволық мұрағаттың паспортын тапсырудың үлгісі мен мерзімі «Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының орталықтандырылған мемлекеттік есебі туралы нұсқауды бекіту жайлы» (тіркеу № 1240) құжатына сәйкес белгіленеді. Бұл талап Қазақстан Республикасы Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігі Мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі комитет төрағасының 2000 жылғы 11 тамыздағы № 47 бұйрығымен бекітілген.
Есептік жазбалардың негіздемелері
Істер келіп түскен кезде
Істер келіп түскен кезіндегі есептік құжаттардағы әрбір жазба келесі негіздемелерге сүйенеді:
- Құрылымдық бөлімшелердің жылдық істер тізімдемесі
- Ұйымның істер номенклатурасы
- Ведомстволық мұрағаттың толықтыру көздері болып табылатын ұйымдардың тиісті істер тізімдемесі мен істер номенклатурасы
Істер шығарылған кезде
Істер шығарылған кезіндегі есептік жазбалардың негіздемелері төмендегідей актілермен рәсімделеді:
Тұрақты сақтауға тапсыру
Істерді мемлекеттік мұрағатта тұрақты сақтау үшін қабылдау-тапсыру актісі (15 және 16-қосымшалар).
Жоюға бөлу
Сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акті.
Табылмаған істер
Іздестіру жолдары таусылып, табылмаған істер туралы акті (17-қосымша).
Бүлінген істер
Істердің түзетуге келместей болып бүлінгені туралы акті (18-қосымша).
Қысқаша қорытынды
Құжаттарды есепке алу жүйесі мұрағаттағы құжат айналымын толық және дәл тіркеуге бағытталған. Ол сақталатын материалдың бәрін қамтып, қол жеткізу тәртібін ұйымдық деңгейде бекітеді, ал электрондық құжаттар бойынша деректер базасы арқылы көлемдік көрсеткіштерді (Мбайт) және қайта жазу кезіндегі өзгерістерді міндетті түрде рәсімдеп отыруды талап етеді.