Басқа форматтардағы файлдарды ашу

Жалпы мағлұматтар

MS Word — Windows жүйесінде мәтіндік құжаттарды дайындауға, түзетуге және қағазға басып шығаруға арналған қосымша бағдарлама. Ол мәтіндік және графикалық ақпаратты өңдеу барысында жүзден аса әрекетті орындауға мүмкіндік беретін ең кең тараған мәтіндік редакторлардың бірі.

Word ортасында басқа бағдарламаларда дайындалған мәтін үзінділерін, кестелерді, суреттерді және өзге объектілерді кірістіруге, байланыстыруға болады. Жалпы алғанда, Word редакторында баспа материалдарын теруден бастап, олардың толыққанды оригинал-макетін жасауға дейінгі жұмыс орындалады.

Word мүмкіндіктері

Құжаттарды әсемдеуге арналған дайын шаблондар мен стильдер.
Жылдам орындалатын ішкі макрокомандалар және баптаулар.
Қарапайым графиканы салуға арналған құралдар.

Word редакторын орнату, іске қосу және жұмысты аяқтау

Word-пен жұмысты бастау үшін бағдарламаны компьютерге орнату қажет (инсталляциялық тасымалдағыштан немесе Microsoft Office құрамымен). Орнатылған Word редакторын іске қосудың бірнеше тәсілі бар.

Іске қосу тәсілдері

Пуск → Орындау (Run) командасы арқылы (қосымша параметрлермен іске қосуға ыңғайлы).
Microsoft Office тобындағы Word белгішесін екі рет шерту арқылы.
Windows Explorer (Проводник) арқылы Word қолданбасын табу және ашу.
Дайын Word құжатының белгішесін екі рет шерту арқылы (құжат бірден ашылады).

Жұмысты аяқтау тәсілдері

Файл → Шығу командасы арқылы.
Терезенің оң жақ жоғарғы бұрышындағы Жабу (X) батырмасын басу.
Alt + F4 пернелер тіркесімі арқылы.

Егер жабу кезінде өзгертілген, бірақ сақталмаған құжат болса, Word қосымша терезе көрсетіп, құжатты сақтауды ұсынады: Иә (Да) — сақтау, Жоқ (Нет) — сақтамай шығу, Болдырмау (Отмена) — жұмысты жалғастыру.

Word редакторына тән қосымша элементтер

Word терезесінде Windows жүйесіне тән стандартты элементтермен қатар, құжатпен жұмысты жеңілдететін қосымша индикаторлар мен құралдар бар. Мысалы, қалып-күй жолағында (status bar) белгілі бір режимдердің қосулы/өшірулі екенін көрсететін индикаторлар көрінеді.

Қалып-күй жолағы индикаторлары

ЗАП: Макрокомандаларды жазу (record) режимі қосулы екенін көрсетеді.
ИСПР: Түзетулерді белгілеу (Track Changes) режимі қосулы: құжатқа енгізілген өзгерістер белгіленіп көрсетіледі.
ВДЛ: Ерекшелеуді кеңейту режимі (F8). Ерекшелеуді кішірейту — Shift + F8, тоқтату — Esc.
ЗАМ: Ауыстыру (overtype) режимі: енгізілген символдар бар символдарды ығыстырмай, олардың орнына жазылады. Режимдерді ауыстыру — Insert пернесі.

Көп жағдайда режимдерді индикатордың өзіне екі рет шерту арқылы да ауыстыруға болады.

Сызғыштар (ruler) және жылжу белдеулері

Көлденең және тік жылжу белдеулері құжат ішінде бағдарлауға көмектеседі. Ал сызғыштар мәтінді форматтауды жылдамдатады.

Көлденең сызғыш арқылы абзац шегіністерін, сол/оң жақ өрістерді (margin), кесте бағандарының енін және табуляция нүктелерін өзгертуге болады.
Тік сызғыш арқылы беттің жоғарғы/төменгі өрістерін және кесте жолдарының биіктігін баптауға болады.

Тік сызғышты жасыру мәтінге арналған жұмыс аймағын ұлғайтады, бірақ форматтау кезінде сызғыштардың көрініп тұрғаны ыңғайлы.

Қарап шығу режимдері

Кәдімгі режим

Қарапайым көрсетілім: өңдеу, тексеру және түзету жұмыстарын жылдам орындауға қолайлы.

Беттерді белгілеу (Print Layout)

Құжаттың қағаздағы нақты көрінісін көрсетеді; өрістер мен бет шеттері айқын көрінеді.

Құрылым (Outline)

Ірі құжаттарда тақырыптар құрылымын бақылауға, бөлімдерді орын ауыстыруға және қайта ұйымдастыруға ыңғайлы.

Аспаптар тақталары

Аспаптар тақталары командаларды жылдам орындауға арналған. Әдетте меню жолағының төменгі жағында Стандартты және Форматтау тақталары орналасады. Бұлардан бөлек, сурет салу, анықтама және басқа да тақталар қолданылуы мүмкін.

Жаңа құжатты даярлау

Word іске қосылған кезде экранда әдетте «Құжат 1» деп аталатын бос құжат ашылады. Әрбір жаңа құжат нөмірленіп отырады: «Құжат 2», «Құжат 3» және т.б. Бірінші құжат жабылғанның өзінде, сол жұмыс сеансы ішінде келесі құжат келесі нөмірмен ашылады.

Шаблон (нұсқа) ұғымы

Жаңа құжат Word-та белгілі бір шаблон (нұсқа) негізінде құрылады. Шаблон құжаттың бастапқы форматтау параметрлерін анықтайды: қаріп түрі, өрістер, табуляция және т.б.

Шаблон құрамында болуы мүмкін

Колонтитулдар мен бет нөмірлері сияқты дайын мәтін.
Кестелер, жақтаулар, графикалық элементтер.
Арнайы құралдар: макрокомандалар, батырмалар, бапталған тақталар.

Неліктен шаблон пайдалы?

Іс қағаздары, қызметтік жазбалар немесе баспа беттері сияқты типтік құжаттар үшін дайын өрістер (Кімге, Кімнен, Күні) мен стандартты сөз тіркестері уақытты үнемдейді және құжаттарға біркелкі стиль береді.

Құжат ашу сұхбат терезесінің мүмкіндіктері

«Құжат ашу» сұхбат терезесі тек файлды ашумен шектелмейді. Ол шағын ақпараттық іздеу жүйесі сияқты қызмет атқарып, файлдарды басқаруға арналған көптеген әрекеттерді орындауға мүмкіндік береді.

Негізгі мүмкіндіктер

Файлды іздеу.
Құжатты ашу.
Файлды басқа орынға көшіру/жылжыту.
Қиып алу (алмасу буфері арқылы).
Көшірме жасау.
Жарлық (shortcut) дайындау.
Жою және атын өзгерту.
Қасиеттерін қарау.
Құжатты ашпай жылдам қарап шығу.
Тек оқу үшін ашу (read-only).
Қағазға басып шығару.
Бумадағы файлдарды сұрыптау/реттеу.

Бұл әрекеттер басқару батырмалары және оң жақ батырма арқылы ашылатын контекстік меню көмегімен орындалады.

Жылдам қарап шығу және қасиеттер

Файл туралы кестедегі мәлімет жеткіліксіз болса, «Қасиеттер» арқылы құжаттың көлемін, соңғы өзгерту уақытын және өзге сипаттамаларды нақтылап алуға болады. Ал «Ішкі мазмұнын шығару» мүмкіндігі құжатты толық ашпай-ақ, мәтіннің бас жағын шолып шығуға көмектеседі.

Бос құжатты даярлау

Алғашқы қарапайым құжат үшін «Кәдімгі» шаблонын қолдану жеткілікті. Бұл шаблон арнайы безендіру талаптары жоқ, мәтін енгізуге дайын бос құжатты ашады.

Құру жолдары

Файл → Даярлау (Создать) командасын таңдау, кейін «Кәдімгі» шаблонын таңдап OK басу.
Ctrl + N пернелер тіркесімі арқылы (сұхбат терезесін көрсетпей бірден ашады).
Стандартты тақтадағы «Жасау (Создать)» батырмасы арқылы.

Басқа форматтардағы файлдарды ашу

Word редакторында өзге мәтіндік редакторлар форматында дайындалған файлдарды да ашуға болады (мысалы, WordPerfect, Works, WordStar және т.б.). Ол үшін Файл → Ашу командасын таңдап, «Файл түрі» (File type) өрісінен қажетті форматты көрсетіңіз. Егер нақты түрі белгісіз болса, «Барлық файлдар» (All files) параметрі арқылы іздеп табуға болады.

Құжатты сақтау

Құжатты жиі сақтап отыру маңызды: мәтін теріліп жатқанда ол жедел жадта тұрады, ал электр қуаты өшсе немесе компьютер істен шықса, сақталмаған дерек жоғалуы мүмкін. Сақтау көп уақыт алмайды: құралдар тақтасындағы дискета белгішесін бір рет шерту жеткілікті.

Алғаш рет сақтау

Құжатты алғаш рет сақтағанда оған атау беріп, қай диск пен қай бумаға жазылатынын көрсету қажет. Егер жұмыстың бірнеше нұсқасын сақтау керек болса, әр нұсқаны бөлек атаумен сақтаңыз.

Сақтау қадамдары

Файл → ... деп сақтау (Сохранить как) командасын таңдаңыз немесе F12 пернесін басыңыз.
«Файл аты» өрісіне құжат атауын енгізіңіз (немесе ұсынылған атауды қалдырыңыз).
Дискіні таңдаңыз (көбіне C:, D: сияқты қатты дискілер қолайлы).
Қажетті буманы таңдаңыз (мысалы, BOOK), қажет болса ішкі бумаларға өтіңіз (мысалы, PROSPECT).
Сақтау (Сохранить) батырмасын басыңыз.

Құжатты сипаттайтын ақпарат

Құжатты кейін оңай табу үшін сипаттайтын сөз тіркестерін (тақырып, автор, өзекті сөздер) құжат қасиеттеріне енгізуге болады. Сонымен қатар «Статистика» бөлімі құжат көлемін (бет, абзац, жол және т.б.) автоматты түрде есептеп көрсетеді.

Қорытынды ақпарат: Құжат қасиеттері

Жұмыс туралы қорытынды ақпаратты Файл → Қасиеттер (Свойства) сұхбат терезесі арқылы алуға болады. Бұл терезе файлды іздеуді жеңілдететін мәліметтерді сақтайды: құжаттың сипаттамасы, авторы, ұйымы, өзекті сөздері және ескертпелері.

Қасиеттерді толтыру тәртібі

Файл → Қасиеттер командасын таңдаңыз.
Ашылған терезеден «Құжат (Документ)» бетіне өтіңіз.
Тиісті жолдарға ақпарат енгізіңіз: Тақырып, Автор, Мекеме, Топ, Өзекті сөздер, Ескертпе.

«Жалпы» және «Статистика» беттері көбіне автоматты түрде толтырылады; «Статистика» бөлімі құжаттың бет, абзац, жол, сөз, символ және байт санын көрсетеді.

Неліктен бұл маңызды?

Құжат көбейген сайын оның нақты атауын немесе қай бумада сақталғанын ұмытып қалу оңай. Қасиеттерге дер кезінде енгізілген мәліметтер кейін құжатты жылдам іздеп табуға едәуір көмектеседі.