Жіберілетін құжаттарды өңдеу кезеңдері

Шығыс (жіберілетін) құжаттарды өңдеу ұйым ішінде бірнеше бірізді қадам арқылы жүзеге асады. Әр кезеңнің мақсаты — құжаттың мазмұны, ресімделуі, заңдық жарамдылығы және уақытылы жөнелтілуін қамтамасыз ету.

1) Құжатты әзірлеу

Жіберілетін құжатты бөлімшеде орындаушы дайындайды (жоба жасалатын немесе келісілетін жерде). Көп жағдайда орындаушы құжатты өзі ресімдейді, ал хатшы оның дұрыс ресімделуін тексереді.

2) Қол қоюға ұсыну

Ресімделген құжат кәсіпорын басшысының қол қоюына (немесе бекітуіне) ұсынылады.

3) Тіркеу

Басшы қол қойғаннан кейін құжатты хатшы немесе кеңсе тіркейді: тіркеу нөмірі мен күні қойылады.

4) Жөнелту

Тіркелген құжат адресатқа жіберіледі. Жөнелту құжат кеңсеге түскен күні жүзеге асырылуы тиіс (ең көбі — келесі жұмыс күніне қалдырмай).

5) Көшірме дананы іске тігу

Құжаттың көшірме (екінші) данасын хатшы тиісті іс папкасына тігеді.

Негізгі операциялар (қысқаша)

құжат жобасын жасау;
жоба жөнінде келісу;
ресімдеудің дұрыстығын тексеру;
құжатқа қол қою (бекіту);
құжатты тіркеу;
құжатты алушыға жөнелту;
екінші дананы тиісті іске тігу.

Шығыс құжаттарының түрлері

Жауап құжаттар

Жауап құжаттарда келіп түскен хаттарға, азаматтардың өтініштеріне, депутаттық сұратуларға байланысты жүргізілген жұмыстардың нәтижелері баяндалады.

Бастамалық құжаттар

Бастамалық құжаттарда басшылардың, консультативтік-кеңестік және алқалы органдардың, сондай-ақ ұйым мамандарының құрылтайшылық құжаттар мен лауазымдық нұсқаулықтарға сәйкес қабылдаған шешімдері көрініс табады.

Келісу, тексеру және қол қоюға дайындау

Келісу

Құжат жобалары мүдделі құрылымдық бөлімшелер басшыларымен, қажет болған жағдайда өзге ұйымдармен және заң қызметімен келісіледі. Келісімдер саны іскерлік қажеттілікке қарай айқындалады.

Қоса берілетін материалдар

Келісілген жоба ұйым басшысына қол қоюға (бекітуге) ұсынылады. Қажет болса, оның аутенттік (тең нұсқалы) аудармасы және жобаны әзірлеуге негіз болған құжаттар бірге қоса тіркеледі.

Тексеру

Орындаушы құжатты тапсырмас бұрын мазмұнын және қосымшаларын тексереді. Құжаттама қызметі ресімдеудің дұрыстығын және міндетті деректемелердің толықтығын тексереді.

Маңызды ереже

Дұрыс ресімделмеген құжаттар толықтыру үшін орындаушыға кері қайтарылады.

Тіркеу және экспедициялық өңдеу

Қол қойылған (бекітілген) шығыс құжаты тіркеуден өткізіледі. Одан кейін құжаттама қызметі жөнелтілетін құжаттарды экспедициялық өңдеуді орындайды.

Экспедициялық өңдеу нені қамтиды?

алушылар бойынша бөлу;
конвертке салу;
конвертке пошта мекенжайы мен алушы атауын жазу;
ұйымның мөртабанын қою;
құжаттарды пошта бөлімшесіне тапсыру.

Жөнелту түрі

Қажет болған жағдайда құжат дайындаушы жөнелту тәсілін көрсетеді: тапсырыс хатпен, арнаулы курьерлік қызмет арқылы немесе өзге жолмен.

Факсограммалар, жеделхаттар және электрондық пошта арқылы жіберілетін құжаттар шұғыл түрде жөнелтілуі керек.

Дана саны, қайтарым белгісі және конверттеу

Екі дана қағидасы

Әдетте шығыс құжаттары екі дана етіп басылады: бірінші (қол қойылған/бекітілген) дана алушыға жөнелтіледі, екінші дана тиісті іске тіркеледі.

Қайтарылуы тиіс құжат

Егер өзге ұйымға жіберілген құжаттың қайтарылуы қажет болса, құжатқа мөртабан қойылады немесе «Қайтарылуы тиіс» деген белгі түсіріледі. Бұл белгі тіркеу-есепке алу формасында да көрсетіледі.

Бір алушыға — бір конверт

Бір мезгілде бір алушыға жолданатын құжаттар, әдетте, бір конвертке салынады.

Электрондық құжаттарды жөнелту және растау

Тіркеу және тексеру

Ұйымнан шығатын электрондық құжат және оның алынғаны туралы хабарлама автоматтандырылған ақпараттық жүйеде тіркеледі. Тіркеу электрондық мәліметтер формасының тиісті өрістерін толтыру арқылы жүргізіледі.

Жіберер алдында құжаттың дұрыс ресімделуі (міндетті және қосымша деректемелерінің болуы, электрондық цифрлық қолтаңбаның бар-жоғы) және адресат деректерінің дұрыстығы міндетті түрде тексеріледі.

Алынғанын растау тәртібі

Қабылдаушы тарап жіберушінің электрондық цифрлық қолтаңбасын тексеріп, құжат мазмұнының толықтығын және бүлінбегенін анықтағаннан кейін ғана құжат жіберуші жақтан шықты деп есептеледі.

Электрондық құжаттың алынғанын куәландыру жіберушіге электрондық куәлік жолдау арқылы жүзеге асырылады. Бұл куәліктің өзі де электрондық құжат болып саналады.

Жіберушіге куәлік жолданбайынша, электрондық құжат алынған жоқ деп есептеледі.

Егер куәлік үш күн ішінде келмесе, бұл туралы құжат алушыға хабарланып, құжатты қашан алу қажет екені көрсетілуі тиіс.