Қазақша рефераттар

Мұрағат материалдарын есепке алудың ұстанымдық негізі оларды сақтау мен есепке алудың бірлігі

Мұрағаттық құжаттарды есепке алу: ұғымы және негізгі ұстанымдары

Қазақстан Республикасының «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Заңының 9-бабының 1-тармағына сәйкес, Ұлттық мұрағат қорының құжаттары меншік нысанына қарамастан орталықтандырылған мемлекеттік есепке алынуға тиіс.

Қазақстан Республикасының 1037–2001 жылғы стандартында мұрағат құжаттарын есепке алу ұғымы мынадай түрде айқындалады: құжаттардың құрамы мен саны бойынша есептеу бірлігін белгілеу және есептегі құжаттардың нақты кешенге, сондай-ақ олардың жалпы санының әрбір бірлігіне тиістілігін тіркеу (тұрақтандыру).

Негізгі қағида: Ұлттық қор құрамындағы барлық құжаттар мазмұнына, түпнұсқа екеніне және қайта шығарылу тәсіліне қарамастан толық есепке алынады.

Есепке алудың жүйелік негізі: сақтау мен есепке алудың бірлігі

Мұрағат материалдарын есепке алудың ұстанымдық негізі — оларды сақтау мен есепке алудың бірлігі. Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры құрамына кіретін құжаттар топтастыру арқылы бірнеше кешенге біріктіріледі.

Кешендерге не кіреді?

  • істер;
  • әртүрлі мұрағаттық қорлар;
  • жалпы мұрағат материалдары;
  • ведомстволық бағынысты мұрағаттар материалдарының топтамалары.

Ең ірі кешен

Құжаттардың ең үлкен кешені — Қазақстан Республикасының мемлекеттік мұрағат қоры. Кешендер бойынша есепке алу құжаттарды ұйымдастыру мен сақтауды нығайтып, олардың сақталуын қамтамасыз етеді және орналасуы бойынша (мұрағаттар, қорлар, тізімдемелер, істер) іздеуді жеңілдетеді.

Иерархиялық есеп жүргізу

Есепке алу есептеу жүйесінің әрбір кешеніне сәйкес «буындар» бойынша жүргізіледі: бастапқы есеп бірлігі ретінде іс (сандық есептеу бірлігі) қабылданып, мәліметтер кейін қор, одан әрі мұрағат деңгейінде жинақталады. Қорытынды деректер бағынысты мұрағаттардан кейін мұрағат ісін басқару органдарында шоғырландырылады.

Орталықтандыру және есепке алудың міндеттері

Мұндай жүйе кез келген кешен бойынша материалдардың орналасқан жерін нақты көрсете отырып, олардың құрамы мен көлемін белгілеуге мүмкіндік береді. Есепке алу жүйесіндегі топтар сақтау топтарына сәйкес келгенде, бұл сақтау мен есепке алудың бірлігін алғашқы деңгейде қамтамасыз етеді. Орталықтандырылған сақтау сипаты есепке алудың да орталықтандырылған жүргізілуіне негіз болады.

Есепке алу материалдардың әр тобы бойынша бар-жоғын және ұйымдастырылуын көрсетуге, бақылауға және нығайтуға тиіс. Тек осы шарттар сақталғанда ғана құжаттардың құрамы мен көлемі туралы дәл ақпарат қалыптасады.

Бірыңғай талап

Құжаттарды есепке алудың қолайлы әдістемесі мен нысандары белгіленіп, есепке қоюға қойылатын ортақ талаптар бекітіледі.

Серпімділік

Кешендердің құрамы мен көлемі тұрақты емес: қабылдау, өткізу, жоюға бөлу сияқты әрекеттер нәтижесінде өзгеріп отырады. Сондықтан есепке алу жүйесі жедел өзгерістерді дәл көрсетуге қабілетті болуы қажет.

Басқарушылық қызмет

Есепке алу сақтау мен пайдалануды ғана қамтамасыз етпейді: мұрағат бейініне сай толықтыруды жоспарлауға, жұмыстарды жүйелі ұйымдастыруға және есептілікті жүргізуге мүмкіндік береді.

Мемлекеттік мұрағаттардағы есепке алу жүйесі

Тұрақты қорлары бар мемлекеттік мұрағаттарда есепке алу жүйесі белгіленген қағидаларға сәйкес жүргізіледі. Мемлекеттік мұрағатқа түскен барлық құжаттар жедел есепке алынады. Есепке алу қорлар, біріккен мұрағаттық қорлар, мұрағаттық коллекциялар, істер, құжаттардың микросуреттері (негативтер мен позитивтер) және тізімдемелер бойынша жүзеге асырылады.

Міндетті есепке алу құжаттары

  • түсім құжаттарын (кіріс құжаттарын) есепке алу кітабы;
  • қорлардың тізімі, қор парақтары, тізімдемелер, істердің ішкі тізімдемесі;
  • істердің растау жазбалары;
  • құжаттардың микросуреттері көшірмелерінің кіріс кітабы;
  • мұрағат паспорты;
  • қор ісі.

Қосалқы нысандар (қажеттілігіне қарай)

  • тізімдемелердің реестрлері (тізілімдері);
  • басқа мұрағаттарға берілген қорларды есепке алу кітабы;
  • қорлардың құрамы мен көлеміндегі күнделікті өзгерістерді есепке алу кітабы және т.б.

Түсім кітабы: алғашқы есептің тірегі

Құжаттардың түсім кітабы — мұрағатқа келіп түскен материалдарды алғаш рет тіркейтін негізгі есептік құжат. Ол материалдардың қашан, қайдан, қандай негізде түскенін нақтылауға, әр жылдағы түсім көлемін анықтауға, белгілі бір кезеңдегі мұрағат қорының өсу динамикасын көрсетуге және қабылдау бойынша есептілікті дұрыс жүргізуге мүмкіндік береді.

Түсім кітабында көрсетілетін деректер

  • реттік нөмір;
  • материалдардың түскен күні;
  • кімнен және қандай құжаттар негізінде қабылданғаны;
  • атауы, жылдары, көлемі;
  • материалдардың жағдайы;
  • қай қордың нөмірі берілгені.

Әрбір түсімге (бір немесе бірнеше қор материалдарына қатысты болса да) жеке реттік нөмір беріледі. Түсімдер бұл қор бойынша алғаш рет түсуіне немесе қайталап түсуіне қарамастан, хронологиялық тәртіппен енгізіледі.

Істер тізімдемесі және мұрағаттық шифр

Істер тізімдемесі — мұрағаттық қордағы істер атауларының жүйелендірілген тізімі. Ол мазмұн мен құрам туралы қажетті мәліметтерді қамтитын мұрағаттық анықтама болып саналады. Тізімдеме негізінде істің тұрған орнын анықтайтын мұрағаттық шифр қалыптастырылады.

Мұрағаттық шифр құрамдары

  • мұрағаттың қысқартылған белгісі;
  • қор нөмірі;
  • тізімдеме нөмірі;
  • іс нөмірі.

Нөмірлердің өзгерістерін қадағалау

Материалдарды пайдалану барысында және құжаттар іс жүргізуден мұрағатқа өткен сәттен бастап іздестіру деректерінде өзгерістер болуы мүмкін. Осыны белгілеу үшін тізімдемеде арнайы бағандар қолданылады: іс жүргізудегі немесе бұрынғы (инвентарлық) нөмірі көрсетіледі, ал қайта сараптау жүргізілгенде көшіру кестелері жасалады.

Қорытынды жазбаның маңызы

Әрбір тізімдеменің соңында (ал көптомдық болса — әр томның соңында) тізімдемеге енгізілген істер саны көрсетілетін қорытынды жазба жасалады. Бұл — есептің дәлдігін бекітетін маңызды элемент.

Тізімдемелер реестрі (көп болған жағдайда)

  • реттік нөмір;
  • қор нөмірі;
  • тізімдеменің нөмірі және атауы;
  • қамтитын шекті жылдары;
  • істер саны және тізімдеме даналарының саны;
  • шығарылуы туралы белгі;
  • ескертулер.

Істер ішіндегі есеп: парақтарды нөмірлеу және растау жазбасы

Мекеме, ұйым, кәсіпорын немесе жеке тұлғаның қызметі нәтижесінде пайда болған жекелеген құжаттар әдетте дербес сақтау объектісі ретінде бөлінбейді; олар бастапқы кешен — істер құрамына енеді. Сондықтан істер құрамын есепке алу парақтарды нөмірлеу арқылы жүргізіледі және бұл әрбір құжаттың сақталуын қамтамасыз етуде маңызды рөл атқарады.

Парақтарды нөмірлеу тәртібі

  • нөмір парақтың оң жақ жоғарғы бұрышына, мәтінді бүлдірмей қойылады;
  • қара графит қарындашпен немесе нөміртағымен (нумератормен) белгіленеді;
  • парақтың артқы беті нөмірленбейді;
  • қайта нөмірлеу қажет болса, ескі нөмір қиғаш сызықтан кейін оқылатын күйде сақталады;
  • түсті қарындаш қолданылмайды (сақталуы нашар және көшіру/микрофильмдеу кезінде көрінбеуі мүмкін).

Растау жазбасы

Әр істің соңында жеке таза параққа растау жазбасы жасалады. Онда нөмірленген парақтардың саны (жазумен және/немесе санмен), құжаттардың физикалық жай-күйі және нөмірлеу ерекшеліктері туралы мәліметтер көрсетіледі.

Мұрағат паспорты: жыл сайынғы жиынтық есеп

Мұрағат паспорты — мұрағатта сақталатын құжаттардың көлемі мен сақталу жағдайы, ғылыми-ақпараттық аппараттың құрамы және мұрағат кадрлары туралы мәліметтерді қамтитын мерзімдік есептік құжат.

Паспортта не көрсетіледі?

Екінші бөлімінде қорлар мен істер саны, оның ішінде тізімдемелерге және микрофильмдерге енгізілген істер саны беріледі. Сонымен қатар құжаттардың көлемі қағаз түрінде және кино-фото-фоноқұжаттар мен микрофильмдер түрінде көрсетіледі.

Жасалу және тапсыру тәртібі

Паспорт жыл сайын келесі жылдың 1 қаңтарына екі дана етіп жасалады: бір данасы мұрағатта қалады, екіншісі ведомстволық мұрағаттар мәліметтері жинақталатын мұрағаттарды басқару органына өткізіледі. Кейін республика мұрағаттары бойынша жиынтық паспорт құрастырылады.