Қазақша рефераттар

Құттықтау хаттары және шақыру билеттері

Кіріс хат-хабарларды қабылдау тәртібі

Мекемеге келіп түсетін хат-хабарларды қабылдауды кеңсенің хат-хабарларды тіркеу бөлімшесі немесе хатшы орталықтандырылған түрде жүзеге асырады. Конверттер ашылады (тек «жеке өзіне» деген белгісі барлары ашылмайды).

Конверттермен жұмыс

  • Конверттер, әдетте, жойылады.
  • Егер жіберушінің мекенжайы тек конвертте ғана көрсетілген болса, конверт сақталуы мүмкін.

Барлық түскен құжаттар тіркелетін және тіркелмейтін құжаттар болып сұрыпталады.

Құжаттарды тіркеу деген не?

Құжаттарды тіркеу — құжатқа бірегей тіркеу нөмірін (құжат индексін) беру және ол туралы тіркеу журналына мәліметтер енгізу арқылы құжаттың жасалғанын немесе қабылданғанын ресми түрде белгілеу.

Тіркелмейтін құжаттар тізімі

  1. Жарнама материалдары.
  2. Жиналыстар мен конференциялар туралы хабарламалар және олардың бағдарламалары.
  3. Прейскуранттар.
  4. Баспа басылымдары (кітаптар, журналдар, газеттер).
  5. Телеграммалар.
  6. Тақырыптар бойынша ғылыми есептер.
  7. Құттықтау хаттары және шақыру билеттері.
  8. Бухгалтерлік құжаттар.
  9. Танысу үшін көшірмесі жіберілген хаттар.

Тіркеу кезінде сақталатын негізгі ережелер

1) Бір құжат — бір тіркеу

Әрбір құжат тек бір рет ғана тіркеледі.

2) Бір жерде тіркеу

Барлық құжат бір орталықтандырылған жерде тіркеледі.

3) Бірыңғай нысан

Барлық құжат кәсіпорында қабылданған бірыңғай нысан бойынша тіркеледі.

Тіркеу нөмірінің құрылымы

Құжаттың тіркеу нөмірі, әдетте, бірнеше бөліктен тұрады:

  1. Ұйымның министрліктегі немесе ведомстводағы шифры.
  2. Құжат немесе оның көшірме данасы тігілетін іс папкасының нөмірі.
  3. Құжаттың тіркеу журналындағы реттік нөмірі.