Басқарудың сызықтық ұйымдастырушылық құрылымы
Қонақ үйлер мен мейрамханалар — бөлімшелер мен жеке қызметкерлер арасында басқару мақсаттарын және талаптарын үйлестіруді қажет ететін күрделі ұйымдастырушылық жүйелер. Басқарудың ұйымдастырушылық құрылымы деп біз басқарушы және басқарылатын жүйелер арасындағы өзара байланысты қамтамасыз ететін, бір-біріне қатаң бағынатын басқарушы буындардың бірлігін түсінеміз.
Ұйымдастырушылық құрылым ұйымның жеке жүйелерінің өзара байланысынан қалыптасады. Мұндай құрылымды құрудың басты мақсаты — қонақ үйдің бөлімшелері арасында өкілеттіктер мен жауапкершіліктерді әділ әрі түсінікті түрде бөлу.
Ұйымдастырушылық құрылымның негізгі элементтері
Буындар (бөлімдер)
Құрылымдық бөлімшелер және белгілі бір басқару функцияларын (немесе олардың бір бөлігін) орындайтын мамандар. Мысалы, бірнеше бөлімшенің жұмысын үйлестіретін менеджерлер.
Байланыс деңгейлері
Байланыстар горизонтальді (бөлімдер арасындағы) және вертикальді (сатылар арасындағы бағыну) болады.
Басқару сатылары
Нақты бір сатыға жататын басқару буындарының жиынтығы. Жоғары деңгей шешім қабылдап, ол шешімдер төменгі буындарға нақтыланып жеткізіледі.
Қонақ үй индустриясында кең тараған құрылым түрлері
- Сызықтық құрылым
- Функционалдық құрылым
- Сызықтық-функционалды (штабтық) құрылым
Сызықтық ұйымдастырушылық құрылым
Сызықтық құрылымда басқарушылық шешімдер мен ақпарат қозғалысы қонақ үй қызметіне толық жауап беретін сызықтық менеджерден бастау алады. Бұл — ең қарапайым ұйымдастырушылық құрылымдардың бірі: әр бөлімшенің басында барлық өкілеттігі бар жетекші тұрады және басқарудың барлық функцияларын орындайды.
Негізгі қағидасы
Әр буынның және әр қызметкердің бір ғана жетекшісі болады: барлық бұйрық бір арнамен өтеді. Төменгі деңгей жетекшісі жоғары деңгей жетекшісіне бағынады, осыдан ұйым ішінде айқын иерархия қалыптасады.
Бұл модельде «бір басшы» принципі үстем: жоғары басқару органы орындаушыларға олардың тікелей жетекшісін айналып өтіп бұйрық бере алмайды.
Шектеуі
Жетекші толық билікке ие болғанымен, тар мамандану мен арнайы білімді қажет ететін мәселелерді тиімді шешу әрдайым мүмкін бола бермейді. Сондай-ақ ақпарат пен байланыс көлемі жетекшіге шамадан тыс жүктеме түсіруі ықтимал.
Артықшылықтары
- Бұйрықтардың бірізділігі және түсініктілігі
- Орындаушылар әрекетінің үйлесімділігі
- Басқарудың қарапайымдылығы (бір байланыс арнасы)
- Жауапкершіліктің анық бөлінуі
- Шешім қабылдаудың жеделдігі
- Жетекшінің бөлімше нәтижесіне жеке жауапкершілігі
Кемшіліктері
- Жетекшіге қойылатын талаптың жоғары болуы: барлық функцияны бір өзі үйлестіруі қажет
- Жоспарлау мен шешім дайындауға арналған арнайы буындардың болмауы
- Ақпараттың шамадан тыс көптігі және артық коммуникациялар
- Биліктің «жоғарыда» шоғырлануы
Функционалды ұйымдастырушылық құрылым
Функционалды басқару сызықтық жүйеде шешім қабылдауға қажет нақты жұмыстарды орындауға маманданған бірнеше бөлімшенің өзара әрекеті арқылы жүзеге асады. Негізгі идея — әр функцияны сол салада құзыреті жоғары мамандарға жүктеу.
Әдетте, бір профильдің мамандары бөлімдерге бірігеді: маркетинг, қонақтарды қабылдау және орналастыру, жоспарлау және басқа да қызметтер. Осылайша, ұйымды басқару орта буыннан бастап функционалды белгі бойынша бөлінеді.
Маңызды ерекшелік: қосарланған бағыну
Функционалды басқару сызықтық басқарумен қатар жүретіндіктен, орындаушыларда екі арна бойынша бағынушылық пайда болуы мүмкін. Бұл тиімді мамандану берсе де, үйлестіруді күрделендіреді.
Артықшылықтары
- Нақты функцияларға жауапты мамандардың жоғары құзыреті
- Сызықтық менеджерлердің арнайы мәселелерден босатылуы
- Процестерді стандарттау, қалыптастыру және бағдарламалау мүмкіндігі
- Функциялардың қайталануын азайту
- Жан-жақты (универсал) мамандарға қажеттіліктің төмендеуі
Кемшіліктері
- Бөлімдердің өз мақсаттарын асыра қорғауға бейімділігі
- Функционалды қызметтер арасындағы үйлестірудің қиындығы
- Орталықтандыруға шамадан тыс ұмтылу
- Шешім қабылдау процедураларының созылуы
- Өзгерістерге баяу бейімделетін «қатып қалған» форма
Сызықтық және функционалды құрылымдардың кемшіліктерін белгілі бір деңгейде сызықтық-функционалды (штабтық) құрылым азайтуға мүмкіндік береді.
Сызықтық-функционалды (штабтық) құрылым
Бұл құрылымда негізгі билік нақты бір ұжымды басқаратын сызықтық жетекшінің қолында қалады. Ал шешімдерді, бағдарламаларды, жоспарларды дайындау және күрделі сұрақтарды пысықтау үшін функционалды бөлімшелерден тұратын арнайы аппарат көмектеседі (басқармалар, бөлімдер, бюролар және т.б.).
Функционалды бөлімшелер, әдетте, бас сызықтық жетекшіге бағынады. Олардың ұсыныстары мен шешімдері бас жетекші арқылы немесе тиісті атқарушы бөлімшенің жетекшілері арқылы іске асырылады. Нәтижесінде, құрылымда сызықтық басқару тәртібі сақталып, маманданған қолдау күшейеді.
Артықшылықтары
- Мамандану есебінен шешімдер мен жоспарлардың сапалы дайындалуы
- Бас сызықтық менеджердің терең талдауға кететін жүктемесінің азаюы
- Кеңесшілер мен эксперттерді тарту мүмкіндігі
Кемшіліктері
- Өндірістік бөлімдер арасында горизонтальді деңгейде өзара әрекеттің әлсіздігі
- Жауапкершіліктің бұлыңғырлануы: шешімді дайындаушы оның орындалуына тікелей қатыспауы мүмкін
- Вертикаль байланыстардың шамадан тыс күшеюі және орталықтандыруға бейімділік
Бір қорытынды
Бұл құрылымдар базалық үлгі ретінде қарастырылады және нақты басқару объектісіне қарай бейімделеді. Қонақ үй кәсіпорнының ұйымдастырушылық құрылымы оның мақсатымен, номерлік қорымен, қонақтар сегментімен және басқа да факторлармен айқындалады.
Құрылым персоналдың біліктілігі мен мүмкіндіктері өскен сайын, қызметтік міндеттер көлемі өзгерген жағдайда қайта қаралып отыруы тиіс (жыл сайын немесе қажет болғанда жиірек). Тиімді құрылым көбіне нарықтағы көпжылдық тәжірибе нәтижесінде қалыптасып, динамикалық стратегияның маңызды элементіне айналады.
Қонақ үйді басқарудың типтік пирамидалық құрылымы
Қонақ үйдің көптеген жетекшілері басқарушылық функция атқарғанымен, бұл олардың барлығы бірдей тек «басқарумен ғана» айналысады деген сөз емес. Бір жетекшілер өзінен төмен жетекшілердің жұмысын үйлестіруге уақыт бөледі, ал төменгі деңгейдегі менеджерлер басқарушылық емес персоналдың — қызмет өндіретін және қызмет көрсететін қызметкерлердің жұмысын үйлестіреді.
Пирамиданың мағынасы
Пирамидалық форма басқарудың әр келесі деңгейінде (төменнен жоғары қарай) адамдар саны азаятынын көрсетеді: жоғары деңгейде — шешім қабылдаушылар аз, төменгі деңгейде — орындаушылар көп.
Жоғарғы деңгей
Қонақ үй қожасы және бас директор. Олар стратегиялық сипаттағы жалпы шешімдерді қабылдайды. Қожайын жеке тұлға да, ірі бірлестік те болуы мүмкін.
Орта деңгей
Ірі қонақ үйлерде бас директорға бағынатын 5–6 директор болуы ықтимал: тамақтандыру, орналастыру, қаржы, техникалық, коммерциялық бағыттар.
Төменгі деңгей
Күнделікті операцияны ұйымдастыратын менеджерлер мен жетекшілер. Олар қызмет көрсету процесін тікелей қамтамасыз ететін персоналдың жұмысын басқарады.
Стратегиялық шешімдердің ықпалы
Стратегиялық мақсатқа мысал ретінде қонақ үйдің нақты нарық сегментіне бағытталуын айтуға болады: топтық туристер, жеке туристер, сауықтыру және демалыс мақсатындағы қонақтар, конгресс пен конференция қатысушылары және т.б. Сондай-ақ қонақ үй кешеніндегі мейрамхананың тек қонақтарға ғана қызмет көрсетуі туралы шешім де стратегиялық таңдауға жатады.
Мұндай мақсаттар мен шешімдер кәсіпорын көлеміне, орналасатын орынға, сәулет пен интерьерге, жабдық пен жиһаз таңдауға, сондай-ақ персоналды іріктеуге тікелей әсер етеді. Нақты мақсаттан туындайтын практикалық шешімнің бір мысалы — орналастыру бағасының белгілі бір деңгейін бекіту.
Міндеттер үлесінің деңгейге қарай өзгеруі
Басқарудың барлық деңгейіндегі жетекшілер орындаушылық функцияларды да атқарады. Алайда басқару деңгейі жоғарылаған сайын орындаушылық міндеттердің үлесі төмендейді: жоғарғы деңгейде шамамен 10%, орта деңгейде — 50%, төменгі деңгейде — 70% шамасында уақыт алады. Бұл басқару деңгейі көтерілген сайын мамандыққа қатысты тапсырмалар азайып, менеджментке қатысты міндеттердің үлесі артатынын көрсетеді.
Ұйымның көлемі мен түріне, салалық және аумақтық ерекшеліктеріне, сондай-ақ басқа факторларға қарай үш деңгейдегі менеджерлер функцияларының құрамы өзгеруі мүмкін.