Құжат көп қырлы
Құжаттамалық қамтамасыз етуді мемлекеттік бақылау
Бүгінгі күні еліміздегі құжаттамалық қамтамасыз ету ісін бақылауға өкілетті орган — Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат министрлігінің Ақпарат және мұрағат комитеті (бұдан әрі — Комитет).
Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2004 жылғы 29 қазандағы № 1130 қаулысымен бекітілген Ережеге сәйкес, Комитет мұрағат ісі мен құжаттама жөніндегі мемлекеттік саясаттың іске асырылуын бақылау және тексеру қызметін атқарады.
Мемлекеттік тілдегі іс қағаздарын үйлестіру
Мемлекеттік тілде іс қағаздарын жүргізу мен оның ұйымдастырылу деңгейіне белгілі дәрежеде Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат министрлігінің Тіл комитеті, қалалық және облыстық тілдерді дамыту басқармалары, Мемлекеттік тілді жеделдетіп оқыту республикалық орталығы және басқа да құрылымдар үйлестірушілік, қадағалаушылық әрі оқу-әдістемелік функциялар атқарады.
Неліктен әдістемелік басшылық мұрағат органдарына жүктеледі?
Көптеген елдерде іс қағаздарын жүргізудің әдістемелік басшылығы мұрағат органдарына жүктелген. Бұл — заңдылық: құжат көпқырлы құбылыс.
ҚР 1037-2001 «Іс қағаздарын жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар» стандарты ең алдымен құжаттың ақпарат жеткізгіш құрал екенін атап өтеді. Ал құжат күнделікті жұмыста пайдаланылғаннан кейін оның тағы бір маңызды қыры айқындалады: ол енді тарихи дереккөз ретінде сақталуға тиіс.
Ұлттық мұрағат қорын толықтыру
Нәтижесінде құжат Ұлттық мұрағат қорын толықтырады. Сондықтан құжаттардың жасалуы, есепке алынуы, сақталуы және реттелуі әрдайым басқарушылардың да, мұрағат қызметкерлерінің де ерекше назарында болады.
Заңнамалық негіз және өңірлік деңгейдегі жұмыс
«Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Заңға сәйкес құжаттардың жасалуына ұйымдық-әдістемелік басшылық жасау және олардың облыстағы (республикалық маңызы бар қалада, астанада) мемлекеттік ұйымдарда ведомстволық сақталу жағдайын бақылау мұрағат органдарына жүктеледі.
Осыған байланысты облыстық мұрағаттар мен құжаттамалар басқармасы ведомстволық мұрағаттардың, мемлекеттік мекемелердің, ұйымдардың және өңір кәсіпорындарының құжаттау мен құжаттаманы басқару ісіне ұйымдық-әдістемелік басшылық жүргізеді.
Кешенді тексеру қалай ұйымдастырылады?
Осы мақсатта мемлекеттік ұйымдарда құжаттама жасаудың және мұрағаттық құжаттарды сақтаудың жай-күйіне кешенді тексерулер жүргізіледі. Тексеру аясында семинар-кеңестер өткізіліп, іс қағаздарын жүргізушілер мен мұрағатқа жауапты қызметкерлерге әдістемелік ұсынымдар беріледі, іс номенклатуралары жетілдіріледі, ал мұрағат құжаттары ретке келтіріледі.
Тексеруге дайындық
Кешенді тексеру басталар алдында мұрағаттар мен құжаттамалар басқармасы облыстың тиісті департаментімен, басқармасымен немесе бөліммен бірлесіп арнайы бұйрықтар шығарады. Бұл бұйрықтарда жүйеге қарасты ұйымдардың тізімі мен тексеру мерзімі айқындалады, комиссиялар құрылады, дайындық және өткізу жоспарлары бекітіледі, сондай-ақ өзге де қажетті құжаттар әзірленеді.
Құжатсыз ұйым болмайды
Қандай ұйым болмасын, оның ішінде коммерциялық ұйым да, құжатсыз жұмыс жүргізе алмайды. Құжаттардың түзілуі, пайдаланылуы және сақталуы қолданыстағы заңнамаға сай ұйымдастырылса, бұл компания мүдделерінің қорғалуын қамтамасыз етіп, басқару қызметінің тиімділігін арттырады.
Өз ісін ашуды көздейтін азаматтардың барлығы ең алдымен тиісті құжаттарды дұрыс ресімдеуден бастау қажеттігін түсінеді. Іс қағаздарын жүргізуді сауатты ұйымдастыру ұйым қызметі туралы шынайы ақпарат алып отыруға мүмкіндік береді және басқаруды әлдеқайда нәтижелі етуге ықпал етеді.
Қазіргі кезең: ақпарат көлемі өсіп, өзгеріс жылдамдады
Бүгінгі ұйымдар қарым-қатынас құралдары мен ақпараттық технологиялар аса жылдам өзгеретін ортада жұмыс істейді. Соған сәйкес жан-жақты талдауды, түсінуді және кейін пайдалану үшін сақтауды қажет ететін ақпарат көлемі ұлғаюда.
Басқарудағы ақпараттық дереккөздерге сүйенетін технологиялық процестердің бірде-бірі іс жүзінде құжаттау қызметін айналып өте алмайды.
Құжаттау кімге қатысты?
Құжаттау — құжаттардың түзілуі, орындалуы және ресімделуі процестерінен тұрады. Бұл үдеріс атқарушы деңгейден бастап жетекші құрамға дейінгі барлық қызметкерлердің күнделікті қызметімен тікелей байланысты.