Бір іске тақырыптарына сәйкес бір түрлі құжаттар тігіледі, мысалы

Кез келген ұйымның күнделікті қызметі барысында түрлі құжаттар түзіледі: бұйрықтар, келісімшарттар, бағдарламалар, жоспарлар, шығыс сметалары, есептер және т.б. Сонымен қатар іскерлік байланыстарға байланысты өзге ұйымдардан да құжаттар келіп түседі. Уақыт өте келе құжаттар саны көбейіп, көлемі ұлғаяды да, қажетті құжатты жедел табу барған сайын күрделенеді. Бірте-бірте бұл нақты басқарушылық проблемаға айналады.

Құжат ұйым ішінде жасалғаннан немесе сырттан келіп түскеннен кейін, оның тіркелуі қажет. Тіркеу — құжаттың бар екенін (немесе болғанын) дәлелдеудің негізгі тетігі. Бұл операция құжат туралы қажетті мәліметтерді жазу және оған тіркеу нөмірін беру арқылы жүзеге асырылады.

Тіркеу, классификациялау және индекстеу не үшін қажет?

Құжаттың тіркелуін қамтамасыз ететін жұмыс техникасы классификациялау және индекстеу процестерін қамтиды. Олар құжаттарды салаларға бөліп, топтастыруға, маңыздысын айқындауға және бүкіл құжат кешенін логикалық құрылымға келтіруге мүмкіндік береді.

Іздеу жылдамдығы

Қажетті істі және құжатты тез табуға көмектеседі.
Маңыздылықты айқындау

Құжаттың құндылығын бағалап, сақтау мерзімін белгілеуді жеңілдетеді.
Қауіпсіздік пен қолжетімділік

Қолжетімділік мәртебесін және ақпарат қауіпсіздігін басқаруға негіз болады.
Есепке алу

Құжаттардың жоғалу қаупін азайтып, жүйелі есеп жүргізуге мүмкіндік береді.

Құжаттардың құндылығы және уақтылы сараптама

Ұйымда жасалған және сырттан алынған құжаттардың құндылығы бірдей емес. Кейбір құжаттар ұзақ уақыт бойы үздіксіз қолданылады, ал кейбірінің қажеттілігі қысқа мерзім ішінде-ақ төмендейді. Егер уақтылы сараптама жүргізілмей, құндылығы төмен материалдар жүйелі түрде іріктеліп жойылмаса, көп ұзамай ұйымға қосымша қаржылық және материалдық шығын әкелетін көлемді мұрағаттық қор жиналып қалады.

Маңызды ескерту

Құжаттарды іріктеу және жою тек нормативтік құжаттарға сүйеніп жүргізілуі тиіс. Құжаттарды заңсыз жою — құқық бұзушылық және қылмыстық жауапкершілікке әкелуі мүмкін.

Құжаттардың жоғалып кетпеуі үшін ұйым олар бойынша жүйелі есеп жүргізуге міндетті. Осы міндеттердің барлығы әмбебап нормативтік құжаттың қажеттігін көрсетеді. Ол — істер номенклатурасы.

Істер номенклатурасы: анықтама және рөлі

ҚР СТ 1037-2001 (Іс қағаздарын жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар)

Істер номенклатурасы — ұйымда пайда болған, сақталу мерзімдері көрсетілген және белгіленген тәртіпте ресімделген істер атауларының жүйеленген тізбесі.

Істер номенклатурасы істердің классификациялануын, индекстеуін, жүйеленуін және сақталу мерзімдерін ресми түрде бекітеді. Сонымен бірге ол алғашқы есепке алу құжаты ретінде қызмет атқарады.

Құжаттарды ақпараттық мәніне қарай топтау

Негізгі қызмет құжаттары

Ұйымның және құрылымдық бөлімшелердің негізгі қызметін көрсететін құжаттар ең құнды саналады: басшылық, жоспарлау, қаржыландыру, өндіріс, маркетинг, бақылау және т.б.

Көмекші (қосалқы) құжаттар

Оперативтік, бухгалтерлік есеп пен есеп-қисап, өндіріс/құрылыс/жөндеу, жабдықтау, әкімшілік-шаруашылық мәселелеріне қатысты құжаттар. Көбіне уақытша анықтамалық мәнге ие.

Жеке құрам құжаттары

Қызметкерлердің еңбек қызметі фактілерін, жұмыс стажын, еңбекақысын, зейнетақысы мен оқуына қатысты деректерді куәландыруға қажет. Қамтитын уақыты шамамен бір ұрпақ өмірімен шамалас.

Іс және іс номенклатурасы: негізгі ұғымдар

Құжаттар орындалғаннан кейін іске топтастырылады (тігіледі). Іс — мекеме қызметінің белгілі бір мәселесіне арналған, тиісті тақырыбы бар жеке мұқабалы папкаға тігілген құжаттардың жиынтығы (мысалы: басқару, жоспарлау, қызмет көрсету, жабдықтау, кадр, өткізу және т.б.).

Құжаттарды кейіннен тез тауып алу және басқару мақсатында істердің болжамды тақырыптарының тізімі жасалады. Бұл — іс номенклатурасы. Құжат орындалған соң, алдын ала номенклатурада көзделген іске тігіледі.

Іс номенклатурасының түрлері

Типтік номенклатура

Қызметі ұқсас мекемелер үшін іс атауларының үлгілік тізімін белгілейді. Әдетте ведомстволар көпжылдық құжат ағынын талдау негізінде өз жүйесіне қарайды.

Мысалы, Білім министрлігі жоғары оқу орындарына арналған типтік номенклатураларды әзірлеп, жолдай алады.

Нақты (жекелеген) номенклатура

Нақты бір кәсіпорын немесе мекеменің іскерлік қызметі нәтижесінде пайда болатын істер атауларының тізімі. Оны ұйымның іс қағаздарын жүргізу қызметі әзірлейді.

Қызмет барысында құралған құжаттарды зерттеу негізінде;
Ведомстволық типтік номенклатурада ұсынылған бөлімдер негізінде жасалады.

Әдетте алдымен құрылымдық бөлімшелердің номенклатурасы жасалады: онда тек іс атаулары ғана емес, олардың мұрағатта сақталу мерзімі де белгіленеді. Кейін кәсіпорын кеңсесінің (іс жүргізу қызметінің) басшысы жиынтық іс номенклатурасын қалыптастырады. Бекітілгеннен кейін құжат ұйымның барлық бөлімшесіне жіберіліп, орындауға міндетті болады. Іс номенклатурасынан тыс іс жүргізуге жол берілмейді.

Істерді қалыптастыру: бір іске қандай құжаттар тігіледі?

Тақырыбы біркелкі құжаттар

Мекеменің негізгі қызметі бойынша бұйрықтары;
Әкімшілік-шаруашылық қызметі туралы бұйрықтары.

Бір іске әртүрлі құжаттар да біріктірілуі мүмкін

Іс қағаздарының жай-күйін тексеру актілері, анықтамалар және ұйымдастыру жөніндегі хат алмасулар;
Сот және құқық қорғау органдарына ұсынылатын актілер, баяндау жазбалар, анықтамалар, мінездемелер және т.б.

Құжаттарды классификациялау: мәні және логикасы

Құжаттарды классификациялау — құжаттарды ұқсастықтары мен айырмашылық белгілеріне қарай бөлу. Бұл жұмыс істерді (файлдарды) дұрыс топтау үшін қажет. Топтау құжаттарды табуды жеңілдетеді, сәйкестендіруді қамтамасыз етеді, маңыздылық деңгейін белгілеуге және соның негізінде сақтау мерзімін анықтауға мүмкіндік береді. Сонымен бірге қолжетімділік режимін және ақпарат қауіпсіздігі мәртебесін тіркеуге жағдай жасайды.

Жалпы қағида

Классификациялау жалпыдан жекеге қарай жүргізіледі: алдымен құжаттар кешеніне тән ортақ белгілер бойынша, кейін ең ұсақ топтарға тән нақты белгілер бойынша бөлінеді.

Классификациялаудың негізгі белгілері

Құрылымдық белгі

Құжаттарды құрылымдық бөлімшелерге қатыстылығы бойынша топтастыру (мысалы: басшылық, жоспарлау-қаржы бөлімі, маркетинг, кадр жұмысы). Негіз ретінде штат кестесі алынады.

Функционалдық/тақырыптық белгі

Егер құрылымдық бөліну анық болмаса, істер қызмет бағыттары мен функциялары бойынша, тақырыптар немесе мәселелер бойынша топтастырылады.

Номиналдық (түрлік) белгі

Құжат түрлері бойынша топтау: жарғы, ереже, қаулы, бұйрық, өкім, хаттама, стенограмма, штат кестесі, жоспар, есеп, ақпарат, қызметтік хат және т.б.

Авторлық және корреспонденттік белгілер

Авторлық белгі — бір авторға (ұйымға, заңды/жеке тұлғаға) қатыстылығы бойынша; корреспонденттік белгі — хат алмасатын ұйымдар мен тұлғалар атаулары бойынша топтау.

Географиялық белгі

Құжат мазмұны немесе авторы байланысты аумақтар бойынша топтастыру.

Хронологиялық белгі

Уақыт кезеңдері бойынша топтау: жылдық, тоқсандық, айлық жоспарлар және т.б.

Кей жағдайларда қосымша белгілер де қолданылады: құжаттың түпнұсқа немесе көшірме екені, әзірленген тілі (мысалы, шет тілдері). Бірақ бұл белгілер сирек пайдаланылады.

Жиынтық номенклатураны жасау: индекстер және қамту аясы

Істердің жиынтық номенклатурасын құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі немесе осы міндет ресми түрде жүктелген лауазымды тұлға әзірлейді. Ұйым басшысы құрылымдық бөлімшелерге өкімдік құжат арқылы шартты белгілер (сандық, әріптік немесе аралас) тағайындайды. Мысалы: 01 — басшылық, 02 — жалпы бөлім, 03 — жоспарлау-экономика бөлімі және т.б.

Әр іске де индекс беріледі. Индекс, әдетте, бөлімшенің және істің реттік нөмірлерінен тұрады (мысалы, 01-05). Бұл жүйе ұйымдағы құжаттарды ұйымдастыру тәртібін бекітеді.

Номенклатураға не енгізіледі?

Құжатталатын барлық жұмыс бағыттарына тән істер;
Ақпараттық-анықтамалық, тіркеу және бақылау картотекалары.

Жыл бойы шешілмеген мәселелер бойынша істердің тақырыптары ауыспалы сипатқа ие болуы мүмкін және сол индекспен келесі жылдың номенклатурасына енгізіледі. Ал баспа басылымдарының тақырыптары номенклатураға енгізілмейді.

Іс тақырыбын дұрыс құрастыру

Істер номенклатурасын жасаудағы ең маңызды кезеңдердің бірі — іс тақырыбын әзірлеу. Тақырып істегі құжаттардың құрамын және мазмұнын қысқа әрі нақты сипаттауы тиіс. «Әр түрлі құжаттар», «Кіріс құжаттары», «Қызметтік хаттар» сияқты жалпылама атауларды қолдануға болмайды: мұндайда сақтау мерзімін дәл анықтау қиынға соғады.

Тақырып құрылымының ұсынылатын тәртібі

1 Құжат түрі: бұйрық, хаттама, қызметтік хат және т.б.
2 Автор (ұйым атауы).
3 Негізгі мазмұн (тақырып), қажет болса корреспондент.
4 Қажет болған жағдайда: түпнұсқа/көшірме туралы белгі.

Мысал

«Арқау» акционерлік қоғамының жұмыс жоспары. Көшірме.

Мысал

«Арқау» акционерлік қоғамының негізгі қызметі бойынша бұйрықтар. Түпнұсқалар.

Бір тақырыпқа және бір нақты мәселеге қатысты құжаттары бар істерде тақырыпқа кейде «іс» термині қосылады. Ал бір мәселе бойынша түзілген, бірақ бірнеше ілеспе материалды қамтитын істерде «құжаттар» термині қолданылып, жақша ішінде негізгі түрлері көрсетіледі.

Мысал

Қызмет көрсету түрлері мен материалдарды мемлекеттік алдын ала сатып алу бойынша ашық конкурс ұйымдастыру және өткізу жөніндегі құжаттар (хаттамалар, конкурстық өтінімдер, анықтамалар, қызметтік хаттар).

Әртүрлі ұйымдармен жүргізілген хат алмасулардың тақырыбы жалпылама берілуі мүмкін (мысалы, жабдық жеткізу жөніндегі хаттар). Егер хат алмасу бір ғана корреспондентпен жүргізілсе, ол атауда нақты көрсетіледі.

Жиі кездесетін қателер және дұрыс жүйелеу тәртібі

Ең басты талап

Тұрақты сақталатын және уақытша сақталатын істерді міндетті түрде жеке топтарға бөлу керек. Бұл құжаттардың құндылығын сараптауды, сақтауға немесе жоюға іріктеуді едәуір жеңілдетеді.

Жоспарлар мен есептер

Жылдық, тоқсандық, айлық жоспарлар бөлек қарастырылады;
Оперативтік есептер жоспар құрылымына ұқсас логикамен бөлінеді.

Бұйрықтарды бөлу

Негізгі қызмет бойынша;
Іссапарлар бойынша;
Әкімшілік-шаруашылық мәселелері бойынша;
Жеке құрам бойынша.

Себебі бұл топтардың сақталу мерзімдері әртүрлі болуы мүмкін.

Бұйрықтардың шығуына негіз болған баяндау жазбалар, түсініктемелер, өтініштер және басқа материалдар үшін де жеке іс тақырыптарын қарастыру қажет.

Істерді номенклатурада орналастырудың ұсынылатын схемасы

1) Ұйымдық-өкімдік құжаттар

Жарғылар, ұйым/бөлімше туралы құжаттар.

2) Жоғары орган құжаттары

Нормативтік-өкімдік құжаттар.

3) Ұйымның өз бұйрықтары

Кеңесші органдар хаттамаларымен бірге.

4) Жоспарлау құжаттары

Тұжырымдама → перспективалық → жылдық/тоқсандық/оперативтік.

5) Есеп беру құжаттары

Жоспарлардан кейін орналасады.

6) Анықтамалық және хат алмасу

Ақпараттар, анықтамалар, қызметтік хаттар.

Соңында тіркеу-есепке алу нысандары (журналдар, картотекалар) жеке бөлім ретінде беріледі. Бухгалтерлік құжаттардың жүйелеу схемасы бөлек тәртіппен қарастырылады.

Сақтау мерзімдерін анықтау: нормативтік негіз

Істер номенклатурасын жасаудың келесі кезеңі — құжаттардың сақтау мерзімдерін белгілеу. Бұл ең жауапты жұмыстардың бірі, өйткені құжаттарды сақтаудың өзі де, сақтау мерзімі өткен құжаттарды жоюдың заңдылығы да осы шешімге тікелей байланысты.

Қажетті негізгі құжаттар

ҚР Мәдениет, ақпарат және спорт министрлігінің 2005 жылғы 18 шілдедегі №202 бұйрығымен бекітілген «Мемлекеттік ұйымдар қызметі барысында түзілетін тұрпатты құжаттардың сақталу мерзімі көрсетілген тізбесі».
2000 жылы қолданысқа енген «Мемлекеттік заңды тұлғалар қызметі барысында түзілетін жеке құрам бойынша құжаттардың сақталу мерзімі көрсетілген үлгі тізбесі».

Тұрпатты тізбелерде құжаттар функционалдық бағыттар бойынша логикалық байланысына қарай беріледі. Кей баптарда нақты түрлер тізілмей, бір мәселе бойынша сақтау мерзімі бірдей әртүрлі құжаттар топтастырылады. Сондай-ақ тізбеде құжаттардың мемлекеттік мұрағатқа тапсырылатын ұйымдар үшін және құжаттарын өзінде сақтайтын ұйымдар үшін бөлек бағандар болуы мүмкін.

Ерекше белгілерге назар

«Сараптау-тексеру комиссиясы» белгісі — істе құнды құжаттар болуы мүмкін екенін білдіреді. Сондықтан жою немесе сақтауға тапсыру туралы соңғы шешім құжаттарды зерттегеннен кейін ұйымның сараптау комиссиясымен, қажет болса жергілікті мұрағат органының сараптау-тексеру комиссиясымен келісіп қабылданады.

«Қажеттілігі жойылғанша», «Жаңасымен ауыстырылғанша» — құжаттың практикалық мәні уақытпен шектелетінін көрсетеді.

«Ревизия аяқталған жағдайда ғана», «Келісімшарт мерзімі өткен соң», «Бекітілгеннен кейін» — сақтау мерзімін есептеу немесе жоюға рұқсат беру шартын нақтылайды.

Ресми тізбелермен бекітілген сақтау мерзімдерін қысқартуға болмайды. Алайда ұйым қызметінің ерекшеліктеріне байланысты сақтау мерзімін ұлғайтуға рұқсат етіледі.

Егер ресми тізбелерде сақтау мерзімі көрсетілмеген жаңа құжат түрлері пайда болса, шешімді жоғары ұйымның сараптау комиссиясы немесе ұйымның өз сараптау комиссиясы қабылдайды. Кейін бұл шешім мұрағат органының сараптау-тексеру комиссиясымен бекітіледі.

Келісу, бекіту және жаңарту тәртібі

Уәкілетті бөлімше істер номенклатурасын әзірлеп, құрылымдық бөлімшелер басшыларымен келіседі. Одан кейін жоба ұйымның және жергілікті мұрағат органының сараптау комиссияларының қарауына жіберіледі. Ұйым басшысы бекіткен соң, істер номенклатурасы қолданысқа енгізіледі.

Ұйымның функциялары мен құрылымы өзгерсе, істер номенклатурасы қайта жасалып, қайта келісіледі. Жалпы алғанда, жиынтық істер номенклатурасы кемінде 5 жылда бір рет қайта әзірленуі керек. Сонымен бірге ол жыл сайын қайта басылып, қажетті түзетулер енгізілу арқылы бекітіліп отырады.