Басқару қызметінің құжаттары
Ұйымдық-құқықтық құжаттардың мәні және мақсаты
Кез келген мекеменің жұмысы ұйымдық-құқықтық құжаттарды әзірлеуден басталады. Мұндай құжаттарға жарғы, ереже, штаттық кесте, жұмыс тәртібі, лауазымдық нұсқаулық және басқа да құжаттар жатады.
Бұл құжаттардың негізгі мақсаты — ұйымды құру тәртібін айқындау, құрылымын және штат кестесін бекіту, бөлімшелердің өзара әрекеттесу қағидаларын белгілеу, сондай-ақ қызметкерлер үшін ішкі еңбек тәртібін нақтылау.
Қолданысқа енгізілуі
Құжаттар тиісті басшы бекіткеннен кейін күшіне енеді (жоғары орган басшысы немесе құжат санатына қарай бөлімше басшысы).
Қолданылу мерзімі
Әдетте мерзімсіз: ресми түрде күшін жойғанға дейін немесе орнына жаңасы енгізілгенге дейін заңдық күшін сақтайды.
Тәжірибе көрсеткендей, кәсіпорын тұрақты жұмыс істеген жағдайда ұйымдық-құқықтық құжаттар әр 4–5 жыл сайын қайта жасалады немесе жаңартылады. Өзгерістер мен толықтырулар кәсіпорын басшысының бұйрығы (өкімі) арқылы енгізіледі.
Неліктен құжат айналымы ЖШС үшін ерекше маңызды?
Іскерлік тәжірибеде ең тиімді құрылымдардың бірі — жауапкершілігі шектеулі серіктестік (ЖШС). ЖШС жұмысы басталған сәттен-ақ ұйымдық-өкімдік, қаржылық және өзге де іскерлік құжаттардың үлкен легі пайда болады: оларды қабылдау, қарау, жөнелту, бақылау және сақтау қажет.
Ескерілмесе не болады?
Жетекші құжаттар легіне жеткілікті көңіл бөлмесе, «қағаздың астында қалуы» мүмкін: серіктестер құжатты уақытында алмайды, ал жетекші тапсырмалардың кімге және қашан берілгенін бақылауда қиналады.
Шешімі қандай?
Іс қағаздарын жүргізуді жүйелі ұйымдастыру: құжаттарды топтастыру, тіркеу, орындауды бақылау және сақтаудың нақты тәртібін енгізу.
ЖШС-де болуы тиіс құжаттар: негізгі топтар
Әрбір ЖШС-де болуы тиіс құжаттарды шартты түрде төмендегі топтарға бөлуге болады.
1) Құрылтайшылық және құқық белгілеуші құжаттар
- Құрылтай шарты және жарғы.
- Мемлекеттік тіркеу туралы куәлік.
- Статистикалық карта.
- Салық төлеушінің куәлігі.
- Жер теліміне меншік құқы немесе жалға алу жағдайындағы жерді уақытша пайдалану құқы туралы куәлік.
- Жылжымайтын мүлікке меншік туралы немесе мүлікті жалға алу шарты туралы құжаттар.
- Лицензияланатын қызмет түрлеріне лицензия.
2) Ұйымдастырушылық құжаттар
- ЖШС-тің құрылымы және штат кестесі.
- Басшылардың (бірнеше болса) өкілеттіктерін бөлу туралы бұйрық.
- Ұжымдық шарт.
- Бөлімшелер, қоғамдық ұйымдар, филиалдар және өкілдіктер туралы ережелер.
- Қызметкерлердің (жалдамалы персоналдың) лауазымдық нұсқаулықтары.
- Ішкі айналымдағы өзге құжаттар (нұсқаулықтар, әдістемелік ұсыныстар және т.б.).
3) Басқару қызметінің құжаттары
- Жалпы жиналыстардың хаттамалары.
- Басқарма, бақылау кеңесі, тексеру комиссиясы мәжілістерінің хаттамалары.
- Негізгі шаруашылық-қаржылық мәселелер бойынша жетекшінің бұйрықтары.
- ЖШС қызметіне қатысты мемлекеттік органдардың нормативтік құқықтық актілері.
4) Бухгалтерлік, қаржылық және есеп беру құжаттары
Қаржылық есептер, бастапқы есеп құжаттары, ішкі есепке алу регистрлері және есептілікті тапсыруға байланысты материалдар.
5) Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдармен хат алмасу
ЖШС қызметі мәселелері бойынша мемлекеттік органдармен және басқа да құрылымдармен жүргізілетін ресми қатынас қағаздары.
6) Кадрлық құжаттар
- Қызметкерлермен жеке еңбек шарттары.
- Қызметкерлердің жеке істері (жеке карточкалары).
- Жеке құрам және кадрлар бойынша бұйрықтар.
- Еңбек кітапшалары.
- Еңбек даулары, шағымдар, тәртіп бұзу және өндірістегі жазатайым оқиғаларды тексеру материалдары.
7) Шарттық-құқықтық құжаттар
- Шаруашылық шарттары (келісімдер) және серіктестермен солар бойынша хат алмасу.
- Сотқа берілген талап арыздар, сот шешімдері және орындалуына қатысты хат алмасу.
- Шарттық қатынастарға қатысты нормативтік актілер.
8) Өндірістік-шаруашылық жоспарлау құжаттары
- Айлық, тоқсандық, жылдық жұмыс жоспарлары және орындалуы туралы анықтамалар.
- Жоспарлардың орындалуы және өзге мәселелер бойынша қызметтік жиналыстар материалдары.
9) Тексеру және бақылау құжаттары
Мемлекеттік қадағалау және бақылау органдары жүргізетін тексерулердің құжаттары, сондай-ақ осы мәселелер бойынша хат алмасулар.
10) Анықтамалық-ақпараттық құжаттар
Қызметті ақпараттық қамтамасыз етуге арналған анықтамалар, талдамалық материалдар, хабарламалар және соған ұқсас құжаттар.
Номенклатура: құжаттарды жүйелеудің өзегі
Құжаттарды жүйелеу ЖШС-тің жарғылық қызметінің ерекшеліктерін ескере отырып жүргізіледі. Бұл жұмыс жетекшінің бұйрығымен номенклатура түрінде ресімделіп, әр іске тиісті есеп (индекс) нөмірі берілуі тиіс.
Номенклатуралық істі қалыптастыру талаптары
- 1 ЖШС қызметі барысында жинақталатын құжаттар легін толық қамтуы.
- 2 Іс тақырыбы құжаттардың мазмұнын қысқа, дәл және анық көрсетуі.
- 3 Құжаттарды нөмірлеу олардың маңызы мен өзара байланысына қарай жүргізілуі.
Құжаттарды орналастырудың ұсынылатын реті
Алдымен нормативтік құқықтық құжаттар орналастырылады. Бұл жағдайда жоғары тұрған органдардың қаулылары мен бұйрықтары ұйымның ішкі бұйрықтарының алдында тұрады. Одан кейін жоспарлы және есептік құжаттар ретімен беріледі.
Сақтау тәртібі және құжаттардың қауіпсіздігі
Номенклатуралық істер ашылған күннен бастап ұйым мұрағатына өткізілгенге дейін немесе жойылғанша ЖШС-тің құрылымдық бөлімшелерінде, яғни орындаушыларда (жауапты адамдарда) сақталады.
Маңызды шектеу
Тұрақты сақтауда тұрған құжаттарды істен алуға және беруге тыйым салынады. Ерекше жағдай — сот және тергеу органдарының талабы.
Егер құжат алынса
Іске құжаттың расталған көшірмесі және алыну себебі көрсетілген акт тігілуі қажет.
Номенклатуралық істерді ЖШС ғимаратынан тыс жерге алып шығуға ерекше жағдайларда ғана бірінші басшы рұқсат береді.
Құжаттамалық қызмет (кеңсе): кім және не үшін?
Іс қағаздарын жүргізу үшін ЖШС жетекшісі құжаттар легінің көлеміне қарай құжаттамалық қызметті (кеңсені) ұйымдастырады немесе іс жүргізуші тағайындайды. Оның негізгі міндеттері төмендегідей.
- Поштаны (хат-хабарды), соның ішінде жеткізілген құжаттарды қабылдау және арнайы журналда тіркеу.
- Тіркелген құжаттарды қарау үшін ЖШС басшыларына (өкілеттіктеріне сай) ұсыну.
- Қаралған құжаттарды басшылардан алып, нұсқауға сәйкес нақты орындаушыларға қол қойдырып тапсыру.
- ЖШС-те әзірленген құжаттарды почта арқылы немесе өзге тәсілдермен (қолма-қол, факс және т.б.) жөнелту.
- Орындалған құжаттарды бақылаудан шығару және мерзімі өткен құжаттар туралы басшылыққа хабарлау.
- Басшының тапсырмасы және қызметкерлердің сұрауы бойынша құжаттарды көбейту.
- Құжат қозғалысына қатысты мүдделі тұлғаларға анықтама беру.
- Басшылардың тапсырмасы бойынша құжат мәтіндерін компьютерде теру.
- Нормативтік актілерге сәйкес істерді сақтау, мұрағатқа өткізу немесе жою.
- Ішкі айналым құжаттарын құрылымдық бөлімшелерге уақытылы жеткізу.
- Басшылық жүктеген өзге де техникалық және ұйымдастырушылық жұмыстарды орындау.
Бұйрықпен бекітілуі тиіс ішкі тәртіптер
Құжаттамалық қызметті ұйымдастырып, оның құқықтары мен міндеттері көрсетілген ережені әзірлегеннен кейін, төмендегі мәселелерді ЖШС-тің бірінші басшысы өз бұйрығымен бекіткен жөн.
- 1 Фирма басшылары арасында лауазымдық міндеттерді (өкілеттіктерді) бөлу.
- 2 Құрылымдық бөлімшелер, филиалдар және өкілдіктер туралы ережелер және қызметкерлердің лауазымдық нұсқаулықтары.
- 3 ЖШС-те іс қағаздарын жүргізу жөніндегі нұсқаулық.
- 4 Шаруашылық шарттарын дайындау, бекіту және орындалуын бақылау тәртібі.
- 5 Еңбек тәртібі және жұмыс күні режимі ережелері.
- 6 Еңбекақы және сыйақы төлеу, ақшалай несие және жәрдемақы беру тәртібі.
- 7 Еңбекті қорғау, техника қауіпсіздігі және өндірістік санитария бойынша тәртіптер.
- 8 Коммерциялық құпияны құрайтын мәліметтер тізімі.
Жауапкершілік туралы ескерту
Кез келген ЖШС құжаттарында көпшілікке жария етілмейтін мәліметтер болады. Сондықтан құжаттардың дұрыс айналымы мен қауіпсіз сақталуына жауапкершілікпен қарау қажет.
Ең кең тараған ұйымдық-құқықтық құжаттар
Кәсіпорын тәжірибесінде ұйымдық-құқықтық құжаттардың ішінде төмендегілері жиі қолданылады.
- Ұйымның жарғысы
- Штаттық кесте
- Ішкі еңбек тәртібі
- Лауазымдық нұсқаулық
Келесі бөлімде осы құжат түрлерінің әрқайсысына жеке-жеке тоқталуға болады.