Басқару қызметінің құжаттары

Кез-келген мекеменің қызметі ұйымдық-құқықтық құжаттар дайындаудан басталады. Ұйымдық-құқықтық құжаттарға: жарғы, ереже, штаттық кесте, жұмыс тәртібі, лауазымдық нұсқаулық және т.б. жатады.

Ұйымдық-құқықтық құжаттардың басты мақсаты – ұйымды құру, құрылымын, штаттық кестесі мен құрамын белгілеу, құрылымдық бөлімшелерінің өзара қарым-қатынас жасау тәртібін, кәсіпорын қызметкерлері үшін ішкі еңбек тәртібін анықтау.

Ұйымдық-құқықтық құжаттарды қолданысқа енгізу құжаттарды тиісті басшы (жоғары тұрған органның басшысы немесе құжаттың санатына байланысты құрылымдық бөлімшенің басшысы) бекіткеннен кейін іске асырылады.

Ұйымдық-құқықтық құжаттардың қолданылу мерзімі шектеусіз болады және ресми түрде күшін жойғанға дейін (ескіргенінің орнына жаңасын енгізгенге дейін) заңдық күшін сақтайды. Тәжірибе көрсеткендей, әдетте кәсіпорын қалыпты жұмыс істеген жағдайда ұйымдық-құқықтық құжаттар шамамен төрт-бес жылда бір рет қайта жасалады не өзгеріске ұшырайды. Ұйымдық-құқықтық құжаттарға өзгерістер мен толықтырулар енгізу кәсіпорын басшысының бұйрығы (өкімі) арқылы жасалады.

Іскерлік қызметтегі ең бір тиімді құрылым – жауапкершілігі шектеулі серіктестік (мұнан былай – ЖШС) екенін өмір көрсетіп отыр.

Ол жұмыс істей бастағаннан-ақ үлкен көлемдегі ұйымдық-өкімдік, қаржылық және басқа да іскерлік құжаттардың легін қабылдау, қарау, жөнелту, бақылау және сақтау қажеттілігі пайда болады. ЖШС жетекшісі осындай құжаттар легіне әлдебір себептермен жете көңіл бөлмеген жағдайда, ол қағаздың астында қалады . Нәтижесінде оның іскер әріптестері өздері күткен құжатты дер кезінде ала алмай, жүйкелерін жұқартса, оның өзі қай құжатты кімге және қашан орындауға тапсырғанын есіне түсіргісі келіп қиналады.

Мұндай жағдайға түспес үшін ЖШС жетекшісі іс қағаздарын жүргізуді тиянақты ұйымдастыруы керек. Енді осы жұмысты қалай тиімді шешуге болатынына тоқталайық.

Әрбір ЖШС-де болуы тиіс құжаттарды шартты түрде мынадай топтарға бөлуге болады:

1. Құрылтайшылық және құқық белгілеуші құжаттар:
Құрылтай шарты және жарғы; Мемлекеттік тіркеу туралы куәлік; Статистикалық карта; Салық төлеушінің куәлігі; Жер теліміне меншік құқы немесе жалға алу жағдайындағы жерді уақытша пайдалану құқы туралы куәлік; Жылжымайтын мүлікке меншігі туралы немесе осы мүлікті жалға алғаны жөніндегі шарт туралы куәлік; Лицензиялауды қажет ететін, яғни, жарғылық қызмет түрлерін іске асыру құқына лицензия.
2. Ұйымдастырушылық құжаттар:
ЖШС-тің құрылымы және штат кестесі; ЖШС-тің басшыларының (егер олар бірнешеу болса) қызметтік (лауазымдық) өкілдіктерін бөлу туралы бұйрық; Ұжымдық шарт; ЖШС-тің құрылымдық бөлімшелері, қоғамдық ұйымдары, филиалдары мен өкілдіктері туралы ереже; ЖШС қызметкерлерінің (жалдамалы персонал, құрам) лауазымдық нұсқаулығы; Ішкі айналымдағы басқа құжаттар (нұсқаулықтар, әдістемелік ұсыныстар және т.б.).
3. Басқару қызметінің құжаттары:
ЖШС-те өткен жалпы жиналыстардың хаттамалары; ЖШС-тің басқа органдары мәжілістерінің (басқарма, бақылау кеңесі, тексеру комиссиясы) хаттамалары; Шаруашылық-қаржылық қызметінің негізгі мәселелері бойынша ЖШС жетекшісінің бұйрықтары; Мемлекеттік органдардың ЖШС қызметіне қатысты мәселелер бойынша нормативтік құқылық актілері.
4. Бухгалтерияның қаржылық және есеп беру құжаттары.

5. ЖШС қызметінің мәселелері бойынша мемлекеттік органдармен және мемлекеттік емес құрылымдармен арадағы қатынас қағаздары.

6. Кадрлық құжаттар:
Қызметкерлермен жеке еңбек шарттары; Қызметкерлердің жеке істері (жеке карточкалары); Жеке құрам және кадрлар бойынша бұйрықтар; Қызметкерлердің еңбек кітапшалары; Еңбек дауларын, қызметкерлердің шағымдарын (арыздарын) қарау, сондай-ақ, еңбек тәртібін бұзу және өндірістегі бақытсыздық жағдайлары фактілерін тексеру бойынша құжаттар (материалдар).
7. Еңбек шарты бойынша құжаттар:
Шаруашылық шарттары (келісімдері) және іскер әріптестермен солар бойынша хат жазысулар; Сот органдарына жазылған талап арыздар және олардың шешімдері, сондай-ақ, олардың орындалуы бойынша хат жазысулар; Еңбек шартына қатысты нормативтік актілер.
8. Өндірістік-шаруашылық қызметін жоспарлау бойынша құжаттар:
күнтізбелік мерзімге (ай, тоқсан, жыл) жұмыс жоспарлары мен олардың орындалуы туралы анықтамалар; өндірістік жоспарларды орындау және басқа да мәселелер бойынша өткізілген қызметтік жиналыстардың құжаттары (материалдары).
9. Мемлекеттік қадағалау және бақылау органдарының ЖШС-тің қызметін тексеру құжаттары мен осы мәселелер бойынша хат жазысулар.

10. Анықтамалық-ақпараттық құжаттар.

Мұндай құжаттарды жүйелеу (әрине, ол ЖШС-тің жарғылық қызметінің ерекшеліктерін ескере отырып реттеліп отырады) ЖШС жетекшісінің бұйрығымен номенклатура түрінде ресімделіп, әр іске тиісті есеп (индекстеу) нөмірі берілуі тиіс.

Номенклатуралық істі қалыптастыру барысында ЖШС жетекшісі оның мынадай талаптарға жауап беруі керектігін ескеруі қажет:

1) ЖШС қызметі барысында жинақталатын құжаттар легін түгел қамтуы;

2) номенклатуралық істің тақырыбы ондағы құжаттардың мазмұнын қысқа, дәл және анық көрсетуі жөн;

3) істегі құжаттарды нөмірлеу олардың маңызы және өзара байланысы бойынша жүргізіледі. Алдымен нормативтік құқықтық құжаттар орналастырылады. Мұндайда жоғары тұрған органдардың қаулылары мен бұйрықтары ұйымның бұйрықтарының алдында тұрады. Мұнан ары қарай жоспарлы және есептік құжаттар ретімен келеді. Бұл жөнінде кітаптың тиісті бөлігінде толығырақ баяндалады.

Номенклатуралық істер ашылған күннен бастап ұйымның мұрағатына жіберілгенше немесе жойылғанша ЖШС-тің құрылымдық бөлімшелерінде, яғни орындаушыларда (жауапты адамдарда) сақталады.

Тұрақты сақталуда тұрған құжаттарды істен алуға және беруге тыйым салынады. Мұндайға тек қана сот және тергеу орындары талап еткенде рұқсат беріледі. Солай етілген күнде құжаттардың расталған көшірмесі және алыну себептері туралы акт іске тігілуі керек. Номенклатуралық істерді ЖШС ғимаратынан алып шығуға ерекше жағдайларда бірінші басшы рұқсат береді.

Іс қағаздарын жүргізу үшін ЖШС жетекшісі құжаттар легіне орай құжаттамалық қызмет (кеңсе) ұйымдастырады немесе іс жүргізуші тағайындайды. Ал оның негізгі міндеттері мынадай болуы тиіс:
почтаны (хат-хабар) алу (соның ішінде жеткізіліп берілген қағаздар да бар) және оларды арнайы журналда тіркеу; тіркелген құжаттарды қарау үшін ЖШС басшыларына (өкілеттеріне орай) тапсыру; қаралған құжаттарды басшылардан алып, оларды басшының нұсқауына орай нақты орындаушыларына қол қойдырып тапсыру; ЖШС-те дайындалған құжаттарды почта арқылы немесе басқадай жолдармен (қолма-қол тапсыру, факс және т.б.) тиісті жерлерге жөнелту; Орындалған құжаттарды бақылаудан шығару; Орындалу мерзімі біткен құжаттар туралы ЖШС басшысын хабардар ету; ЖШС басшысының тапсыруы және қызметкерлердің сұрауы бойынша құжаттарды көбейту; Құжаттардың қозғалысы бойынша мүдделі адамдарға анықтама беру; ЖШС басшыларының тапсырмалары бойынша құжаттар мәтінін компьютерде теру; Қолданыстағы нормативтік актілерге сәйкес номенклатуралық істерді сақтау, ұйымның мұрағатына өткізу немесе жою; ЖШС-тің ішкі айналымдағы құжаттарын құрылымдық бөлімшілерге уақытында жөнелтіп отыру; ЖШС басшыларының тапсырмалары бойынша басқа да қосымша техникалық жұмыстарды орындау.
Құжаттық қызметті (кеңсе) ұйымдастырып, оның құқықтары мен міндеттерін тізімдеген тиісті ережені жасаған соң мына мәселелерді ЖШС-тің бірінші басшысының бұйрығымен бекіту керек:

1) фирма басшылары арасында лауазымдық міндеттерді (өкілеттіктерді) бөлісу;

2) ЖШС-тің құрылымдық бөлімшелері, филиалдары және өкілеттіктері туралы ереже мен қызметкерлер үшін лауазымдық нұсқаулықтар (міндеттер);

3) ЖШС-те іс қағазын жүргізу жөніндегі нұсқаулық;

4) шаруашылық шарттарын дайындау, бекіту және олардың орындалуын бақылау тәртіптері;

5) ЖШС-тегі еңбек тәртібі (жұмыс күні режимі) ережелері;

6) еңбекақы және сыйақы төлеу, сондай-ақ, ақшалай несие және жәрдемақы беру тәртібі туралы;

7) еңбекті қорғау, техника қауіпсіздігі және өндірістік санитария туралы тәртіптер;

8) коммерциялық құпияны құрайтын мәліметтер тізімі.

Кез келген ЖШС-тің құжаттарында жариялай бермейтін көптеген ақпараттар бар, сондықтан құжаттардың дұрыс айналымы мен сақталуы мәселелеріне жауапкершілікпен қарау керек.

Кәсіпорын қызметінде барынша кең тараған ұйымдық-құқықтық құжаттарға мыналар жатады:

● ұйымның жарғысы;

● штаттық кесте;

● ішкі еңбек тәртібі;

● лауазымдық нұсқаулық.

Енді осы құжат түрлеріне жекелеп тоқталып өтелік.