Лабораторная работа 1.

Лабораторная работа 1. Создание базы данных, состоящей из одной таблицы

Цели работы:

•         познакомиться с основными понятиями базы данных;

•         научиться создавать таблицу базы данных в режиме Конструктор;

•         освоить переход из режима Конструктор в режим таблицы;

•         освоить основные приемы заполнения и редактирования таб­лиц базы данных;

•         познакомиться с простой сортировкой значений таблицы;

•         познакомиться с поиском записей по образцу;

•         научиться сохранять и загружать базу данных;

•         научиться распечатывать таблицы.

 Этапы работы

1.   Проектирование структуры базы данных.

Предположим, что нам надо изготовить самый простой вариант базы данных, когда вся информация хранится в одной таблице.

2.    Конструирование структуры будущих таблиц базы данных.
Таблицу будем создавать в режиме Конструктор. В ней будет 7            полей (код, фамилия, имя, отчество, год рождения, школа, класс) и 10 записей. Поле код - уникальный ключ записи (обычно используется для связи записей из разных таблиц).

3.   Создание схемы базы данных.

При наличии одной таблицы схема базы данных тоже простая: состоит из одной этой таблицы, т.е. ее можно специально не делать.

4.   Ввод данных в таблицы.

В данном варианте будет только одна таблица. Таблицу будем создавать в режиме Конструктор, а  заполнять - в режиме таблицы, передвигаясь по ячейкам с помощью стрелок, клавиши табуляции или мышки.

Ход работы

Задание I. Создайте новую базу данных и изготовьте структуру таблицы с информацией о студентах «Компьютерной школы».

Порядок работы:

• Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пик­тограмме Microsoft Access. Перед вами откроется окно систе­мы управления базами данных, в котором появится меню, пред­ставленное на рис. 2.

• Включите мышкой переключатель Новая база данных и щелк­ните по кнопке ОК. Появится диалоговое окно, представлен­ное на рис. 3. В поле Имя файла в качестве имени базы дан­ных введите свою фамилию. Это будет название вашей личной базы данных.

Замечание. Можете оставить базу данных в текущей папке (на рис. 3 - это папка Мои документы), а можете сменить папку на вашу личную. В этом окне есть возможность создать новую папку с помощью кнопки                 - Создать папку. Введя имя новой папки и нажав кнопку ОК, вы получите новую папку. Откройте ее перед сохранением базы данных.

Рис.2

Рис. 3

Щелкните по кнопке Создать или нажмите на клавишу [Enter].

•            В следующем окне выберите тип создаваемого документа (вы­берите соответствующую закладку). Вы создаете таблицу, по­этому выберите закладку Таблица (скорее всего, вы в ней и находитесь). Щелкните по кнопке Создать.

•            Переходим к работе со следующим диалоговым окном: Новая таблица. Здесь несколько вариантов, но вы выберите Конструктор и щелкните по кнопке ОК. Появится окно Конструкгора.

Рис. 4

•      В верхней левой клетке введите имя поля (набирайте слово "Фа­милия", а не свою фамилию) и нажмите на клавишу [Enter]. В соседней клетке появится тип данных, по умолчанию он зада­ется Текстовый (рис. 4). Любой другой выбирается с помо­щью ниспадающего меню.

Напоминание. Переход от клетки к клетке осуществляется одним из способов: мышкой; нажатием на клавишу [Enter]; стрелками; клавишей [Tab].

•      Заполните поля в Конструкторе данными из табл. 1. Общие свойства поля оставляем по умолчанию (какие задает сама программа).

Таблица 1

•            Сохраните таблицу, щелкнув по кнопке пиктографическо­го меню.

•            В появившемся окне наберите имя таблицы Список и щелкни­те по кнопке ОК. Появится запрос (рис. 5) на создание ключе­вого поля - уникального поля записи, по которому удобно свя­зывать таблицы. В данном варианте будут самостоятельно по­являться числа - номера записей.

•            Ответьте ДА.

Замечание. Выбор режима работы: таблица или конструк­тор — осуществляется кнопкой

•        Перейдите в режим таблицы, щелкнув по кнопке.Ввод данных вы будете производить в этом режиме, заполняя клетки таблицы. Значение поля Код будет меняться автоматически. Если закончить ввод в ячейку нажатием на клавишу [Enter], то мар­кер перейдет в следующую ячейку.

Рис. 5

•     Заполните базу данных значениями из табл. 2.

Таблица 2

•     Сохраните введенные данные, щелкнув по кнопке  . В результате вы получили таблицу, с которой можно будет работать.

Задание 2. Выполните редактирование ячеек.

Порядок работы:

•             Замените фамилию Иванникова на Иванова. Для этого выделите редактируемую ячейку и наберите новую фамилию.

•             Замените год рождения на 1983. Для этого следует щелкнуть мышкой по нужной ячейке, и она откроется для редактирова­ния. Удалите цифру 4 и введите вместо нее цифру 3.

Самостоятельное задание. Внимательно просмотрите таблицу и исправьте свои ошибки.

Задание 3. Отсортируйте значения таблицы.

Порядок работы:

Замечание. Чтобы произвести сортировку значений, нужно поставить курсор в любую ячейку сортируемого столбца и щел­кнуть по кнопке:

 — если нужно отсортировать по возрастанию;

 - если нужно отсортировать по убыванию.

•    Отсортируйте:

1)    фамилии - по алфавиту (поставьте маркер на любую фами­лию в столбце с названием Фамилия и щелкните мышкой по кнопке;

2)  имя - по алфавиту;

3)     номер школы - по убыванию (поставьте маркер на любой но­ мер школы в столбце с названием Школа и щелкните мышкой по кнопке);

4)     год рождения - по убыванию;

5)     класс - по возрастанию;

 Задание 4. Познакомьтесь с функциями: сохранить, закрыть, открыть.

Порядок работы:

•    Щелкнув по кнопке, сохраните текущую таблицу.

•    Щелкнув по нижней кнопкев правом верхнем углу окна таблицы, закройте таблицу.

•            Повторите аналогичную операцию еще раз, в результате чего вы закроете текущую базу данных, получив пустое окно для новой работы. В этом положении можно создать новую базу данных, а можно открыть существующую для продолжения работы.

•            Откройте снова свою базу данных с помощью команд Файл - Открыть - Имя своей базы данных - Открыть;

•            Откройте таблицу Список.

Задание 5. Выполните поиск записей по образцу.

Порядок работы:

•    Установите текстовый курсор в поле Фамилия;

•     Щелкните по кнопке, которая позволяет найти запись по введенному значению. В результате появится диалоговое окно, представленное на рис. 6.

Рис. 6

•      Наберите в поле Образец фамилию Баранова и щелкните по кнопке Найти.

Замечание. Если требуется найти следующую подобную за­пись, то щелкните мышкой по кнопке Найти далее. Поиск осу­ществляется в текущем поле, если установлен соответству­ющий флажок. В противном случае поиск идет по всем полям. При этом можно учитывать регистр. По окончании работы щелкните по кнопке Закрыть.