Лабораторная работа 2. Создание базы данных, состоящей из двух таблиц
Цели работы:
• научиться удалять таблицы;
• научиться создавать таблицы базы данных в режиме таблицы;
• научиться создавать самостоятельно ключевое поле;
• научиться создавать формы для ввода данных;
• закрепить навыки по заполнению и редактированию таблиц базы данных.
Этапы работы
1. Проектирование структуры базы данных.
Создадим более сложный вариант базы данных. В ней будут две таблицы: Список и Группы.
2. Конструирование пустых таблиц базы данных.
Воспользуемся новым способом изготовления таблиц. Таблицы будем создавать в режиме таблицы. В таблице Список будет 7 полей (код, фамилия, имя, отчество, год рождения, школа, класс, номер группы). Номера групп и фамилии преподавателей будут храниться в отдельной таблице Группы в виде двух столбцов.
3. Создание схемы базы данных.
В данном случае таблицы связаны связью «один-ко-многим». Это значит, что в таблице Группы каждое значение может встречаться только один раз, а в таблице Список - сколько угодно (несколько человек могут быть из одной группы). Связи следует устанавливать при пустых таблицах. Если таблицы заполнены, могут возникнуть проблемы при создании связей и свойств связей. Для связи в обеих таблицах должны быть ключевые поля. В таблице Список - поле Код, в таблице Группы - поле Учебная группа.
4. Ввод данных в таблицы.
Создадим форму для ввода данных и воспользуемся ею. При наличии связанных таблиц имеет значение порядок заполнения их значениями.
Ход работы
Задание 1. Откройте учебную базу данных, изготовленную на прошлом занятии.
Порядок работы:
• Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пиктограмме Microsoft Access; перед вами откроется окно системы управления базами данных, в котором появится меню.
• Включите мышкой переключатель Открыть базу данных, выделите из списка баз данных, расположенного ниже переключателя, имя вашей базы и щелкните по кнопке ОК. На экране появится окно (рис. 8) с основными элементами базы данных.
Рис. 8
Задание 2. Удалите таблицу Список.
Порядок работы:
• Выделите имя таблицы.
• Нажмите клавишу [Delete].
• На вопрос о подтверждении удаления таблицы ответьте Да.
Задание 3. Создайте таблицу Группы.
Порядок работы:
• Выберите закладку Таблица, если находитесь в другом окне.
• Щелкните мышкой по кнопке Создать. Появится окно, представленное на рис. 9.
Рис. 9
• Оставьте Режим таблицы и щелкните по кнопке ОК. Появится пустая таблица, поля которой не определены и не имеют названия. Тип поля будет выбран автоматически в зависимости от введенной информации.
• Переименуйте Поле 1. Для этого поставьте курсор в любую ячейку столбца Поля 1. Выполните команду Формат - Переименовать столбец. Ячейка имени столбца окажется выделенной. Введите название поля Учебная группа и нажмите клавишу [Enter].
• Переименуйте Поле 2. Для этого поставьте курсор в любую ячейку столбца Поля 2. Выполните команду Формат - Переименовать столбец. Ячейка имени столбца окажется выделенной. Введите название поля Преподаватель и нажмите клавишу [Enter].
• Сохраните таблицу с именем Группы, щелкнув по кнопке- Сохранить. На вопрос о создании ключевого поля ответьте отрицательно.
• Перейдите в режим Конструктор, щелкнув по кнопке, и посмотрите, как заданы поля. Сделайте поле Учебная группа ключевым, поместив курсор на имя этого поля и щелкнув по кнопке- Ключевое поле. Тип данных поля Учебная группа задайте числовым, выбрав его мышкой из ниспадающего списка.
• Щелкните по кнопке-Сохранить. Закройте таблицу (при сохранении таблицы вопросов не появится, так как имя таблицы уже задано).
Задание 4. Создайте таблицу Список.
Порядок работы:
• Выберите закладку Таблица, если находитесь в другом окне.
• Щелкните мышкой по кнопке Создать.
• Появится окно, в котором оставьте Режим таблицы и щелкните мышкой по кнопке ОК. Появится пустая таблица, поля которой не определены и не имеют названия.
• Переименуйте поля по аналогии с предыдущим заданием, выполнив команду Формат - Переименовать поле. Данные возьмите из табл. 3.
Таблица 3
Старое название |
Новое название |
Поле1 |
Код |
Поле2 |
Фамилия |
Поле3 |
Имя |
Поле4 |
Отчество |
Поле5 |
Год рождения |
Поле6 |
Школа |
Поле7 |
Класс |
Поле8 |
Учебная группа |
• Сохраните таблицу с именем Список, щелкнув по кнопкеНа вопрос о создании ключевого поля ответьте отрицательно.
• Перейдите в режим Конструктор и посмотрите, как заданы поля. Сделайте поле Код ключевым, поместив курсор на имя этого поля и нажав кнопку- Ключевое поле. Тип поля Код - счетчик, полей Фамилия, Имя, Отчество - текстовые, полей Год рождения, Школа, Класс, Учебная группа - числовые. С полем Учебная группа разговор особый. Его тип -числовой. Общие свойства поля не меняем. Кроме того, значения этого поля надо не набивать вручную, а выбирать из списка, содержащегося в таблице Группы. Для этого в свойствах поля следует указать, что здесь имеет место подстановка по следующей схеме: выберите закладку Подстановка, тип элемента управления - Поле со списком, источник строк - Группы. Получите значения элементов, как показано на рис. 10.
• Сохраните изменения, щелкнув по кнопке
Рис. 10
• Закройте таблицу.
В результате этой работы вы получите две несвязанные таблицы. Нужно создать схему данных со связями.
Задание 5. Создайте схему данных.
Порядок работы:
• Щелкните по кнопке- Схема данных.
• В появившемся окне Добавление таблицы выделите таблицу Группы и щелкните по кнопке Добавить. Выделите таблицу Список и щелкните по кнопке Добавить. В окне Схема данных появится условный вид этих таблиц. Щелкните по кнопке Закрыть окна Добавление таблицы.
• Увеличьте окно таблицы Список так, чтобы были видны все поля.
• Поставьте мышку на имя поля Учебные группы в таблице Группы и, не отпуская кнопку мышки, перетащите ее на поле Учебные группы в таблице Список. Отпустите мышку. Появится диалоговое окно Связи, представленное на рис. 11.
Рис. 11
• Включите значок Обеспечение целостности данных. Это невозможно будет сделать, если типы обоих полей заданы не одинаково.
• Включите значок Каскадное обновление связанных полей. Это приведет к тому, что при изменении номера группы в таблице Группы автоматически изменится соответствующий номер в таблице Список.
• Включите значок Каскадное удаление связанных полей. Это приведет к тому, что при удалении записи с номером группы в таблице Группы будут удалены все записи из таблицы Список, в которой стояли соответствующие номера групп.
• Щелкните по кнопке Создать. Появится связь «один-ко-многим». Схема данных представлена на рис. 12.
Рис. 12
• Закройте схему данных, щелкнув по кнопкев верхнем правом углу окна и ответив утвердительно на вопрос о сохранении схемы данных.
Задание 6. Заполните таблицу Группы значениями.
Порядок работы:
• Откройте таблицу Группы в режиме таблицы.
• Заполните ее записями из табл. 4.
Таблица 4
Учебная группа |
Преподаватель |
101 |
Верзаков С. А. |
102 |
Белоусов А. И. |
103 |
Масалова В. А. |
104 |
Новикова Е.В. |
105 |
Зачесова Т.П. |
• Сохраните таблицу и закройте ее.
Задание 7. Создайте формы для ввода данных.
Порядок работы:
• Выберите закладку Формы.
• Щелкните по кнопке Создать.
• Появится диалоговое окно (рис. 13), в котором следует выбрать Автоформа в столбец, а в качестве источника данных - Список.
Рис. 13
• Щелкните по кнопке ОК. Появится пустая форма ввода, представленная на рис. 14.
Рис. 14
Замечание. Значения кнопок работы с записями:
— переход к первой записи;
- переход к предыдущей записи;
- переход к следующей записи;
- переход к последней записи;
— добавление новой записи.
Задание 8. Добавьте в базу данных записи, используя форму.
Порядок работы:
• Заполните базу данными, представленными в табл. 5.
Замечание. Переход от поля ввода к следующему полю производится клавишей [Tab], [Enter] или мышкой. Для перехода к новой записи следует щелкнуть по кнопке. Значения поля Код будут заполняться автоматически. Значения поля Учебная группа выбирайте из ниспадающего списка.
Таблица 5
Код |
Фамилия |
Имя |
Отчество |
Год рождения |
Школа |
Класс |
Учебная группа |
1 |
Чернова |
Кристина |
Ивановна |
1984 |
1 |
9 |
101 |
2 |
Терещенко |
Инна |
Алексеевна |
1983 |
3 |
10 |
103 |
3 |
Истратов |
Максим |
Владимирович |
1984 |
5 |
9 |
101 |
4 |
Бондарь |
Ольга |
Петровна |
1983 |
1 |
10 |
104 |
5 |
Новоселов |
Алексей |
Иванович |
1984 |
3 |
9 |
105 |
• Сохраните введенные данные. Имя формы - Список. Закройте форму.
• Перейдите в окно Таблицы. Откройте таблицу Список. Убедитесь, что в таблице появились новые записи.
• Щелкнув по кнопке, сохраните текущую таблицу.
• Щелкнув по нижней кнопке в правом верхнем углу, закройте таблицу.
Задание 9. Проверьте каскадное обновление связанных полей.
Порядок работы:
• Откройте таблицу Группы.
• Исправьте учебные группы на 201, 202, 203, 204, 205.
• Сохраните таблицу.
• Закройте таблицу Группы.
• Откройте таблицу Список.
• Убедитесь, что значения групп изменились.
• Закройте таблицу Список.
Задание 10. Проверьте каскадное удаление связанных полей.
Порядок работы:
• Откройте таблицу Группы.
• Удалите первую запись (всю строку выделите и нажмите на клавишу [Delete]).
• Согласитесь с проверочным вопросом.
• Закройте таблицу Группы.
• Откройте таблицу Список.
• Убедитесь, что исчезли записи с номером группы 201.
• Закройте таблицу Список.
Предъявите преподавателю:
1) таблицу Список на экране;
2) таблицу Группы на экране;
форму Список на экране.