Лабораторная работа 3.

Лабораторная работа 3. Создание базы данных, состоящей из трех таблиц

Цели работы:

•            научиться создавать таблицу базы данных с помощью Мастера таблиц;

•            закрепить навыки по добавлению и удалению записей;

•            закрепить навыки по заполнению и редактированию таблиц базы данных;

•            научиться использовать фильтр в таблице.

Этапы работы

1.   Проектирование структуры базы данных.

Создадим более сложный вариант базы данных. В ней будет три таблицы: Список, Группы и Личные данные.

2.         Конструирование пустых таблиц базы данных.
Воспользуемся еще одним способом изготовления таблиц. Новую таблицу Личные данные создадим с помощью Мастера таблиц. Структуру таблиц Список и Группы скопируем из базы прошлого занятия.

3.                    Создание схемы базы данных.

В данном случае таблицы Группы и Список объединены свя­зью «один-ко-многим», таблицы Список и Личные данные -связью «один-к-одному». Таблицы Группы и Личные данные прямо не связаны.

4.   Ввод данных в таблицы.

Создадим форму для ввода данных и воспользуемся ею.

5.     Использование базы данных для практических задач.

Ход работы

Задание 1. Откройте учебную базу данных, созданную на про­шлом занятии.

Порядок работы:

•            Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пик­тограмме Microsoft Access. Перед вами откроется окно систе­мы управления базами данных, в котором появится меню.

•            Включите мышкой переключатель Открыть базу данных, вы­делите из списка баз данных, расположенного ниже переклю­чателя, имя вашей базы и щелкните по кнопке ОК. На экране появится окно с основными элементами базы данных.

Замечание. Используем готовые таблицы этой базы для конструирования новой. Таблицу Группа оставим в прежнем виде, исправив испорченные значения, а из таблицы Список возьмем только структуру.

Задание 2. Откорректируйте данные в таблице Группы.

Порядок работы:

Замечание. В предыдущей работе вы удаляли записи из таб­лицы Группы. Их следует восстановить.

•            Откройте таблицу Группы, выделив ее и щелкнув по кнопке Открыть.

•            Добавьте недостающие записи. Исправьте существующие. Таб­лица должна выглядеть так, как в табл. 7.

•            Закройте таблицу, предварительно сохранив ее.

Таблица 7

Задание 3. Удалите все записи таблицы Список, оставив ее структуру.

Порядок работы:

•            Откройте таблицу Список.

•            Выделите все записи.

•            Нажмите клавишу [Delete]. Щелкните по кнопке Да в вопросе о подтверждении удаления. (Можно выполнить команду Прав­ка - Удалить запись или щелкнуть по кнопке – Удалить запись).

•            Закройте таблицу, сохранив ее.

Замечание. Если теперь вводить данные в эту таблицу снова, то счетчик будет меняться с того номера, который был при­своен последней записи.

•      Чтобы нумерация снова начиналась с 1, выполните команду Сер­вис - Служебные программы - Сжать базу данных. Подож­дите некоторое время, чтобы программа отработала.

Задание 4. Используя Мастер таблиц, создайте таблицу Личные данные с ключевым полем.

Порядок работы:

•            Выберите закладку Таблица, если находитесь в другом окне.

•            Щелкните по кнопке Создать. В результате перейдем к работе со следующим диалоговым окном: Новая таблица. Здесь не­сколько вариантов, но вы выберите Мастер таблиц и щелкни­те по кнопке ОК. Появится диалоговое окно, представленное на рис. 15.

•            В этом окне следует выбрать: в поле Образцы таблиц – поле Студенты; в поле Образцы полей - поля   КодСтудента, Адрес, НомерТелефона, щелкая после каждого

                 Рис. 15

выбора по кнопке . Эти поля попадут в Поля новой таблицы. Щел­кните по кнопке Далее.

•      В диалоговом окне задайте имя новой таблицы Личные дан­ные. Оставьте автоматический выбор ключа. Щелкните по кнопке Далее.

Замечание. Access проверит связи данной таблицы с другими таблицами. Так как вы еще не устанавливали связи, то они не будут найдены автоматически. В этот момент можно уста­новить новые связи, но мы пока этого делать не будем.

•            Щелкните по кнопке Далее.

•            После появления вопроса о действиях после создания таблицы автоматически выбирайте ввод в режиме таблицы, но мож­но изготовить и форму. Щелкните по кнопке Готово. Вы попа­дете в пустую таблицу, у которой есть поля, но отсутствуют записи.

•            Добавьте в таблицу Личные данные еще три поля Word, Excel и Access, в которых будут находиться семестровые оценки по этим предметам. Выберите Конструктор.

•            Добавьте в конец списка полей три поля с именами Word, Excel, Access и типом данных - числовой.

•            Щелкните по кнопке- Сохранить.

•            Перейдите в режим таблицы, щелкнув по кнопке .

•            Закройте таблицу, предварительно сохранив ее. В результате вы получите три таблицы, две из которых связаны, а третья нет.

Задание 5. Исправьте схему данных.

Порядок работы:

•            Щелкните по кнопке- Схема данных. Появится диало­говое окно Схема данных.

•            Щелкните по кнопке-Добавить таблицу. В появившем­ся окне Добавление таблицы выделите таблицу Личные дан­ные и щелкните по кнопке Добавить, а затем - по кнопке Закрыть окна Добавление таблицы.

•            Поставьте мышку на имя поля КодСтудента в таблице Лич­ные данные и, не отпуская кнопку мышки, перетащите ее на поле Код в таблице Список. Отпустите мышку. Появится диа­логовое окно Связи.

•            Включите флажок Обеспечение целостности данных. Это невозможно сделать, если типы обоих полей заданы нео­динаково.

•            Щелкните по кнопке Создать. Появится связь «один-к-одному». Это значит, что одной записи в таблице Список соответствует одна запись в таблице Личные данные. Схема данных пред­ставлена на рис. 16.

•            Закройте схему данных, сохранив ее.

Пояснение. Теперь встает задача ввода записей одновременно в разные таблицы: Список и Личные данные. ФИО мы храним в одной таблице, а адрес и номер телефона - в другой. Можно, конечно, попробовать ввести значения в каждую таблицу от­дельно, поудобнее видеть клетки обеих таблиц для ввода дан­ных одновременно. Эту задачу легко решить вводом значений через специально созданную форму, в которой при­сутствуют поля всех необходимых таблиц. Данные вводим в форму, а в результате заполняются таблицы.

       Рис. 16

Задание 6. Создайте форму для ввода данных.

Порядок работы:

•            В окне базы данных выберите вкладку Формы.

•            Щелкните по кнопке Создать.

•            В диалоговом окне Новая форма выберите Мастер форм. Описа­ние Мастера появляется в левой части диалогового окна. В ниж­нем поле имя таблицы или запроса в качестве источника данных можно не указывать. При использовании Мастера форм источник данных для формы следует указывать в диалоговом окне Мастера.

•            Щелкните по кнопке ОК. Появится окно создания форм, пред­ставленное на рис. 17.

       Рис. 17

_•             Выберите все поля из таблицы Список и все поля - из таблицы Личные данные. Для этого выберите имя таблицы Список в поле Таблицы/запросы. В результате появляется список полей в окне Доступные поля. Щелкните по кнопке, которая переносит все поля из списка. Затем выберите имя таблицы Личные дан­ные в поле Таблицы  /запросы и вновь щелкните по кнопке_.

•            Оставьте внешний вид формы в один столбец (выбран по умол­чанию).

•            Щелкните по кнопке Далее.

•            Выберите требуемый стиль (например, Обычный). Щелкните по кнопке Далее.

•            Задайте имя формы: Общая форма. Щелкните по кнопке Гото­во. В результате вы получите форму, в которой можно менять существующие данные и вводить новые значения. Эти значе­ния будут попадать в ту таблицу, в которую нужно (часть значе­ний - в одну таблицу, часть - в другую).

Задание 7. Заполните таблицы данными.

Замечание. Поля Код и КодСтудента заполняются автома­тически.                                   

Таблица 8

Таблица 9

•            Закройте форму, предварительно сохранив ее.

•            Перейдите на закладку Таблицы.

•            Откройте таблицу Список и убедитесь, что в них появились данные. Закройте таблицу.

•      Откройте таблицу Личные данные и убедитесь, что в них по­явились данные. Закройте таблицу.

Задание 8. Добавьте новое поле Портрет (рисунки или фотогра­фии) в таблицу Список.

Пояснение. Возможен вариант, когда появляется необходи­мость добавить новые поля в существующую таблицу. Это можно сделать, например, описанным ниже способом.

•            Откройте таблицу Список, если она закрыта.

•            Перейдите в режим Конструктора.

•            Добавьте еще одно поле (вводите имя поля ниже поля Учебная группа), имя которого Портрет, тип данных - Поле объекта OLE, общие свойства поля оставить по умолчанию.

•            Щелкните по кнопке- Сохранить.

•            Перейдите в режим таблицы, щелкнув по кнопке

•            Щелкните мышкой по клетке, где должно быть значение поля Портрет.

•            Выполните команду Вставка - Объект - Точечный рисунок Paintbrush - OK.

•            Нарисуйте портрет.

•            Щелкните по кнопкев правом верхнем углу окна рисунка, в ре­зультате чего вы вернетесь в таблицу. Рисунок будет обозначен словами. Чтобы увидеть портрет, дважды щелкните мышкой по на­званию рисунка, возвращаясь в программу, где изготовлен портрет.

Задание 9. Научитесь использовать фильтр.

Порядок работы:

•      Щелкните по кнопке- Изменить фильтр. Появится окно выбора, представленное на рис. 18.

Рис. 18

•             Щелкните мышкой по полю Год рождения. У активного поля появится стрелка выбора.

•             Выберите Год рождения 1984 и щелкните по кнопкеПрименить фильтр. Вы автоматически попадете в таблицу, в которой будут только выбранные записи.

•             Отмените выбор. Для этого необходимо отжать эту же кнопку, которая теперь называется Удалить фильтр.

•             Щелкните по кнопке- Изменить фильтр.

•             Удалите все в поле Год рождения, выделив значение и нажав клавишу [Delete].

•             Измените фильтр так, чтобы в таблице были видны только уче­ники школы № 5, 10-го класса (одновременный запрос в двух полях - Школа и Класс).

•            Измените фильтр. Допустимо указывать границы изменения значений. В поле Год рождения наберите >1982. Щелкнув по кнопке Применить фильтр, вы получите таблицу, в которой присутствуют записи с годами рождения больше 1982.

•            Чтобы получить записи учеников, у которых фамилии начина­ются на букву «В», в соответствующем поле наберите Like «В*» (В - в данном случае русская буква).

•            Запрос Not «В*» будет означать все записи, кроме указанных (в данном случае все записи, у которых фамилии не начинаются на букву «В»). Составьте этот запрос, щелкнув по кнопке  Применить фильтр.