Лабораторная работа 7. Создание отчетов
Цель работы: научиться создавать отчеты.
Ход работы
Задание 1, Откройте учебную базу данных, созданную на прошлом занятии.
Порядок работы:
• Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пиктограмме Microsoft Access. Перед вами откроется окно системы управления базами данных, в котором появится меню.
• Включите мышкой переключатель Открыть базу данных, выделите из списка баз данных, расположенного ниже переключателя, имя вашей базы и щелкните по кнопке ОК. На экране появится окно с основными элементами базы данных. В случае их отсутствия импортируйте таблицы из чужой базы данных (например, из эталонной базы данных учителя).
Задание 2. Создайте автоотчет в столбец на основании запроса Адрес.
Порядок работы:
• Откройте закладку Отчеты, если находитесь в другом окне.
• Щелкните по кнопке Создать.
• В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите Автоотчет: в столбец и запрос Адрес (рис. 40).
• Щелкните по кнопке ОК. Появится страница просмотра отчета.
Рис. 40
• Сохраните отчет с именем Адрес. Закройте отчет.
Замечание. Этот отчет составлен на основании запроса. При изменении запроса Адрес изменится и отчет. Это дает возможность, например, распечатать адрес только одного ученика.
• Откройте закладку Запросы, если находитесь в другом окне.
• Выделите запрос Адрес.
• Откройте запрос в режиме Конструктор: щелкните по кнопке Конструктор.
• Введите условие отбора фамилии: Баранова.
•
Выполните
запрос, щелкнув по кнопке
. Сохраните его и закройте.
• Перейдите на закладку Отчеты.
• Откройте отчет Адрес. В списке вывода будут находиться данные только одного человека.
• Распечатайте данный отчет. Для этого подготовьте принтер
к печати (подготовка зависит от типа
принтера) и щелкните по кнопке
Задание 3. Создайте ленточный автоотчет на основании запроса Номера телефонов.
Порядок работы:
• Щелкните по кнопке Создать.
• В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите Автоотчет: ленточный и запрос Номера телефонов. Щелкните по кнопке ОК. Появится страница просмотра отчета. Закройте страницу просмотра, щелкнув по кнопке Закрыть.
• Сохраните отчет с именем Номера телефонов. Закройте отчет.
Пояснение. Для подобных отчетов удобно использовать Запрос с параметром. Создадим запрос с параметром для запроса Номера телефонов.
• Откройте закладку Запросы, если находитесь в другом окне.
• Выделите запрос Номера телефонов.
• Откройте его в режиме Конструктор: щелкните по кнопке Конструктор.
• Напечатайте в качестве условия отбора в квадратных скобках фразу: [Введите фамилию] (рис. 41). Эти слова будут появляться каждый раз при выполнении запроса.
•Выполните
запрос, щелкнув по кнопке 
. Появится диалоговое окно Введите значение параметра с просьбой
ввести фамилию человека, для которого вы
хотите получить информацию.
• Введите фамилию Корнилова и щелкните по кнопке ОК.
• Сохраните запрос и закройте его.
• Перейдите на закладку Отчеты.
Рис.41
• Откройте отчет Номера телефонов. Появится точно такой же вопрос о фамилии. Введите любую фамилию, например Корнилова. В списке вывода будут данные только одного человека.
Задание 4. Внесите изменения в готовые отчеты.
Порядок работы:
• Щелкните по кнопке
- Вид для перехода в режим Конструктор. Все изменения в отчет можно вводить только в этом режиме.
Справочная информация. В окне Конструктор отчетов находится пять областей: Заголовок отчета - все, что находится в этой области, выводится только один раз в начале отчета; Верхний колонтитул - все, что находится в этой области, выводится в верхней части каждой страницы; Область данных - содержит собственно записи; Нижний колонтитул - все, что находится в этой области, выводится в нижней части каждой страницы; Примечание отчета - все, что находится в этой области, выводится только один раз в конце отчета.
В окне Конструктор отчетов, представленном на рис. 42, в заголовке отчета находится надпись Номера телефонов, в верхнем колонтитуле - заголовки столбцов вывода, в области данных - записи, в нижнем колонтитуле -дата текущего дня.
Рис. 42
• Исправьте заголовок отчета на Номер телефона учащегося. Смените цвет букв, их размер и шрифт.
• Перейдите в режим предварительного
просмотра, щелкнув покнопке 
. Введите фамилию из списка учащихся и посмотрите,
что получилось.
• Закройте отчет, предварительно сохранив его.
Задание 5, Создайте отчет Справка с помощью Конструктора.
Рассмотрим ситуацию, когда стандартный отчет нас не устраивает. Например, вы хотите сконструировать стандартную справку об обучении и выдавать ее по запросу. Сначала следует создать запрос с параметром Справка (рис. 43), в котором будут только интересующие вас записи, затем следует приступить к созданию отчета.
Рис. 43
Порядок работы:
• Откройте закладку Отчеты, если находитесь в другом окне.
• Щелкните по кнопке Создать.
• В появившемся диалоговом окне Новый отчет выберите режим Конструктор и запрос Справка.
•
Щелкните по кнопке ОК.
Появится Конструктор для создания отчетов и панель с вспомогательными
кнопками. Наличие или отсутствие заголовка и примечания отчета выбирается командой Вид - Колонтитулы и Вид-Заголовок/Примечание
отчета. При включении соответствующего переключателя появляется соответствующий раздел Конструктора.
Если отсутствует панель элементов, щелкните по кнопке 
• В поле верхнего колонтитула поместите надпись:
КОМПЬЮТЕРНАЯ ШКОЛА СПРАВКА.
Для этого щелкните по кнопке Аа - надпись, расположенной на дополнительной панели. Укажите мышкой место начала надписи и введите текст с клавиатуры. В конце ввода слов КОМПЬЮТЕРНАЯ ШКОЛА нажмите одновременно комбинацию клавиш [Shift]+ [Enter].
В конце ввода СПРАВКА нажмите клавишу [Enter]. Сделайте надпись размером 18. Выполните команду Формат - Размер - по размеру данных. Расположите надпись симметрично по центру страницы.
• В области данных напечатайте три строки:
Дана настоящая в том, что является учеником (цей) группы
•
Щелкните
по кнопке 
- Список полей.
• В открывшемся окне выберите все поля, выделяя их мышкой при нажатой клавише [Ctrl], и перетащите их мышкой в область данных.
• Удалите названия полей. Оставьте только содержимое записей.
• Сделайте всю запись размером 12 и расположите ее в удобном для вас виде.
• Выделите все элементы области данных при нажатой клавише [Shift].
• Выровняйте элементы по левому и по нижнему краю, выполнив соответственно команду Формат - Выровнять - По левому краю и Формат - Выровнять - По нижнему краю.
• Уберите пустое место в области данных, передвинув границу этой области.
• Выберите параметры страницы. Поля: верхнее и нижнее – по 20 мм, а правое и левое - по 10 мм. Ориентация: альбомная.
• В разделе Нижний колонтитул напечатайте подпись: Директор Компьютерной школы.
• Сохраните макет отчета с именем Справка. В результате вы должны получить изображение, представленное на рис. 44.
Перейдите в режим предварительного
просмотра, щелкнув по кнопке 
. Введите из списка фамилию учащегося и посмотрите,
что получилось.
Рис. 44
• Закройте отчет, предварительно сохранив его.
Предъявите преподавателю: отчеты на экране Адрес, Номер телефона и Справка.
Задание 5. Завершите работу с Access.
Порядок работы:
• Выполните команду Файл - Выход.
• Если вы производили редактирование в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Ответьте на него положительно.