Кіріспе…………………………………………………………..4
I. Құжаттарды ғылыми–техникалық өңдеу жұмыстары...
1.1 Құрылымдық бөлімшелерде құжаттар құндылығын саратау……6
1.1.1 Құжаттардың құндылығын сараптауды ұйымдастыру жөніндегі ұсынымдар………………………………………………………………11
1.2 Құжаттардың құндылығын сараптаудың принциптері мен
1.3 Құжаттардың құндылығын сараптау нәтижесі рәсімдеу……….20
II Электронды құжаттар құндылығын сараптау………...
2.1 Құндылық сараптамасының заманауи теориялары…...22
2.1.1 Функциональды тәсілі…………………………………..24
2.2.2 Деректану және ақпаратты тәсіл……………………….29
Қорытынды
Қолданылған әдебиеттер тізімі
Қосымша
Кіріспе
Зерттеу тақырыбының өзектілігі: Мұрағат – бұл тарихи құжаттарды
Зерттеудің мақсаты мен міндеті: Зерттеудің мақсаты мұрағатта құжаттардың
құрылымдық бөлімшелерде құжаттар құндылығын сараптау;
құжаттардың құндылығын сараптаудың принциптері мен критерийлері;
құндылық сараптамасының заманауи теориялары;
функционалъдық тәсілі
Курстық жұмыстың теориялық және практикалық құндылығы:
Мұрағаттағы құжаттардың құндылығын сараптау – оларды сақтау үшін
Курстық жұмыстың әдісі мен құрылымы: Тақырыптың ерекшелігіне байланысты
4
Зерттеудің дерек көзі: Жұмыс негізінен көптеген авторлардың Н.Н
5
I.ТАРАУ ҚҰЖАТТАРДЫ ҒЫЛЫМИ-ТЕХНИКАЛЫҚ
ҚҰРЫЛЫМДЫҚ БӨЛІМШЕЛЕРДЕ ҚҰЖАТТАР
Ұйымды қайта ұйымдастыр (тарату) процесі
Қзақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры құрамына
Жеке құрам бойынша құжаттар;
Уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын құжаттар;
Уақытша (10 жылға дейін) сақталатын құжаттар;
Құндылық сараптамасы мен іріктеу шаралары
Осымен қатар мыналар тексеріледі;
Іс тақырыбының ондағы құжаттар мазмұнына сәйкестігі;
істегі құжаттардың ресімделуі мен топтастырылуының дұрыстығы;
істердің дұрыс ресімделуі;
Құндылық сараптамасын жүргізу процесінде
1)құжаттардың екінші және одан кейінгі
шимай жазбалар, құжаттардың куәландырылмаған көшірмелері;
заң күші жоқ ресми құжаттар
іске қатысы жоқ құжаттар:
6
металл және пластмасса бекіткіштері (түйреуіштер, қысқыштар)
Уақытша 10 жылдан жоғары және уақытша 10 жылға
Тұрақты , уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын және
Куәландыру жазбалары түскен парақ (парақтар) нөмірленбейді.Істегі
Бірнеше томнан немесе бірнеше бөлімнен тұратын істердің парақтар
Істе дербес парақ ретінде көрінетін фотосуреттер, чертеждер, диаграммалар
Бүктелген парақ жазылып, нөмір оның оң жақ жоғарғы
Бүктеліп ортаға жапсырылған парақ қайта тіркеуге жатады және
7
Ұйым басшысының құжатқа арналған бұрыштамасы бар парақ
Біржолата желімделген құжаттары (үзінділер, көшірмелер, фото, суреттер т.
Іске тігілген конверттердің ішінде құжаттар болса, алдымен конверт,
Іске тігілген құжаттардың өзіндік парақ нөмірлері болса (баспа
Іске нөмірленген 250 парақтан артық салуға болмайды. Егер
Уақытша (10 жылға дейін) сақталатын істердің парақтарын нөмірлемесе
Құжаттардың құрндылығына сараптама жасау барысында істердің бары жоғы
жоғары тұрған органның ресми атауы және ұйымның ресми
ұйым орналасқан елді мекен атауы;
ұйым құрылымдық бөлімшесінің (қызмет бағытының) атауы;
іс тақырыптары;
істер номенклатурасы бойынша іс индексі;
істердің сақталу мерзімдері.
Тексеріп болған соң іс мұқабаларына қосымша деректемелер
8
істің (томның, бөлімнің) бірінші және соңғы парақтарын тіркеу
іс (том, бөлім) құжаттарының шектік мерзімдері;
іс (том, бөлім) парақтарының саны;
мұрағат қорының, тізімдемелердің, істердің нөмірлері.
Тұрақты сақталатын іс мұқабаларының жоғарғы бөлігінен
Уақытша (10 жылға дейін) сақталатын іс мұқабаларына қосымша
Сараптамадан өтіп, тақырыптары құрылымдық бөлімшелердің (қызмет бағыттарының) тиісті
Уақытша (10 жылға дейін) сақталатын істерді тікпесе де
Ғылыми – тарихи, мәдени, көркемдік және басқа да
Мемлекеттік ұйымдарда құжаттау мен құжаттаманы басқарудың типтік ережелерінде
9
1.1.1 ҚҰЖАТТАРДЫҢ ҚҰНДЫЛЫҚТАРЫН САРАПТАУДЫ
Ғылыми – техникалық құжаттамалардың құндылықтарын сараптау үшін мекемелерде
Басшының орынбасарларының бірінен, бас инженер немесе бас конструктор,
Комиссия мүшелері комиссия құрамында жұмыс жүргізу үшін уақытты
Сараптау комиссиясының мүшелері сондай-ақ, инновациялық жобалардың ғылыми –
Сараптау комиссиясының мүшелері өз жұмысында Қазақстан Республикасының «Ұлттық
Ұйымның СК, құжаттардың тізбелерін, тізімдерін, жоюға бөлу
10
туралы қарастырады және шешім шығарады.
Сараптау комиссиясының мәжілісі қажетті шегіне қарай өткізіледі, алайда
Мемлекеттік сақтауға тапсырылуы тиіс ғылыми – техникалық құжаттамалардың
Ғылыми – зерттеу және патенттік құжаттамаларды қоспағанда, ғылыми
Бірінші кезеңде өнеркәсіп өндірісі бұйымдарының және технологиялық процестердің
Тұрақты мемлекеттік сақтауға тапсырылуы тиіс ғылыми – техникалық
Тұрақты мемлекеттік сақтауға тапсырылуы тиіс ғылыми – техникалық
Ғылыми – техникалық құжаттамалардың тізбесі бес жылда бір
Тұрақты мемлекеттік сақтауға тапсырылуы тиіс ғылыми – техникалық
11
хронологиялық белгілері бойынша жүзеге асырылады [4-қосымша].
Ғылыми – техникалық құжаттамалардың тізбесіне ұйымның сараптау комиссиясының
Жергілікті атқару органының, Қазақстан Республикасының орталық мемлекеттік мұрағатының
12
1.2 ҚҰЖАТТАР ҚҰНДЫЛЫҒЫН САРАПТАУ ПРИНЦИПТЕРІ
Ұйымды қайта ұйымдастыру (тарату) кезінде «Ведомстволық мұрағаттар жұмысының
Құжаттар құндылығына жасалатын сараптама қазіргі кезде мынадай принциптерге
Историзм (тарихи даму тұрғысынан бағалау)
Бағаның кешенділігі
Бағаның жан – жақтылығы [5-қосымша]
Құжаттар құндылығын айқындау кезінде бұл принциптер теңдей дәрежеде
Историзм принципі әрбір құжатты белгілі бір тарихи дәуірдің
Бағалаудың кешенділік принципі құжаттар құндылығына сараптаманы әр құжатқа
Бағалаудың жан-жақтылық принципіне сәйкес құжат мазмұнын әртүрлі аспектілердуе
Сонымен қатар құжат мәніне әсер ететін барлық факторлар
13
(тілі, материалдық негізі, белгілерінің болуы т.б) ескерілуі шарт.
Жоғарыда аталған принциптер құндылық сараптамасын жүргізу кезінде құжаттың
Құжаттың шығу тегі жөніндегі критерийге мыналар жатады
[6-қосымша]
Ұйымның мемлекеттік басқару жүйесі мен нақты бір саладағы
Құжаттың жасалған уақыты мен орыны.
Құжаттар мазмұны критерийіне жататыңдар [7-қосымша]
Құжатта сипатталған оқиғаның (көріністің, нәрсенің) мәні;
Құжат ақпаратының мәні, оның өзге құжаттарда қайталануы, мақсатты
Құжаттың сыртқы ерекшеліктері критерийіне жатады [8-қосымша]
Құжаттың заңдылығы (қол қойылып, мөр басылуы)
Резолюциялардың, визалардың, белгілердің т.б болуы;
Құжаттағы мәтіннің берілу ерекшелігі;
құжат түсірілген материалдық негіз ерекшеліктері;
құжаттың физикалық жай-күйінің ерекшелігі.
ұйымның әрбір құрылымдық бөлімшесіне мынадай тізімдемелер дайындау міндеті
тұрақты сақталатын істердің тізімдемесі;
жеке құрам бойынша істердің тізімдемесі;
уақытша (10 жылға дейін) сақталатын істердің тізімдемесі.
Қзақстан Республикасының ҚР СТ 1037-2001 « Іс қағаздарын
14
«мұрағат қорының сақтау бірліктерін есепке алатын және олардың
Құрылымдық бөлімшелердің (қызмет бағыттарының ) істер тізімдемесі тиісті
Тізімдемелердің сапасы мен дер кезінде жасалуына ұйым құрылымдық
Тиісті тізімдемелерге іс тақырыптарын енгізу негіздемесі ұйымның істер
Құрылымдық бөлімшелердің (қызмет бағыттарының) тізімдемелері белгіленген форма
Тізімдеменің сипаттамалық мақаласы мынадай элементтерді қамтиды [10- қосымша]
істердің (томдардың, бөлімдердің) реттік нөмірлері;
іс (том, бөлім) индексі;
іс (том, бөлім) тақырыбы;
іс (том, бөлім) датасы;
5) істердің (томдағы, бөлімдегі) парақтар саны;
6) істердің сақталу уақыты;
7) ескертпе
Тізімдеме жасау кезінде мына ережелер сақталуы керек;
істер тізімдемеге ұйымның істер номенклатурасындағыдай етіп жүйеленеді;
әрбір іс (том, бөлім) тізімдемеге дербес нөмірмен ендіріледі;
15
тізімдеме бағандары іс мұқабасына шығарылған мәліметтермен дәл сәйкес
«Ескертпе» бағанына істің өзге құрылымдық бөлімшеге берілетіні туралы,
Тақырыптары бірдей істі қатарынан ендіру кезінде
Аяққы сипаттамалық мақаладан кейін , тізімдеме соңынан қорытынды
Істер тізімдемесіне ұйым құжаттамалық қызметінің басшысы виза қояды,
Тиісті істер тізімдемесі екі дана етіп жасалады ;
Құрылымдық бөлімшелердің (қызмет бағыттарының) істер тізімдемесіне нөмірді
16
істер тізімдемесіне нөмір беру кезінде істер номенклатурасындағы оның
Уақытша (10 жылға дейін) сақталатын істер ұйымның ведомстволық
Жекелеген типтік үлгілер; Бұл тарауда біз меншік
Жеке құрам бойынша істер тізімдемесіне ұйымның бухгалтерлік қызмет
Бухгалтерлік қызмет орыны уақытша (10 жылдан жоғары) істер
Тиісті жылдың істер номенклатурасы бойынша бухгалтерлік қызмет орыны
17
жұмыскерлердің есеп карточкаларына, банкідегі салымдарына жалақыларын аудару жөніндегі
қорлардың есебі, жалақы лимиттері және олардың дұрыс бөлінуін
3)орындау парақтары т.б
18
1.3 ҰЙЫМ ВЕДОМСТВОЛЫҚ (ЖЕКЕМЕНШІК)
Құндылық сараптамасын ведомстволық (жекеменшік) мұрағат қызметкерлері
Құжаттардың құндылық сараптамасы Қазақстан Республикасы «Ұлттық мұрағат қоры
Ведомстволық (жекеменшік) мұрағатта құжаттар құндылығына сараптама жүргізу ұйым
Ведомстволық (жекеменшік) мұрағат бойынша құжаттар құндылығын сараптау кезінде
Құндылық сараптамасы іс құжаттарын біртіндеп парақтай отырып жүргізіледі.
Істерді мұқабаға шығарылған немесе тиісті құрылымдық бөлімшенің істер
19
бойынша ғана таңдауға жол берілмейді.
Парақтап қарау кезінде істегі құжаттардың екінші және одан
Сараптама жүргізу кезінде мұқабалардың ресімделуі, іс парақтарының нөмірленуі,
Құжаттар құндылығын сараптаудағы үшінші кезең қорытындысы бойынша мынадай
тұрақты сақталатын істер жиынтық тізімдемесінің тарауы
жеке құрам бойынша істер жиынтық тізімдемесінің тарауы
уақытша (10 жылдан жоғары) сақталатын істер жиынтық тізімдемелерінің
сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акті
20
II ТАРАУ ЭЛЕКТРОНДЫҚ ҚҰЖАТТАР
2.1 ҚҰНДЫЛЫҚ САРАПТАМАСЫНЫҢ ЗАМАНАУИ ТЕОРИЯЛАРЫ
Қазіргі кезде мұрағаттық сақтауға келіп түсіп жатқан электронды
Қазіргі заман жаhанданған ақпараттық кеңістік заманы болып отыр.
Бұрынғы Одақ елдерінде қағаз негізінде құжаттар құндылығына сараптама
21
құндылығына сараптама жасау мен оларды есепке алу ісіне
Құндылық сараптамасының заманауи теориялары бойынша функциональдық тәсілге неғұрлым
22
2. 1. 1 ФУНКЦИОНАЛЬДЫҚ ТӘСІЛ
Бұл схема, қағаз негізді құжаттар бойынша жұмыс
Біріншіден, бұл тәсіл арқылы билік органдары мен ұйымдарда
Екіешіден, құндылық сараптамасын жасаушы мамандар үшін электронды ақпарат
23
Мәселен, ұйымдар, соның ішінде билік органдары, аутсорсинг аясында
Мұндай жағдайда формальды түрде билік органына тән, бірақ
Бұл электронды құжаттардың сақталу мерзімін қай ұйым белгілеуі
Мұның әдістемелік тұрғыдан шешуі қиын түйін екендігі айқын
24
Бұл жағдайда қиындықты женуге тағы да сол функциональдық
Ол ұйымның өз функцияларын орындау барысы құжатталуы тиіс
Үшіншіден, мәлімет базаларының қай түрге жататының анықтау да
Автоматтандырылған ақпарат жүйесіне ендірілген электронды құжаттардың номиналын (демек,
25
қосудағы мақсат пен міндеттерді, оның құрамын, кіріс және
Төртіншіден, электронды құжаттардың бірегейлігі және типтілігі мәселелерін
26
Бұл функциональдық тәсілмен қосыла отырып мұрағат қорлары құрамын
27
2. 2. 2 ДЕРЕКТАНУ ЖӘНЕ АҚПАРАТТЫҚ ТӘСІЛ
Қайталану критерийін қолданудың әдістемелік негізгі деректану мен
Бұл міндетті ақпарат ағынын модельдеу әдісі арқылы
Функциональдық және ақпараттық тәсілдерді ұштастыру мұрағат қорларындағы ақпараттардың
Бірінші кезекте ақпараттар саны мен обьектілердін немесе оқиғалардын
28
Бұл ең алдымен ақпарат таратудың және сақтаудың оңтайлы
Әлеуметтік процестердегі ақпарат рөлін зерттеу нәтижелері шынайы дерек
29
Бұл орайда ақпараттар тікелей өз дерек көзінен
көзінен алынды ма, бастапқы ақпараттардың қайта жаңару кезендері
Іс жүзінде барлық көрнекті теоретиктер ақпараттардың
Бастапқы қағаз құжаттарды тұрақты сақтау қажеттілігі « мұрағат
30
ұйымдардан келіп түсетін бастапқы деректерді қамтиды. Бұл
Бесіншіден. Электронды құжаттардың түпнұсқалық критерийі жөніндегі мәселе де
Қазіргі электронды құжаттардың елеулі бөлігі таза формальды себеп
31
Атап атсақ электронды құжаттарды (банктік, салықтық және кедендік
ТМД елдеріндегі заңнамалық базаның бір ерекшелігі, мұнда заңдық
Ақпараттық технологиялардың даму деңгейі әзірге электронды құжаттарды цифрлы
Бүгінгі күні бақылау сипаттамалары мен жекелеген реквизиттері дәстүрлі
Егер бұл электронды құжаттар заңдық күшке ие бола
32
өзге критерийлер кешенімен қосып барып қолдануға ғана рұқсат
Электронды құжаттардың құндылық сараптамасына қолданылатын критерийлердің өзіндік
Мәселен, ақпаратты жазу тәсілі жеткізгіш негіздің типіне және
Магнитті, оптикалы, қатқыл материалдан жасалған жеткізгіш негіздер (флэш-карталар,
33
Тағы бір маңызды критерий электронды құжаттар мазмұнын жеткізу
компьютерлік формат типі. Басқару сипатындағы немесе ғылыми –
Өзіндік ерекшелігі басым критерийлердің бірі электронды құжаттарды куәландыру
34
Электронды құжатты ресімдеу дегенді бұл жерде ақпараттарды технологиялық
Ең соңында, құжаттардың физикалық жай-күйі критерийі де электронды
35
Электронды құжаттарға құндылығына сараптама жасау кезінде технологиялық ерекшеліктер
электронды құжаттардың бірегей бағдарламалық қамтамасыз ету үйесін пайдаланбай-ақ
мұрағаттың ақпараттық жүйесімен технологиялық үйлестік;
электронды құжаттар сәйкстілігі мен тұтастығын қамтамасыз етуге байланысты
электронды құжаттарды қайта жаңғырту, миграциялау және сәйкестілігі мен
Советтік мұрағатістері тәжірибесінде құндылық сараптамасы бойынша қабылданған, әсіресе
36
Қортынды
Ұйымды қайта ұйымдастыру процесі басталысымен оның құрылымдық бөлімшелері
Құжаттар құндылығына жасалатын сараптама бірнеше принцптерге негізделген. Құндылық
Бұл электрондық құжаттарды мұрағаттық сақтауға қабылдау кезінде олардың
37
қолданылатын тәсілдердің өзіндік ерекшеліктері мен типтік сипаты туралы
38
Пайдаланылған әдебиеттер тізімі:
Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Поктическое пособие.
Андреева В.И. Делопроизводство АО“Бизнес – школа” “ Интел
Арнольдов А.И “ Информация – глобальная ценность XXI
Москва 1997г
Главное архивное управление при совете министров. Труды Вниидад
ГОСТ 6.10.1 – 88 Унифицированные системы документации
Основные положения . М, издательство стандартов 1988г
Документоведение- Краснадор 1995 г.
З.В Крайская “Архивоведение ” Мосва 1996 г
“ Кадрлық құжаттама ” Құрманова Б.Ж. Ақтөбе 2006
Комплектование документов и экспертиза их ценности. В.В. Цаплин
Комплектование документов и экспертиза их ценности.
З.П.Ходоков, В.В.Цаплин. Системо-норманивно-методических пособий по экспертизе ценности документов.
11.Комплектование документов и экспертиза их ценности. М.Х.Абилова, некоторые
омплектование документов и экспертиза их ценности. С.Е.Черных о
Комплектование документов и экспертиза их ценности.
39
Организационно – методическая помощь ведомственным службам.”Сов архивы ”
14. Кушнаренко Н.Н “Документоведение” Киев 2001г
15. ҚРМСТ 1037-2001 “ Іс жүргізу және
16. ҚРМСТ 1042-2001 “ Ұйымдық - өкімдік құжаттар”
17. Ларысов Н.С “ Документоведение “ Москва 2006г.
18. Левнин В.А “Факторное регулирование ценности информаций управленческих
19. Организация работы архивном учереждений. Ведомость архивами. Москва
20. Правила. Работы с научно- технической документацией в
21. Садирова К.К. “Құжаттану ” Ақтөбе 2005ж
22. Салагаев В. Шалабаев Б. “ Іс жүргізуді
23. Стенюков М.В. “Делопроизводство” Москва 2001г.
24. Тименко А.В. “Делопроизводство и основные нормативное требование
25. “ Іс жүргізу және мұрағат ісі