МАЗМҰНЫ
Кіріспе...................................................................................................................4
І ВедомствАлық мұрағат ұғымы және оның қызметінің ұйымдастырылуы
1.1. Ведомствалық мұрағат ұғымы....................................................................7
1.2. Ведомствалық мұрағат қызметінің ұйымдастырылуы........................11
1.3. Мұрағат құжаттарын қалпына келтіру...................................................20
ІІ Істерді ведомствАлық мұрағатқа тапсыру және әзірлеудің қағидалары
2.1. Істі ведомствалық мұрағатқа тапсыру мен әзірлеудің жолдары........23
2.2. Мекемеде іс тізімдемесін құру мен рәсімдеу............................................27
Қорытынды..........................................................................................................31
Пайдаланылған әдебиеттер тізімі....................................................................33
Қосымша
Кіріспе
Зерттеу жұмысының өзектілігі: Ведомствалық мұрағат және оның
Зерттеудің мақсаты мен міндеті: Менің курстық жұмысты жазудағы
Мақсатқа сай зерттеу жұмысымда міндеттер шешіледі:
мемлекеттік және ведомсвталық мұрағаттарға берілген анықтамаларға талдау жүргізу;
құжаттарды ведомсвталық мұрағатқа тапсыру ісін зерттеу;
ұйымның тұрақты жұмыс істейтін сарапшы комиссиясының жұмысына сипаттама
ұйым құжаттарының құндылығын сараптаудың қорытындыларының рәсімделуіне сипаттама беру;
құжаттардың көмескіленген, өшіп бара жатқан мәтіндерін қалпына келтірудің
мекемеде іс тізімдемесін құру және рәсімдеудің жолдарын анықтау;
Курстық жұмысымның теориялық және практикалық құндылығы: Курстық жұмысымның
ведомствалық мұрағат ұғымы;
ведомствалық мұрағат қызметінің ұйымдастырылу жолдары туралы мәлімет;
мұрағат құжаттарын қалпына келтірудің жолдары;
істі ведомствалық мұрағатқа тапсыру мен әзірлеудің жолдары;
мекемеде іс тізімдемесін құру және рәсімдеудің жолдары;
Курстық жұмыстың әдістері мен құрылымы: Курстық жұмысымның тақырыбының
Курстық жұмыстың құрылымы: кіріспеден, 2 тараудан, қорытынды мен
Зерттеудің дерек көзі. Курстық жұмысты зерттеу барысында көптеген
Теориялық мәліметтер алынған ғылыми әдебиеттерге шолу: Курстық
М. Ғ. Жүкенова «Іс қағаздарын жүргізу» 50-61 беттер.
«Ведомствалық мұрағаттар қызметінің» негізгі ережелері» 3 - 6
«Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу» №7 2009 басылым 33-38
НТМL: / WWW. GOOGLE. З. Хашимбаева, ҚР Президенті
НТМL: / WWW. чамbеry СТ-РК 1037-2001 Делопроизводствои и
І Ведомствалық мұрағат ұғымы және оның қызметінің ұйымдастырылуы
1.1 Ведомствалық мұрағат ұғымы
Ведомствалық мұрағат - ұлттық мұрағат қорының құжаттарын, сондай
Ведомствалық мұрағат дербес құрылымдық бөлімше ретінде немесе мекеменің
Ведомствалық мұрағаттар қызметінің негізгі ережелері Қазақстан Республикасының Ұлттық
Ведомствалық мұрағат өз міндеттерін, функцияларын жинақтау көздері мен
Мекеме құрылымында ведомствалық мұрағат құру мүмкін болмаса ведомстволық
Ведомствалық мұрағаттың немесе оған жауапты адамдардың жұмыстары жоспарлануы
Ведомствалық мұрағат жұмысының тиімділігі оның қызметін регламенттейтін нормативтік
Мекеменің ведомствалық мұрағаты үшін дербес орын мен жай
Мұрағатқа арналған орын мен жайды өзге мақсаттағы ешбір
Мұрағат орын - жайы өрт шығу қаупінен және
Мұрағаттың орналасқан жері құжаттарды шұғыл көшіру жағдайында лифтіге
Мұрағаттарды ылғалды, жылу жүйесі жоқ орындарға, жертөле мен
Су және жылу жүйесі құбырлары тартылған және басқа
Мұрағат орын жайының электр желілері қорғалған, жабық розеткалары
Мұрағатта өртке қарсы құлпы берік, тығыз жабылатын есіктер
Мұрағаттың терезелері сенімді түрде герметизациялануы тиіс. Цоколды және
Мұрағат орын - жайында ауаның табиғи немесе жасанды
Құжат сақтауға қолайлы құралдар мен жылжымалы метал
Отқа төзімді қаптамасы бар санитарлық - биологиялық қалпы
Құпия, айрықша құнды құжаттар мен есеп - қисап
Стелаждар мұрағатта былайша орнатылады:
терезелі қабырғаға пернендикуляр (терезесі жоқ орындарда жайдың, құрылғының
қатарлардың аралық қашықтығы (негізгі өткел) 120 см;
стеллаждар аралығындағы өткел ені – 75 см;
сыртқы қабырға мен қабырға параллель тұрған стелаждар аралығындағы
қабырға мен стеллаж бүйірінің аралық қашықтығы-45см;
еденнен төменгі сөреге дейінгі қашықтық кемінде - 15
терезеге және жылу көздеріне дейінгі аралық кемінде -
Ведомствалық мұрағатқа арналған орын - жай күзет сигнализациясымен
Мұрағат орын - жайында өрттің алғашқы белгісін
Мұрағат орын - жайы алғашқы өрт сөндіру құралдарымен,
Автоматты өрт сөндіру жүйелеріне құжаттардың бүлінуіне кері түспейтін
Өрт қауіпсіздігі нормаларын сақтау үшін жалпы мемлекеттік өртке
1.2 Ведомствалық мұрағат қызметінің ұйымдастырылуы
Мемлекеттік мұрағаттың толықтырылу жайы ұйымда құжаттардың ведомствалық сақталу
1) Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігінің, Қазақстан Республикасы Парламентінің,
2) министерстволарға, өзге де орталық атқару органдары
3) жарғылық капиталында мемлекеттік меншік үлесі басым ұлттық
4) өкілетті органдар мен атқару органдарының және арнайы
5) облыстық бағыныстағы мемлекеттік заңды тұлғалар (Астана және
6) қалалық және аудандық бағыныстағы мемлекеттік жаңды тұлғалар
7) азаматтық хал актілерінің жазбалары, шаруашылық емес бағыттағы
8) ғылыми-зерттеу бағытындағы, технологиялық және патенттік-лицензиялық бағыттағы құжаттамалар
9) тәжірибелік - конструкторлық құжаттамалар - 15 жыл;
10) жобалық құжаттамалар – 20 жыл;
11) картографиялық құжаттамалар – 25 жыл;
12) геодезиялық құжаттамалар – 25 жыл;
13) телеметрикалық құжаттамалар – 5 жыл;
14) машиналық негіздерге түсірілген құжаттар – 5 жыл;
15) киноқұжаттар, дыбысты құжаттар мен видеофонограммалар – 3
16) фотоқұжаттар – 3 жыл.
Мемлекеттік емес ұйымдағы жекеменшік мұрағатта Ұлттық мұрағат қоры
Қазақстан Республикасының «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы»
Бұл құжаттарда көрініс тапқан ережелерді жүзеге асыру масқатында
Әдістемелік ұсынымдарда құжаттарды орталықтандырылған есепке алу ісін жүргізу
Осы нормативтік құқықтық құжаттарға сәйкес мемлекеттік мұрағаттарды толықтыру
Мемлекеттік мұрағаттар өз кезегінде үш жылда бір рет
Мұрағат паспорты ведомствалық мұрағаттың орталықтандырылған есебін жүргізу ісінде
Паспорттарды толтыру бір қарағанда жұмыстың жай техникалық бір
Сонымен паспорттар мынадай есептік мәліметтері негізінде толықтырылады: құрылымдық
Мәліметтер паспортқа тек ведомствалық мұрағаттарда сақтаулы тұрған құжаттар
Өз қызметі барысында басқару құжаттамаларын жасайтын ұйым мұрағатының
Бірінші тарау «Жалпы мәліметтер».
2 бағанда – ведомствалық мұрағатта сақтаулы қанша қор
3 бағанға мұрағат қоймасындағы сақтау алаңының көлемі жазылады.
4 бағанға ведомствалық мұрағатқа қарасты мұрағат қоймасының толтырылуы
Паспорт формасының негізгі екінші бөлімі бойынша 2,3,4,5 бағандар
Тұрақты сақталатын басқару құжаттамалары істерде, томдарда немесе істердің
9 бағанға есептік жылдың бас кезінен санағанда белгіленген
Жыл ішінде тұрақты сақталатын басқару құжаттары мен жеке
Паспорт формасындағы үшінші бөлімге ұйым ведомстволық мұрағатының штаттағы
Паспорт формасының соңғы жағында құжаттарды сақтаудың шарттары туралы
Паспорт формасына ұйым басшысы қол қояды. Қол қойған
Есепті жылға жасалған паспорт формасы 2 дана етіп
Өз қызметінің барысында ғылыми - техникалық құжаттамалар түзетін
Мұрағатта сақталатын ғылыми - техникалық құжаттамалар, тұрақты сақтаудағы
ғылыми зерттеу құжаттамалары (ғылыми - зерттеу тақырыбы бойынша
графикалық, конструкторлық, технологиялық, жобалық, геодезиялық және картографиялық құжаттамалар
контрукторлық, технологиялық, жобалық, геодезиялық және картографиялық сипаттағы мәтінді
патенттік - лицензиялық құжаттамалар, өнертапқыштық ұсыныстар уақытша еңбекке
Мерзімінен тыс сақталған ғылыми - техникалық құжаттамалар 9
Паспорт формасының төртінші және бесінші бөлімдерін толтыру ретін
Қызмет барысында дыбысбейнелі құжаттамалар түзетін ұйым паспорт формасын
Тәртіпке келтірілмеген дыбысбейнелі құжаттамалардың мынандай түрлері сақтау бірлігі
киноқұжаттар (деректі кинофильм, бір дербес кадры, киножурнал, арнайы
фотоқұжаттар – негативтің нақты бір дербес кадры, панорамалақы
фоноқұжаттар дыбысты ақпараттар жазылған дербес магниттік лента рулоны,
бейнеқұжаттар – дербес пленка рулоны, видеокассета, компакт-кассета, компакт
Паспорт формасының бірінші, екінші, үшінші және төртінші бөлімдеріндегі
Дыбыс бейнелі құжаттамалар белгіленген талапқа сай сәйкес тұрақты
фотоқұжаттар үшін сақтау бірлігі бойынша;
киноқұжаттар үшін есепке алу бірлігі;
фоноқұжаттар үшін есепке алу бірлігі сақтау бірлігі дыбысталу
бейне құжаттар сақтау бірлігі бойынша;
Әдетте, Ұлттық мұрағат қоры құрамына жататын дыбысбейнелі құжатамалар
Бірыңғай электронды құжат айналымының өндірілуіне байланысты электрондық негіздегі
Ұйым өз қызметі барысында ғылыми - техникалық құжаттамалар
Сақтау мерзімі «Тұрақты» деп көрсетілген немесе ұйым номенклатурасына
жеке құрам бойынша құжаттар;
ғылыми - техникалық және дыбыс бейнелі құжаттамалар;
1.3 Мұрағат құжаттарын қалпына келтіру
Қазақстан Республикасы Президенті Мұрағаты құжаттарындағы ең көне мәліметтер
Өкінішке орай, ол уақытта құжаттарды сапалы негіз түрлеріне
Мұрағат 1998 жылдан бастап жоспарлы түрде ең әуелі
Көшірме «мұрағат көшірмесі» деген мөртабанмен куәландырылады. Құжаттар мәтіндерінің
2002 жылы Мұрағат бойынша мәтіндерді қалпына келтіру мен
2008 жылы Мұрағат директорының бұйрығы бойынша мәтін теру
ІІ Істерді ведомствалық мұрағатқа тапсыру және әзірлеудің қағидалары
2.1 Істі ведомстволық мұрағатқа тапсыру мен әзірлеудің жолдары
Құрылымдық бөлімшелерде істерді жасақтау ұйым мұрағатының немесе мұрағатқа
Істерді жасақтау кезінде мынандай негізгі талаптарды сақтау қажет.
1) бір мәселені шешуге байланысты түзілген құжаттардың бәрі
2) іске әрбір құжаттың бір - бір данасы
3) іске қосылған әрбір құжат мемлекеттік стандарттар талаптарына
4) бір жылдың құжаттары бір іске топтастырылады;
5) тұрақты сақталатын құжаттар бір бөлек, уақытша сақталатын
6) тұрақты сақталатын құжаттар бір бөлек, уақытша сақталатын
7) іс 250 парақтан, қалыңдығы 4 см ден
Құжаттар іске белгілі бір мәселені көтеруде өз мазмұндарына
Қосымшалар жасалған немесе бекітілген даталарына қарамастан, өздеріне тиісті
Істерді жасақтау кезінде құжаттардың мемлекеттік тілдегі орыс және
Бұйрықтар негізгі қызмет бойынша жеке іске салынады.
Жеке құрам бойынша бұйрықтар ол құжаттардың сақталу мерзімдеріне
Мемлекеттік ұйымдар қызметі барысында түзілетін типтік құжаттар тізбесінде
75 жыл сақталатын құжаттар қатарына мынандай бұйрықтар енеді:
• жұмысқа қабылдау туралы;
• лауазымдық орындарға тағайындау туралы;
• сыйлық беру туралы;
• ынталандыру туралы;
• ұзақ мерзімдік іссапарлар жіберу туралы;
• еңбек шартын тоқтату туралы бұйрықтар;
5 жыл ғана сақталатын құжаттар қатарына мынандай бұйрықтар
• кезекті еңбек демалысын беру туралы;
• жаза қолдану туралы;
• қысқа мерзімді іссапарларға жіберу туралы бұйрықтар;
Ведомствалық мұрағаттарда жұмыс жүргізудің негізгі ережелері бойынша өкімдік
Қызметкерлердің жеке карточкалары жеке құрам картотекасын құрайды. Жеке
Кеңестердің, комиссиялардың мәжіліс хаттамалары мен оларға қатысты құжаттар
Жеке істердің еңбекақы жөніндегі бет есептері дербес іске
Еңбек шарттары жеке істер құрамына енгізіледі немесе дербес
Қатынас қағаздары әдетті күнтізбелік жыл бойынша топтастырылады және
Жеке тұлғалар тізімдері мен міндетті зейнеткерлік жарнаны
Жоспарлар, есеп беру құжаттары, сметалар, лимиттер мен штат
Істер аяқталған соң бір жылдан кейін оларды ұйым
Істер мұрағатқа іс тізімдемелері бойынша ретке келтіріліп барып
Құжаттардың құндылығын сараптау кезінде ең маңызды анықтама оқулық
Құжаттар тізбесінің екі түрі бар [№4 Қосымша].
1) сақтау мерзімі көрсетілген тізбе;
2) мемлекеттік сақтауға жіберілген тізбе;
Сақтау мерзімі көрсетілген тізбе екі топқа бөлінеді: құжаттардың
2.2 Мекемеде іс тізімдемесін құру мен рәсімдеу
Ведомствалық мұрағат жұмысының негізгі заңдылығында өлшемдер негізінен үш
Мұрағатты толықтыру мемлекеттік мұрағаттардың басшылығымен және бақылауымен жүргізіледі.
Мемлекеттік және ведомствалық мұрағатта толықтыру жұмысы бірдей, бір
Толықтыру негіздері болып, мемлекеттік және ведомствалық мұрағатқа құжаттарды
Олардың тізімі жасалынып, үш түрлі категорияға бөлінеді.
Саяси, ғылыми және мемлекеттік құндылығы жоғары құжаттарды дайындайтын
Нақты ғылыми және мәдени құндылығы бар құжатар дайындайтын
Анықтама беретін, мемлекеттік сақтауға қабылданбайтын құжаттар дайындайтын мекеме.
Әрі қарай тізімде бірнеше өзгерістер енгізілген. Бұл тізім
Осыны негізге ала отырып, жергілікті мұрағат мекемесі 2
1 тізім – мемлекеттік мұрағатқа құжаттары қабылданатын мекеме;
2 тізім – мемлекеттік сақтауға құжаттары қабылданатын мекеме;
Толықтыру негізі мекемелері тізімін қарайық. Бұл тізімде №1,
а) үнемі сақтауға құжаттарына толық тапсыратын мекеме;
б) құжаттарының мазмұны құнды және оны сараптау комиссиясы
в) таңдалып алынып, құжаттарын коллекция түрінде тапсыратын мекеме;
Мұрағатқа құжаттар үнемі және уақытша сақтауға тапсырылады. Құжаттар
15 жыл – жоғары атқарушы комитет министрліктің,
10 жыл – облыстық, аймақтық басқармаларының қалалық мекемелердің
5 жыл – аудандық қалалық мекемелер құжаттары
75 жыл - ғылыми -атехникалық құжаттар, көшірмелер;
3 жыл - кино құжаттары, фотосуреттер.
Мемлекеттік мұрағатқа құжатты тапсырар алдында мұрағат қызметкері істің
Осы тәртіппен қабылданған құжаттар ғана мемлекеттік мұрағаттарда сақталынады.
Мұрағаттық құжаттардың есебін алу оларды сақтауға, құрамын білуге
Мұрағатта сақталатын іс қағаздар есепке алынады. Мұрағаттағы құжаттарды
Орталықтандырылған есеп. Бұған әр облыс, аймақ пен республикадағы
Мемлекеттік, ведомствалық мұрағаттарда есептің жалғасы, яғни ұштастыру;
Динамикалық есеп, яғни келген және кеткен құжаттардың есебі.
Қорытынды
Курстық жұмысымды қорытындылай келе ұйымдар өз қызметінде пайда
Тұрақты және ұзақ мерзімді құжаттарды сақтау үшін ұйымдарда
Тұрақты және ұзақ сақталудағы аяқталған істер екі жыл
Құжаттарды ведомстоваға тапсыру ісі: құжаттардың құндылығын сарапқа салуды,
Іс жүргізілген жыл аяқталғаннан кейін құжаттаманы басқару қызметінің
Ұйымның тұрақты жұмыс істейтін сарапшы комиссиясы немесе орталық
Сарапшы комиссиялар кеңесші органдар болып табылады. Олардың шешімдерін
Құжаттардың құндылығын сарапқа салу тұрақты сақталатын істерді әр
Сақталу мерзімі біткен құжаттар осы құжаттар мен істердің
Тұрақты сақталатын және адамдар құрамы жөніндегі істер толық
Тұрақты және ұзақ сақталатын істердің мұқабасы белгіленген нысанда
Мұқабадағы көрсетілген мерзім істің басталған және аяқталған жылына
Бірнеше томнан тұратын істердің мұқабаларында әр томдағы құжаттардың
Дәл күнтізбелік мерзімі белгіленгенде күні, айы және жылы
Мерзімді цифрлармен қысқартып жазуға рұқсат етіледі. Мұқабада тізімдеме
Ұйымның атауы өзгерген кезде істегі құжаттар қамтыған кезеңнің
Тұрақты және ұзақ уақыт сақталатын істердің мұқабаларындағы жазуларды
Құрылымдық бөлімшелердің қызметкерлері іріктеп алған және ресімделген істерге
Құрылымдық бөлімшелер әзірленген тізімдемелер бойынша құжаттар ведомствалық мұрағатқа
Уақытша сақталатын істер тігілмейді, парақтары нөмірленбейді, сөйтіп сақталу
ПАЙДАЛАНЫЛған әдебиеттер
1. Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документов фирмы.
2. ГОСТ 6.10. 1-88 Унифицированные системы документации. Основные
3. Ведомстволық мұрағаттар қызметінің негізгі ережелері 2003 жыл
4.Кушнаренко Документоведение
5. Кудряева В.А. Организация работы с документами:
6. Қазақстан Республикасындағы «Тіл» туралы Заңы
7. Лихачев М.Г. Документы делопроизводство Справочные пособие.
8. Мингалиев В.С., Ларин М.В., Специальные системы документирования
9. Сергазин Ж.Ф. Обеспечение документов архиве Алматы,
10. Садирова Құжаттану Ақтөбе, 2006
11. Стенюков М.В. Документы Делопроизводство М; ПРИОР,
12. Спивак В.А. Делопроизводство. Санкт-Петербург: Питер,
13. Салогаев В., Шалабай Б. Іс қағаздарын жүргізу
14. СТ. РК 1037-2001 Делопроизводство и архивное
15. Пишенко Делопроизводство и основные нормативтыне требования
16. Мұрағат ісі Д. Әбдіқадырова