КІРІСПЕ
Қазақстан Республикасының 2007 жылы қабылданған «Ақпараттандыру туралы» заңында
Ақпараттық ресурстар – ақпараттық жүйелерде бар, тиісті бағдарламалық
Сонымен, бұл заңның жарыққа шығуы ақпаратты қорғауды, сақтауды,
Мамандардың еңбек нарығында бәсекелестік қабілеті болу үшін, олар
Ақпараттық ортадағы маман үшін ғылыми-техникалық шығармашылық мәні мен
Жалпылай компьютерлiк техниканы кең
Осыған байланысты бiздiң жұмысымыздың зерттеу объектісі - шаруашылық
Қазіргі таңда шаруашылық қызметін қадағалауды аќпараттандыру процесі қоғамның
Мекемелерде іс қағаздарын жүргізуді жүзеге асыру басқарма жұмысын
Басқарма жұмысы ақпаратты жинаудан, өңдеуден және жеткізуден тұрады.
Дипломдық жобаның мақсаты - әкім шаруашылық қызметін қадағалау
Жобаның мақсатына сай келесі міндеттер қойылған:
- ұсынылып отырған АЖ негізі мен пән аймағын
- нәтижелердің негізінде пән аймағын талдай отыра, зерттеу
мәліметтер базасы құрылымына сипаттама беру;
өңдеу құралын таңдай отырып, мәліметтер базасын (МБ) құру;
МБ бар ақпараттың негізінде, қойылған критерийлерге талдау жасау;
пайдаланушы қолданатын қосымшаларды өңдеп таңдау.
Аталған дипломдық жұмыстың міндетінің бірі – жоғарыда көрсетілген
1 ТАЛДАУ БӨЛІМІ
1.1 Пәндік аймақты сипаттау
Әкімшілік құқықтың құрамдас бір бөлігі мемлекеттік қызмет болып
Мемлекеттік қызмет – мемлекет қызметтің бір саласы және
Мемлекеттік қызметшілердің құқықтық жағдайларын Қазақстан Республикасының 1999 жылғы
Қазақстан Республикасында мемлекеттік қызметтің ұйымдастырылуы мен атқарылуы келесі
Мемлекеттік қызметшілер лауазымдарының құрамына мемлекеттік қызметшілердің саяси және
Ерікті еңбек ету құқығы. Қазақстан Республикасы Конституцияның 24-бабына
Қызмет түрін ерікті түрде таңдау мынаны білдіреді. Азамат
Қызмет түрін ерікті таңдауға қойылатын шектеудің мәні мынада,
Еңбек шарты. Қазіргі жағдайларда еңбек қатынастарына тұру үшін
Еңбек шартының мерзімі. Еңбек шарты әрқашан уақытша шеңберде
Жұмысқа қабылдау кезеңіндегі сынақ мерзімі. Қызметкердің тапсырылған жұмысқа
Егер қызметкер қылмысы үшін сотталса, шарт бұзылады және
Еңбек жағдайларында жұмыс беруші, қызметкерге оның атқаратынынан артық
Еңбек жағдайлары қызметкердің өмірі мен денсаулығы қауіпсіздігін қамтамасыз
Шет ауданы әкімшілікі жалпы мемлекеттік саясатты орындау
Әкімшіліктің қызметі Қазақстан Республикасының Конституциясы және «Қазақстан Республикасында
Ақпараттық–аналитикалық, құқықтық ұйымдастыруы және әкімшіліктің материалдық–техникалық қамтамасыз ету
Әкімшілікке келіп түсетін корреспонденциялық өңдеулер және әкімшіліктің іс–жүргізушілігі,
Әкімнің орынбасары және аппарат жетекшісі әкімшілік қарайтын енгізулерінің
Әкімшілік отырысында қаралатын жоспарланған сұрақтар тізімін әкім бекітеді.
Аудан әкімінің құрылымы
1.Аудан әкімі
2. Аудан әкімінің 1-ші орынбасары
3. Аудан әкімінің 2-ші орынбасары
4. Аудан әкімінің 3-ші орынбасары
4. Аппарат басшысы
5. Аудан әкімінің көмекшісі
6.Ұйымдастыру және кадрлар жұмысы бөлімі.
6.1 Ұйымдастыру және кадрлар жұмысы бөлімінің меңгерушісі;
6.2 Ұйымдастыру және кадрлар жұмысы бөлімінің бас
7. Үйлестіру бөлімі.
7.1 Үйлестіру бөлімінің меңгерушісі;
7.2 Үйлестіру бөлімінің бас маманы;
8. Құжаттамалық және қаржы-шаруашылық қамтамасыз ету бөлімі.
8.1 Құжаттамалық және қаржы-шаруашылық қамтамасыз ету бөлімінің меңгерушісі;
8.2 Құжаттамалық және қаржы-шаруашылық қамтамасыз ету бөлімінің
9. Бақылау, мемлекеттік сатып алу, құқықтық және жедел
9.1 Бақылау, мемлекеттік сатып алу, құқықтық және жедел
9.2 Бақылау, мемлекеттік сатып алу, құқықтық және жедел
қамтамасыз ету бөлімінің бас маман – заңгері;
9.3 Бақылау, мемлекеттік сатып алу, құқықтық және жедел
Әкімшілік өзінің ішкі және сыртқы жұмыстарын мемлекеттік қызметтермен
Әкімшіліктің ішкі жұмысы ақпаратты енгізу, жіберу және оны
Әкімшілік отырысында сұрақтарды енгізген аппараттар бөлімі, әкімшілік отырысына
Тізімнен жоспарланған сұрақтар шешімін бекітуді немесе оны басқа
Әкімшіліктің негізгі мақсаттары:
Қазақстан Республикасының Заңдарын, Президенттің, Үкіметтің, облыс, қала, аудан
Аудан әкімдігінің отырыстарын, аппараттық жиындар мен актив жиналыстарын
Жергілікті жерде кадр саясатын жүзеге асырып, кадр мәселесі
Сайлауға қатысты жұмыстарды ұйымдастыруды қамтамасыз ету.
Электрондық үкіметті қалыптастырудың мемлекеттік бағдарламасын іске асыру.
Ақпараттандыру жүйелерін жасаудың және енгізудің жұмыстарын үйлестіреді.
Аудандағы мемлекеттік мекемелерге ақпараттандыру мәселелері бойынша консультативтік көмек
Бөлімінің өкілеттілігі:
Бөлімге жоғарғы тұрған мекемелерден келіп түскен құқықтық
Бөлімде құжаттарды заңды және сауатты дайындау.
Ауданның басқару сызбасын әзірлеуге қатысу және оның құрылымын
Аудан әкімдігінің отырысына құжаттар әзірлеу, ұйымдастыру және кадрлар
Аудан әкімдігіне қарасты аудан, қала, кент, селолық округ
Аудан бойынша кадр саясатына жауапты, кадр резервін жасақтайды,
Сайлаушылар тізімін жасайды, сайлаушылар санының компьютерлік базасын
Бөлімнің қызметкерлеріне өз жұмыстарын атқарарда жеке жауапкершілік жүктеледі.
Әкімшіліктің функциялары мен құқықтары
Ауданның мемлекеттік мекемесі әрі қарай – бөлім қала
Бөлім өз құзырындағы мәселелер бойынша заңдылықта белгіленген тәртіппен
Бөлімнің толық заңды атауы: - мемлекеттік тілде: «Қазыбек
Бөлім құрылтайшысы аудан әкімдігі болып табылады.
Бөлімнің қызметі қалалық бюджеттің қаражаты есебінен қаржыландырылады.
Бөлімнің функциялары мен құқықтары:
Бөлім белгіленген заңдылық тәртібімен төмендегі функцияларды орындайды:
аудан экономикасы мен қаржысын басқару саласында мемлекеттік саясаттың
ауданның экономикалық бағдарламарын, әлеуметтік-экономикалық дамудың стратегиялық және орта
аудандық салық органдарымен бірігіп, жергілікті бюджеттердің кірістерін болжамдауды
экономиканы қаржылық сауықтыру жөнінде қала әкіміне ұсыныс жасап,
өз құзырының шегінде жергілікті бюджеттің құралуы бойынша жұмыстарды
аймақтық-әкімшілік бірліктің меншігіндегі мемлекеттік қаржылық мүддесін қорғауды ұйымдасттырады;
жергілікті атқарушы органдардың резерв қаражатын пайдалануын жоспарлауды жүзеге
Бөлімнің негізгі міндеттері:
аудан аумағында мемлекеттік экономика және бюджет саясатын
аудандық әлеуметтік-экономикалық бағдарламаларын, мемлекеттік салық саясатын жетілдіріп, жүзеге
жергілікті органдардың бюджеттерінің орындалу және қалыптастыру процестерін жетілдіру,
ауданның жасалған әлеуметтік-экономикалық бағдарламаларының іске асырылуын қадағалау және
қолданыстағы заңдылықтарға сәйкес келесі жылға қала бюджетінің жобасын
тағы басқа заңдармен жүктелген міндеттерін орындау.
Бөлімнің өзінің негізгі міндеттерін және функцияларын орындау мақсатында
бөлім өзіне жүктелген функцияларды жүзеге асыру үшін қажетті
өз құзырының шегінде заңды тұлғалардың қаржылық тәртіпті
өзіне жүктелген заңдылықтармен, осы ережелермен және өкілетті
Бөлімнің мүлкі
бөлім жедел басқару құқығымен оқшауландырылған мүлігіне ие. Бөлімнің
бөлімге бекітіліп берілген мүлік коммуналдық меншікке жатады;
бөлім бекітіліп берілген мүлікті өз еркімен бөлектеуге немесе
бөлімге заңға сәйкес белгіленген жағдайлар шегінде мүлікті реттеуге
Шет ауданы әкімі аппаратының ережелері
1. Ұйымдастыру және кадрлар жұмысы бөлімі Шет
2. Бөлім өз жұмысын атқарарда Қазақстан Республикасының
3. Бөлімді бөлім меңгерушісі басқарады. Бөлім меңгерушісін
4. Бөлімнің штаттық санын аудан әкімі бекітеді.
Аудан әкімі аппараты қызметкерлерінің функционалдық міндеттері.
Аудан әкімі 1-ші орынбасары - аудандағы нақты
Аудан әкімі 2-ші орынбасары - үйлестіру бөлімінің
Аудан әкімі 3-ші орынбасары - ауылшаруашылық бөлімі, аумақтық
Аппарат басшысы - аудан әкімі аппаратының
Аудан әкімі көмекшісі - жиындарға, әкімдік
Ұйымдастыру және кадрлар жұмысы бөлімінің меңгерушісі -
Ұйымдастыру және кадрлар жұмысы бөлімінің бас маманы -
Үйлестіру бөлімінің меңгерушісі - бөлім жұмысына жалпы
Үйлестіру бөлімінің бас маманы - мәдениет және тілдерді
Құжаттамалық және қаржы-шаруашылық қамтамасыз ету бөлімінің меңгерушісі -
Құжаттамалық және қаржы-шаруашылық қамтамасыз ету бөлімінің бас маман
Бақылау, мемлекеттік сатып алу, құқықтық және жедел қамтамасыз
Бақылау, мемлекеттік сатып алу, құқықтық және жедел қамтамасыз
Бақылау, мемлекеттік сатып алу, құқықтық және жедел қамтамасыз
1.2 Қолданыстағы ақпараттық жүйе қорларына шолу және оның
Кәсіпорында пайдаланылатын көптеген ДК-да Windows XP (Professional) ОЖ
Операциялық жүйелер компьютердің негізгі ресурстарымен (процессор, жады, қондырғы)
Әкімшілікте көптеген бөлімдер бар, әр бөлімде өздерінің бағдарламалық
Microsoft Office;
Total Commander;
Касперский вирусқа қарсы программасы;
Opera;
1С 7.7, 8.0.
LOG BOOK
Word – бұл мәтіндік редактор, яғни бұл программа
Excel – бұл Microsoft Office пакетіне кіретін электрондық
Кітап бұл парақтар жинағы. Біздің түсінігіміз бойынша кітап
Жұмыс аясы – файлдар немесе кітаптар жинағы. Ыңғайлы
Access – бұл программа арқылы деректер базасын тез
«1С:Бухгалтерия» бағдарламасы
1С 7.7, 8.0 – деректер базасының алдыңғы қатарлы
LOG BOOK бағдарламасы.
LOG BOOK програмасы құжат айналымын және іс жүргізу
Бағдарлама жұмыс аймағындағы LOG BOOK немесе құжатайналымы ярлыгын
Шыққан терезеде қолданушыны таңдап және жүйе администраторларымен әр
«Кіріс құжаттарының журналы» іс құжаттар корреспонденциясын регистациялау үшін
«Кіріс құжаттарының журналы 3 вкладкадан тұрады, олар: «Входящие
«Кіріс құжаттарының бумасы» ұқыпты орындалушылардың мекемеге келіп түскен
Оң жағынан «Бумалар бөлімінде» сізге қажет құжаттың регистрация
Құжатты белгілеп алып, сіз бөлімдегі белгіленген құжаттағы қысқаша
Сонымен қоса кез-келген вкладкада құжаттың кіріс немесе шығыс
Терезенің оң бөлігінде «Папка входящих документов»: «Содержание», «Поиск»
«Шығыс құжатының бумасы» әр қолданушыға жеке болып табылады.
Сол сияқты бөлімдегі қосымша ерекшеленген құжаттар туралы мәліметтер
Тағы да бумада құжаттың индексі және шығыс нөмірі
Терезенің оң бөлігінде «Добавить», «Изменить», «Удалить», «Просмотр», «Печать»,
«Шығыс құжаттарының журналы» берілген мекемден шығатын іскерлік корреспонденциясын
«Данные выделенного документа» аталатын бөлімде белгіленіп регистрацияланған құжаттар
Қазіргі уақытта ӘЖ (әкімшілік жүйелер) әкімшіліктің қызметтің
Әкімшілік жүйенің өлшемі, құрылымы. Қолданылатын әдістемесі бойынша, яғни
ақпараттық қамтамасыздандыру;
техникалық жабдықтау;
бағдарламалық құралдар;
байланыс пен коммуникация жүйелері (ішкі және сыртқы);
қауіпсіздік, қорғау және сенімділік жүйелері.
Ақпараттық қамтамасыздандырудың құрамы, оны ұйымдастыру әкімшіліктін алдына
Басқарудың әр объектісі үшін олардың мәндеріне сәкес келетін
жүйелілік;
иілгіштік;
тұрақтылық;
тиімділік.
Жүйелілік. АЖО-ын құрылымы функционалды тағайындалумен анықталатын жүйе ретінде
Тұрақтылық. АЖО жүйесінің принципі оның ішкі және сыртқы
Қазіргі уақытта мұндай «гибритті» ақыл-ойды құрастыру үлкен мәселе
Сонымен бірге, АЖО-ның кез-келген «мамандығына» оны құрастыруда пайда
Ақпараттық ішкі жүйеге дисководты жинағыштарда, желілік деректер базаларында
АЖО ұйымдастырушылық қамтамасыздандыруы да олардың функционалдауын, дамуын, кадрлар
АЖО функцияларын жүзеге асырған кезде (яғни оның функционалдауы)
Берілген дипломдық жобада «Шет ауданы әкімшілігінің шаруашылық қызметін
Жүйенің шешетін есебі:
кіріс-шығыс құжаттарды мағынасы және бөліміне байланысты тіркеу;
міндетті сияқты ішкі-технологиялық және аналитикалық есептілігін құрастыру;
бірыңғай ақпараттық және кадрлық кеңістікте көп бөлімді әкімшіліктін
1.3 Қолданыстағы деректерді өңдеу жүйесін жетілдіру жолдары
Әкімшілік қызметінің құжаттау қызметiнде қолданылатын ACED атты ақпараттық
Бұл жүйе төмен деңгейдегі операциялық жүйе ортасында жұмыс
ACED (АКИД( жүйесi мына мiндеттердi шешедi:
шығарылған құжаттар мен түскен фактiлердi бекiту құжаттың мерзiмi
тексеру кезiнде құжатты iздеудi ету немесе құжатқа назар
құжаттар жөнiнде анықтама және бақылау жұмысын, яғни орындаушының
ACED (АКИД) жүйесiнде құжаттарды аутоматтандырылған тiркеу кезiнде өзiне
құжаттардың бастапқы мәлiметтерi мен электрондық картотеканы бекiтудi жүйеге
Енгiзiлген жазбалардың дұрыстығын және олардың құжаттармен сәйкестiгiн бақылау.
Дәстүрлi қағаздың картотеканы бекiту үшiн, енгiзiлген жазбаларды басу
Құжаттарды тез iздеу үшiн керек тiркеу карточкаларын басып
Кәртiшкеның журналы мен қағаздық көшiрмесi бiр мезгiлде:
- Құжаттардың тiзiмi;
- Құжат мәлiметтерi бұзылмауын немесе электрондық формасы жойып
Журнал мен тiркеу бақылау кәртiшкенi (ТБК) тек қана
Негізгі мәліметтерді қағаздық тасушыда
Міндетті бақылау мен бақылауды
1) Жазбаша немесе ауызша ( жеке қабылдау)
2) Жоғары органның жарлығы мен
3) Орындауды талап ететін жоғарғы
4) Облыстық және қалалық әкімшіліктің
Біз жобалаған «Әкімшілік» атты ақпараттық жүйесі бар жүенің
Жобаланатын жүйенің бағдарламалық қамтамасыз етудің сипаттамасы
Visual Basic мәліметтерінің мүмкіншіліктері
VB көптеген бағалы форматтардың мәліметтер қорына өңдеуге мүмкінідк
VB құралдары келесілерден тұрады:
а) Microsoft Jet МҚ процессоры;
б Data элементтімен басқару;
в) Dao (Data Access Objects) объекттік бағдарламалау интерфейсі.
DAO моделі - МҚ толық бақылауды қамтамасыз ететін
Jet процессоры барлық операцияларды орындау үрдісінде көрсетеді. Ол
Мәліметтердің сақталуы – МҚ кестелер түрінде құрылған файл
Әкімшілік жүйесінің жобасы
"Әкімшілік" ақпараттық жүйесінің деректер қоры СУБД Mirosoft Access
Алынған ақпарат белгілі бір форматта таңдап алынған өрістер
Ақпараттық жүйенің деректер қоры суретте ұсынылады. Деректер қорынын
Деректер қоры суретте бейнеленгендей келесі кестелерден тұрады:
Архив - мұражай
Должности - лауазымдар
Мероприятия - шаралар
Месяцы - айлар
Настройка - баптаулар
Отделы – бөлімшелер
Приказы - бұйрықтар
Программы - жоспарлар
Сотрудники - қызметкерлер
10. Уровни - деңгейлер
"Архив", "Бұйрықтар", "Мерекелер", "Бағдарламалар" кестелері негізгі кестелер үшін
Деректер қорынын кестелерінің сипаттамасы
Жоғарыда айтылғандай деректер қоры 10 кестеден құрылады. Кестелерге
Аталмыш ақпараттық жүйеде кестелер қатарына келесілер жатады:
Отделы – бөлімшелер
Должности - лауазымдар
Месяцы - айлар
Уровни - деңгейлер
Настройка - баптаулар
Әр кестенің қызметі мен құрылымына сипаттама береміз.
"Бөлімшелер" кестесі әкімшілік бөлімшелерінің тізімін ұстайды, олардын қызмет
Кестенің мазмұны келесі ақпараттардан құрастырылады (кесте):
кесте – Кестенің мазмұны
Бөлімдер
Код Бөлім Іс әрекетті Жеткшісі Телефон График
1 Бөлім -1 Образование
10 Бөлім -0 Разное
2 Бөлім -2 Медицина
3 Бөлім -3 Спорт
4 Бөлім -4 Культура
5 Бөлім -5 ЧС
6 Бөлім -6 Коммунальные службы
7 Бөлім -7 Строительство
8 Бөлім -8 Финансы
9 Бөлім -9 СМИ
"Лауазымдар" кестесі қызметкерлердің лауазымдары тізімін көрсетеді.
Бұл кесте келесі өрістер жиынтығынан тұрады: коды, лауазымы.
сурет – "Лауазымдар" кестесінің құрылымы
Келесі кестеде лауазымдар туралы ақпарат алуға болады.
кесте - "Лауазымдар" кестесінің мазмұны
Лауазым коды Лауазым
01 Әкім
02 Әкімнің орынбасары
03 Бөлім орын басары
04 Маман
05 Бухгалтер
06 Инженер
07 Бас маманы
08
Қалған анықтамаларда осы үлгілер бойынша құрастырылады, яғни,
Келесі өрістерден тұрады: коды және атауы. Осыған байланысты,
"Архив", "Мерекелер", "Бағдарламалар", "Бұйрықтар" кестелері ақпараттық жүйеде белсене
"Жұмыскерлер" атты негізгі кестенің сипаттамасын төменде қарастырамыз.
"Жұмыскерлер" кестесі "Әкімшілік" ақпараттық жүйенің негізгісі болып табылады,
Бұл кесте келесі өрістер жиынтығынан тұрады: коды, тегі,
"Архив " кестесінің құрылымы
Ақпараттық жүйенің жұмыс жасау технологиясы
Ақпарттық жүйені іске асыру мәліметтер базасын басқаратын жүйесін
"Жұмыскерлер" кестесінің құрылымы
Жоба арнайы меню арқылы жүктеліп, бірнеше формалардан тұрады.
Ақпараттық жүйені қосу «Акимат.exe» файлы мен іске асырылады.
Бұл меню деректер қорының кестелерімен жұмыс істеу және
Файл (жаңа, ашу, жабу, сақтау, баспа, шығу);
Редакторлау (қию, көшіру, салу);
Мәліметтер қорының кестесі;
Мәліметтерді енгізу;
Іздеу
Есеп беру
Бағдарлама туралы.
"Файл" менюі арқылы қажетті ақпаратты жазып, файлға сақтауға,
Әр форма көріп шолу мүмкіндігін беретін DataGrid компонентін
Әр кестемен жұмыс істеу үшін өзіндік формасы ұсынылады.
Ақпараттық жүйе турасында анықтама алу үшін арнайы меню
Ақпараттық жүйе пайдаланушының міндетті түрде тіркелуін талап етеді.
Бір немесе байланысқан бірнеше кестеден деректерді алу үшін
Жаңа жазбаларды қосу, немесе алып тастау “Add” және
“Close” батырмасы көмегімен форманы жауып, менюге қайта келуге
Архив", "Мерекелер", "Бағдарлмалар", "Бұйрықтар" кестелері ақпараттық жүйеде белсене
2 ЖОБАЛАУ БӨЛІМ
2.1 Есептің қойылымы
Берілген дипломдық жобада «Әкімшілік ақпараттық жүйесін құру» есебі
Ақпараттық қамтамасыздандырудың құрамы, оны ұйымдастыру әкімшілік ақпараттық жүйесін
Әкімдіктің барлық қызметтерін автоматтандыруға бағыт қарапайым бағдарламалы-аппаратты құралдардан
Осы есептерді тиімді шешу үшін іс-қағаздар пунктерінде жүргізілетін
«Іс-қағаздар» ақпараттық жүйесі келесі негізгі ішкі жүйелерден тұрады:
құжаттарды енгізу,өңдеу бойынша операцияларды жүргізу;
қажетті бөлімге құжатты орнату және өзгерту;
құжаттар каталогын жүргізу;
автоматтандырылған база жүйеде құжаттардың құрамын бақылау;
қажетті есептік құжаттаманы дайындау: кез-келген периодқа байланысты кірген
Сонымен бірге, іс-қағаздарын хатшымен еңгізлген немесе
«Іс-қағаздар» жүйесіне жатқызылатын есептер кешенінің пәндік аймағында
Берілген пәндік аймақты автоматтандырудың басты мақсаты кәсіпорынның тұрмыстық
Қарастырып отырған есептің автоматтандыруы келесідей функциялар қатарын жүзеге
дайын өнімді жүзеге асыруды есептеу;
дайын өнімді жүзеге асыру бойынша құжат түрлерін анықтау.
Әрбір кәсіпорын (тапсырыс беруші) және осы кәсіпорынның жзүзеге
Windows амалдық жүйесінің негізінде «Іс-қағаздар» ақпараттық жүйесінің ақпараттық
1.Анықтамаларды әзірлеу үшін модульдерді құрастыру;
Келесі модификациялау үшін берілген жұмысты аяқтау мүмкіндігі.
2. Берілген есеті шешудің шешімі хатшымен және орындаушы
3. Шығыс машинограммасы қажеттілік шамасына қарай берілуі керек.
4. Алынған мәліметтер ДЭЕМ-сына пернетақтадан енгізіліп, магнитті дискіге
2.2 Ақпараттық қамтамасыздандыру
Мекемеде құжаттарды орналастыру ретсіз және кездейсоқ болуы мүмкін
Содан кейін құжат айналымы - бұл құжатпен
Құжат айналымына бірнеше талаптар қойылады:
құжаттарды қайта орналастыруды ғана беретін құжат қозғалысының нақтылығы;
жетекшілерімен және мамандар арасында құрылымдық ерекшеліктерге сәйкес құжаттарды
қозғалыс сапарының біркелкілігі және құжаттың жаппай категориясы үшін
Құжат айналымы технологиялық үрдіс сияқты бірнеше оны құрайтын
мекемеге құжаттардың түсетін ағымы (кіретін құжат ағымы);
жіберілетін құжаттардың ағымы (шығатын құжат ағымы);
iшкі құжаттардың ағымы (ішкі құжат ағымы).
Ағымдардың әр біреуі нақты бағытпен, қозғалатын құжаттардың құрамымен
Кіретін құжат ағымы басқару қызметін орындау үшін бастапқы,
Ведомствалық мекеменің құжаттары (хаттар, сұраулар, қортынды, есептер және
Бағынбайтын мекемелердің құжаттары (хаттар, шешім, акт, ұсыныс, өтініш
Шығатын құжат тасқыны (хаттар, өкімдік құжаттар, қорытынды, есептер
Ішкі құжат ағымы (өкімдік құжаттар, хаттамалар, актілер және
Әр тасқынның құжат саны нақты уақытта құжат айналымының
Мекеме жетекшісіне және оның орынбасарына мекеме қызметі немесе
Құжаттарды тіркеу. Құжатты түрде мақсаты дәстүрлі немесе құжаттардың
Тіркеу бір рет қана болуы керек яғни кеңседен
Құжатар мекемеге түскен күні тіркеледі. Тіркеу үрдісінде құжатты
Құжаттарды индекстеу кезінде iс номенклатурасы мекемесі жатады (1,2
Индекс құжаттағы тіркеу кіретін мөр табанын және тіркеудің
Тіркеу нысандары:
Карталық;
Журналдық;
Компьютерлік Ақпараттық қамтамасыздандыру – ұйымда айналымға түсетін ақпараттық
Ақпараттық қамтамасыздандыру ААЖ қолданушыларын олардың кәсіптік міндеттерін орындау
1 кесте – Кіріс және шығу құжаттарын тіркеу
№№
К\с Уакыты
Дата Фамилиясы, аты-жонi
Фамилия, имя, отчество Мекен-жайы
Адрес Отiнiш кайдан тустi
Откуда поступило заявление
2 кесте –Әкім қабылдаған азаматтардын тізімін есепке алатын
№ Қа-был-дау күні Аты-жөні, мекен-жайы Жұмыс істеу жері
Орындауды бақылау басқару қызметін талдауға, жетістіктердің нәтижесін жоспарланған
Бақылау басқару аппаратының алдында тұрған негізгі есептерді
Ұйым тиімділігі үшін орындауды бақылауда әр мекемеде бақылауға
(ұйым жетекшісінің немесе құрылымдық бөлімшелердің бастықтарының нұсқауы бойынша)
өкiмет органдарында немесе басу органдарының реакцияларының және мекемеге
мекеме бірлесу органының шешімі ;
мекеме жетекшісінің бұйрықтары ;
нұсқаулы хаттар және әр түрлі нұсқаулар ведомствалық ұйымдарға
жергілікті үкмет органдарының және басқарманың шешімдері және өкімдері;
жоғарғы өкімдер органының және басқарудың қаулылары, өкімдері, нұсқаулары
Әр категория үшін мақсатқа сәйкес құжаттарды орындауда типтік
Құжаттарды орындауда бақылау тиімді болу үшін карталық бақылау
Бақылауды белгілейтін карталарында құжатты орындалғаны турасында белгі,
Анықтамалық картотека екі бөлімнен тұрады:
Орындалмаған құжаттарға арналған карталар жиынтығы.
Орындалған құжаттарға арналған карталар жиыны.
Картотека бөлімі.
Орындалмаған құжаттарға арналған карталар жиынтығы екі карталар тобына
а) Келіп түскен (тілшілер бойынша жүйеленеді);
б) жіберілген және в) ішкі құжаттар (құрылымдық бөлімше
Орындалған құжаттарға арналған картотека бөлімі тақырыптамалық болып табылады
2.3 Бағдарламалық қамтамасыздандыру
Әкімшілікте пайдаланылатын көптеген ДК-да Windows XP (Professional) ОЖ
Операциялық жүйелер компьютердің негізгі ресурстарымен (процессор, жады, қондырғы)
Әкімшілікте көптеген бөлімдер бар, әр бөлімде өздерінің бағдарламалық
Microsoft Office;
Total Commander;
Касперский вирусқа қарсы программасы;
Opera;
1С 7.7, 8.0.
LOG BOOK
Word – бұл мәтіндік редактор, яғни бұл программа
Excel – бұл Microsoft Office пакетіне кіретін электрондық
Кітап бұл парақтар жинағы. Біздің түсінігіміз бойынша кітап
Жұмыс аясы – файлдар немесе кітаптар жинағы. Ыңғайлы
Access – бұл программа арқылы деректер базасын тез
«1С:Бухгалтерия» бағдарламасы
1С 7.7, 8.0 – деректер базасының алдыңғы қатарлы
Visual Basic мәліметтерінің мүмкіншіліктері
VB мәліметтерге ену, онда мәліметтер қорының жүйесін құру
VB көптеген бағалы форматтардың мәліметтер қорына өңдеуге мүмкінідк
VB құралдары келесілерден тұрады:
а) Microsoft Jet МҚ процессоры;
б Data элементтімен басқару;
в) Dao (Data Access Objects) объекттік бағдарламалау интерфейсі.
DAO моделі - МҚ толық бақылауды қамтамасыз ететін
Jet процессоры барлық операцияларды орындау үрдісінде көрсетеді. Ол
Мәліметтердің сақталуы – МҚ кестелер түрінде құрылған файл
VB-те мәліметтерге мүмкіншілік беру архитектурасы
Қолданушы Интерфейс
МҚ процессоры
Мәліметтер сақтау
3 сурет - VB қосымшасында мәліметтерге мүмкіншілік беру
Қолданбалы Мәтінмен физикалық файлмен МҚ аралығындағы МҚ процессоры.
Басқарманы басқару интерфейс VB коды қолданыладжы. Қандайда объектімен
МҚ-да Jet процессоры көрсетілген динамикалық кітапхана .dll
DAO объекттік моделі
DAO объекттік моделі - Jet МҚ-ның объектті-бағыттауыш
4 сурет - DAO иерархиялық объектісі
Biblio.mdb 3 кестелерден тұратын бір-бірімен байланысты “Авторы”(Authors), “Названия”(Titles),
Database объектісін құру керек, TableDef и Field
5 сурет – Мәліметтер схемасы
Microsoft Access мәліметтер қорында құру құралдары
Бүгінгі күнде MS Access ақпараттық жүйелерге арналған аса
- ақпараттарды әртүрлі салалардан біріктіру (электрондық кестелер, мәтіндік
- кесте, диаграмма, есептер көмегімен қолданушыға
- Microsoft Office компоненттермен MS Access біздің
Мәліметтер және мәліметер қоры
Мәліметтер – бұл ақпараттық жүйеде енгізілген, сақталған және
Ақпарат жалпы контексте ұйымдастырылған мәліметтерден, бейнелеулерден, текстерден, документтерден,
Мәліметтерді ақпаратқа айналдыратын процессті ақпараттық цикл деп атайды.
Пайдалу болу үшін ақпарат мінездеме болу керек. Оларды
2.4. Техникалық қамтамасыздандыру
Техникалық қамтамасыздандыру – ақпаратты машиналық тасығыштарға енгізу, сақтау,
Әкімшіліктің техникалық базасы жақсы жетілдірілген. Ақпараттардың барлық керекті
Әкімшілікте көптеген әртүрлі модификациялы компьютерлер пайдаланылады, оның ішіндегі
процессор:
өндіруші – Intel;
тактілік жиілік – 2.4 МГц;
серия, - Core 2 Duo.
жады:
жады түрі – DIMM;
жедел жадының толық көлемі – 2 gb;
жүйелік шина – Intel Net Burst;
жүйелік плата шинасы – PCI, AGP;
интерфейстер – параллельді;
винчестер:
өндіруші - фирма Seagate Technology LLC;
сыйымдылығы 400 GB;
интерфейс – Ultra-ATA.;
бейнекарта:
өндіруші-фирма – АТІ Rdeon 9200 (RV 280);
жады көлемі – 256;
шина AGP.
Әкімшіліктің жалпы техникалық база реттелуі мынандай:
Барлық техникалық құралдар кешені (ТҚК) орталық мемлекеттік кіріс
Ақпарат алмасу жүйесі мына функцияны орындайды:
Деректерді сенімді түрде жеткізу Орталық жүйесінен алынған мәліметтердің
Әкімшілікте барлық құрылымдық бөлімдер желіге қосылған. Жұлдызша топологиясы
қажетті желілік жабдықтау құрамы;
желілік жабдықтау сипаттамасы;
желіні кенейту мүмкіндіктері;
желі басқару әдісі.
Ресурстар мен басқа желі тапсырмаларын орындап, ортақ пайдалану
Әрі желі топологиясынын шарттары бар. Мысалы, ол тек
Топология сонымен қатар, желідегі компьютерлер әрекеттестік тәсілін анықтайды.
шина (bus) топологиясы;
жүлдызша (star) топологиясы;
сақина (rіng) топологиясы.
Егер компьютерлер тізбектеліп бір кабель бойында орналасатын болса,
Концентраторлар немесе бір нүктеден шығатын кабель бөлігіне қосылған
Егер компьютерлер жалғанған кабель сақина тәрізді оралып келіп
1 сурет – «Жұлдызша» топологиясы
Компьютердің шина арқылы әрекеттестік процесін түсіну үшін, келесі
Деректер электр сигналдар түрінде желінін барлық компьютерлеріне жіберіледі,
Кодталған сигналдарды кабель арқылы беру үшін, екі технология
Қазіргі кезде мемлекеттік органдар жақсы дамыған ақпараттық инфрақұрылымсыэ
Әкім Аппаратынын электрондық кұжат айналымы мәселелерімен шуғылданып келе
Электрондық кужат айналымы жүйесін ендіру ісі бірінші кезекте
Мәліметтерді өңдеу технологиясы. Іс-жүргізу жұмысының жүйесінде ақпараттын үлесі,
1. қазіргі технологияның құжаттармен жұмыс істеуі;
2. құжаттардың компьютерге жедел енгізудің әдісі (сол сияқты
3. құжаттарды мәтiн түрде де, графикалық түрде өзгертуге,
4. электрондық қызмет арқылы да жұмыс жасауға болады.
Автоматтандырылған ақпараттық жуйесін ендіру және оны жетілдіру бағытында
- кіріс және шығыс қужаттарын тіркеу;
- ұжым басшылығы тапсырмаларыныңорындалуын бақылау;
- қосалқы жүйеде өнделген қужаттарды сканирлеу және көрініске
- электрондык ақпараттарды орталық
- бөлімшелердің кіріс-шығыс құжаттарын тіркеу;
-бөлімшелер басшылығы тапсырмаларының орындалуын қадағалау;
- мурағат қужаттарының кірісі мен шығысыавтоматты түрде тіркеледі.
Техникалық қамтамасыздандырудың негізін техникалық құралдар кешені (ТҚК) құрайды.
ТҚК минималды еңбектік және құндық шығындармен, қатаң орнатылған
Intel Pentium Dual процессоры негізіндегі дербес компьютерлерге,
8 кесте. Есептеуіш техника мен перифериялық құралдардың сипаттамасы.
Корпусы Deluxe S-01
Процессорлер Intel(R) Pentium(R) Dual CPU E2180 @ 2.00GHz
Аналық тақталар PC Partner 1819 EPT, Super: 815
Жады DIMM II 1024 Mb PC 133 W
Винчестерлер HDD 250 ГБ Seagate7200
Дискжетектер FDD 1.44 Mitsumi
CD-ROM DVD+R-DL ASUS
Тышқан Mouse Genius Net Scroll + PS-2
Бейнекарталар Intel(R) G33/G31 Express Chipset Family
Пернетақта Defender PS-2
Монитор Samsung SyncMaster 710M/710V/MagicSyncMaster
Нәр көзі, фильтр Atheros L1 Gigabit Ethernet 10/100/1000Base-T
Принтерлер SAMSUNG ML-1430
SAMSUNG TR-5610
2.5 Қызметкерлердің қызметін және еңбек қорғауды қамтамасыз ету
Жұмыс орындарын жобалау есептеуіш техника облысындағы эргономикалық
Компьютерде жұмыс істейтін адамның жұмыс орнының баста элементтері
Компьютердің үздіксіз жұмыс істеуін қамтамасыз етуге оған күтім
- компьютерді орналастыратын орын таңдау кезінде оның жылыту
- мониторды күн сәулесі бейне бетке тікелей түспейтіндей
- монитор бейне бетін арнайы ерітінділермен және арнайы
- тінтуірдің жұмыс бетін шаң-тозаңнан үнемі тазартып отырыңыз;
- компьютер тұрған жайды күн сайын жинастырып отырыңыз.
Аппараттармен, кабельдермен және мониторлармен жұмыс істеу кезіндегі абайсыздық
Сондықтан:
- жалғаушы кабельдердің ажыратқыштарын қолмен ұстауға;
- қоректендіру сымдарына және жерге қосу құрылғыларына қол
- бейне бетке және монитор мен пернетақтаның сырт
- монитор мен пернетақтаға диск, дәптер, кітап сияқты
- дымқыл киіммен және су қолмен жұмыс істеуге
Күйген иіс шыққан жағдайда жұмысты дереу тоқтатып, құрылғыларды
Жұмысты бастамас бұрын, жұмыс орнында көзге көрінетін ақаулар
2 сурет – «Компьютерде дұрыс отыру суреті»
1. Арқаңызды тік ұстаңыз. Ежелгі кеңес: құныспай тік
2. Иықтарыңызды бос ұстаңыз, шынтақтарыңыз тікбұрыш жасап бүгілген
3. Басыңызды сәл алдыға еңкейтіп тік ұстаңыз.
4. Арақашықтықты сақтаңыз. Көз бен монитор бейне беті
5. Орындығыңыздың отырғышы жұмсақ болуы, тізелеріңіз тікбұрыш жасап
Тінтуірмен жұмыс істеу кезінде:
· Білек түзу болуы тиіс. Ешқашан да үстелдің
· Тінтуірді күш салып қыспаңыз. Бұл бұлшық еттеріңіздің
· Тінтуірмен жұмыс істегенде қолыңызды түгелдей созбаңыз. Тінтуірді
Компьютер алдында күніне 5 сағаттан артық жұмыс істеуге
Үзіліс кезінде көзіңізді тынықтырып, шаршағаныңызды басуға арналған жаттығулар
1. Монитордан теріс қараңыз да, көзіңізді жұмып, ашпай
2. Саусақтарыңызға жылу тарайтындай етіп, алақаныңызды күшпен ысқылаңыз.
3. Тағы бір тиімді жаттығулар кешені мынадай: Терезеге
4. Қабақтарыңызды жартылай жауып, көздеріңізді жаймен айналдырыңыз. Алдымен
5. Басыңызды оңға, солға, жоғары, төмен айналдырыңыз. Бірнеше
6. Әдемі бір суретке немесе терезе сыртындағы көрініске
Дербес компьютерлерсіз қазіргі өмірді көз алдында елестету қиын.
Көптеген зерттеулер компьютерлермен пайдаланушылардың денсаулық жағдайына кері әсер
Дәстүрлі қағаз мәтінінен ерекшеленетін экрандық көрсетілім ерекшеліктері (өзіндік
Екі өзара толықтырушы факторлармен байланысты жұмыс уақыты кезінде
Компьютермен жұмыс операторлардың мағыналық ақыл-ой салмағы және нервті-эмоционалды
ЭЕМ-ң пернетақтасымен жұмыс істеген кезде қолдың бұлшықеттеріне жеткілікті
Дербес компьютердің эргономикалық қауіпсіздігі келесі талаптармен сипатталуы мүмкін:
Жеке пайдаланудың (монитор) ақпаратты көрсету құралдарының визуалды параметрлері;
ДК эмиссионды параметрлеріне – дисплейдің, жүйелік блоктың, қорек
Сонымен қатар, монитор экранының алдында жұмыс істеу кезінде
Жұмыс орнына келесі талаптар қойылады:
Микроклимат пен орта ауа параметрлеріне қойылатын талаптар. (ГОСТ
Микроклимат параметрлерікең ауқымдарда ауысуы мүмкін. Адамның өмірінде бірқалыпты
Кесте 12. Бөлме микроклиматының оңтайлы параметрлері
Жыл мезгілі Аймақ Ауа температура-сы, 0С Салыстырмалы ылғалдылық,
Суық кезең Оңтайлы 18-21 60-40