ЖОСПАР
Кiрiспе
MS Access
Негiзгi бөлiм
MS Access анықтамалық жүйесiнiң негiзгi тақырыптарымен танысу.
2. Терминдер Мәлiметтер базасы
Мәлiметтер базасын құру және оның құрамы
Мәлiметтер базасының терезесiндегi құрал-саймандар панелiндегi батырмалар.
Мәлiметтер базасы терзесiнiң
құрал-сайман панелi.
6. Кесте режимi.
II. Қосымша бөлiм
Алғашқы кестенi жасау.
Сұраныс.
Сұранысты құру.
III. Қорытынды
Пайдаланылған әдебиеттер
Кiрiспе
MS Access дегенiмiз – мәлiметтер базасының басқару жүйесi.
ЭВМ – да немесе сервирде сақталған мәлiметтердi Access
Access жүйесi мәлiметтер базасынан құралады. Мәлiметтер терезесiнен барлық
Мәлiметтер базасының терезесiнiң құрал-сайман панелi. Жұмыс жүйемен жеңiлдететiн
Access программасы таблицаларды құрып, мәлiметтердi сақтауға және олардың
MS Access мыналар үшiн қолданылады:
Керектi мәлiметтердi iздеуге және өңдеуге;
Есеп беру құжаттарын дайындауға;
Әр түрлi кесте бөлiмдерi бойынша мәлiметтердi сорттауға және
Кестелер арасындағы қарым-қатынасты құруға.
1 – сурет. Әр түрлi мәлiметтер базасының құрылған
MS Access және файл мәлiметтерi.
MS Access анықтамалық жүйесiнiң негiзгi
тақырыптарымен танысу
Программаны iске қосу:
MS Access программасын пайдалану үшiн Windows 98 жүйесiнiң
Бұл терезеден берiлген үш мүмкiндiктiң бiрiн – бұрын
2– сурет. MS Access шебердiң алғашқы терезесi
3–сурет. Miсrosoft Access 97 анықтамалық терезесi
Ендi терезенiң жоғарғы жағындағы меню қатарынан белгiсiн шерту
Ашылған Miсrosoft Access 97: Анықтамалық жүйе (Справочная система:
Осы беттегi Miсrosoft Access – ке кiрiспе (Введение
1. Мәлiметтер базасы деген не?
2. Кестелер: Кестелер туралы жалпы
қалыптау; «Кесте» режимiнде жұмыс iстеу.
Терминдер
МББЖ (СУБД) – мәлiметтер базасын басқару жүйесi. Бұл
Мәлiметтер базасы – мәлiметтердi сақтауға арналған файл.
Кесте – мәлiмет базасының негiзгi объектiсi, ақпараттарды сақтауға
Мәлiметтер – бұл барлық сақтауға арналған ақпараттар (мәтiндер,
Сұрау (запросы) – бiр немесе бiрнеше кестенiң iшiнен
Пшiн (форма) –мәлiметтердi экранға шығаруға және оларды басқаруға
Есеп беру (отчет) – мәлiметтердi басып шығару кезiнде
Жазба (запись) – мәлiметтердi кестеде сақтауға арналған стандартты
Баған (поле) жәй MS Access кестесiнде болатын
Кiлт (ключ) – кестелер арасындағы қарым – қатынасты
Құрастырғыш (конструктор) – құрастырғыштың терезесi болады және ол
Шебер (мастер) – анықталған есептi шығаруға көзделген программа
Мәлiметтер базасы деген не?
Қысқаша айтқанда мәлiметтер базасы деген ол жаңағы әдейi
Бiр-бiрiмен байланысқан мәлiметтер жиыны және оларды бiрыңғай жүйесi.
Мәлiметтер дегенiмiз автоматты түрде жұмыс атқаратын құрылғыларда адамның
Мәлiметтер базасының бiр типi ол құжаттар. Бұл мәтiн
Мәлiметтер автоматты түрде жұмыс атқаратын құрылғыларда адамның
Мәлiметтер базасын құру
Мәлiметтер терезесiнде барлық объектiлер файлдары көрсетiледi, ол Access
Құрылған жаңа объектi файлдары мәлiметтер базасы файлдың iшiнде
Мәлiметтер базасының бастапқы файлның көлемi шамамен алғанда 96000
Жаңа мәлiметтер базасын құру үшiн көп әдiстер қолданылады.
Жалпы (общие)
Мәлiметтер базасы
Шаблондар Ofisee 97
Жалпы (общие) – жаңа бос мәлiметтер базасын құру
Мәлiметтер базасын жүктеу – мәлiметтер базасын iске қосып,
Мәлiметтер базасын басқару жүйесi (МББЖ) - мәлiметтер
Мәлiметтер базасын басқарушы - мәлiметтер базасы туралы
4–сурет Мәлiметтер базасын құру
Мәлiметтер базасының терезесi
Бос мәлiметтер базасының терезесi 5-суретте көрсетiлген. Терезенiң сол
5–сурет. Бос терезенiң мәлiметтер базасы
Объектiлерiнiң типтерi
Мәлiметтер базасының терезесiнде тiк жолында объектi меню 7
кесте (таблицы)
сұрау (запросы)
пiшiм (формы)
есеп беру (отчеты)
беттер (страницы)
макростар (макросы)
модульдер (модули)
Жаңа объектiлердi құрған кезде мәлiметтер базасы тересiнде файл
Терезенiң iшiнде 3 суретше (пиктограмма) орналасқан және оның
конструктор режимiнде кестелердi құру
шебердiң (мастер) көмегiмен кестенi құру
мәлiметтердi енгiзу жолымен кестенi құру
Объектiнiң файлдар туралы мәлiметтер базасы терезесiне қосымша ақпараттарды
Сонымен қатар объектiлер туралы көптеген суретшiлер (пиктограммалар)
Мәлiметтер базасының терезесiндегi құрал-саймандар
панелiндегi батырмалар
Мәлiметтер базасының терезесiндегi құрал-саймандар панелi батырмасы бар объектiнi
Құру (создать) батырмасын таңдаған кезде құрылған объектiнiң типi
Мысалға: егер сiз кесте типiн таңдасаныз – жаңа
Мысалға: егер сiз есеп беру (отчеты) типiн
құрау (просмотр)
құрастырғыш (конструктор)
құру (создать)
Егер макрос немесе модульдi таңдасаныз онда батырмалар келесiдегiдей
қосу (запуск)
құрастырғыш (конструктор)
құру (создать)
Макрокоманда, макрос, макроанықтама – программа құрамындағы жиi пайдаланылатын
Мәлiметтер базасы терезесiнiң
құрал-сайман панелi
Жұмысы жүйемен женiлдететiн мәлiметтер базасының құрал-сайман панелi 6-суретте
6 – сурет. Мәлiметтер базасының терезесiндегi құрал-саймандар
панелi.
Егер тышқанды батырмаға әкелiп шертпей үстiне қойсақ онда
Экранда үшбұрыш төсенiштеме мәтiнмен пайда болады.
Кесте режимi
MS Access - те кестенi құрыдың екi
Жаңа бос кестенi құрып және оған өзiндiк мәлiметтердi
Бар ақпараттар көздерiндегi мәлiметтердi қолдану арқылы: қолданушы жаңа
«Негiзгi» батырмалар: Ctrl+C мәлiметтердi буферге көшiру Ctrl+X –
Белгiлеу Орындау қажет
Бiр ұяшықты түгелiмен белгiлеу µяшықтың сол жағын тышқанмен
µяшықтағы мәлiметтер µяшықтағы мәлiметтердi екi рет шертемiз.
Бағанды белгiлеу Бағанның бастапқы жағын шерту керек.
Бiр жолды Сол жағындағы сұрбаған сол жердi шерту
Топталып бiрiккен жолды Тышқанның сол жақ батырмасын басып
µяшықтардың жинағы µяшықтың сол жақ шетiне тышқанның көрсеткiшiн
Кестенi өзгерту
Кестенiң құрылысын икемге келтiрудiң екi әдiсi бар.
Егер кесте ашық болса: түрi – құрастырылғыш кестесi.
Егер кесте әлi ашық болмаса онда мәлiметтер базасының
Кесте жолдарын бiр кестеден келесi
екiншi кестеге көшу
Жолды бiр кестеден екiншi кестеге көшiру үшiн мына
Екi кестенi ашып және оны бiр мезгiлде көрiнетiндей
Қажеттi жол алмағын, белгiлеу үшiн тышқанның оң жақ
Екiншi кестедегi қажеттi жолдың белгiлеу алмағын мәлiметтердi ауыстыру
Кесте бағандардың тiзбегiн бiрiншi кестеден екiншi кестеге
көшiру. Бұл жағдайда контекстiк меню қолданбайды ауыстыру
тәртiбi қолданбайды.
Қабылдаушы кестеге жаңа аймақ таңдап, дайындап аламыз, оның
Негiзгi қор көзi кесте аймағын белгiлеп алу керек,
Қабылдау кестесiнде бос аймақты оның бас жағын шерту
Аса қажет жағдайда шығыс аймағын жою керек, бас
Кестенi көшiру
Буфер кестенiң көшiрмесiн бiр мәлiметтер базасын шегiнде тез
Кестенiң құрылымын көшiру
Кестенiң ауыстыру түрлерiнiң бiрде бiр түрi оның тек
Жаңа кестенi құру
Кесте құру үшiн көп сатылы процесс қолданылады. Сонымен
Жаңа кестенi құрыңыз
Әр поляға атын енгiзiнiз, мәлiметтiн типiн және жазуын
Жаңағана анықталған поляның құрамын енгiзiнiз
Алғашқы кiлттi белгiлеңiз
Поляға керек индекстi құрыңыз
Алынған құрылысты сақтаңыз
Жаңа кесте құрылысын құру үшiн 4 әдiстiң бiреуiн
мәлiметтер базасының терезесiндегi құру (создать) батырмасын шерту
басты менюдағы қою (вставка) кестесiн (таблицы)
құрал-сайман панелi батырмасындағы жаңа объектi шертiп пайда болған
құрастырғыш (конструктор) режимiндегi кестенi құру пунктiсiн таңдау
3 Алғашқы кестенi жасау
3.1 Мәлiметтер базасы терезесiнде Кестелер (Таблицы) парақшасын тышқанмен
Ендi экранға кесте құруға арналған бос терезе шығады,
Осы терезенiң жоғары және төменгi бөлiктерiнiң бiрiнен бiрiне
Ендi кестенi құру (конструкциялау) терезесiне керектi өрiс атауларын
ИМЯ ПОЛЯ (‡РIС АТЫ) бағанасының бiрiншi жолына пернелерден
Ендi кестенiң төменгi жағындағы Свойства поля бөлiгiнiң Размер
7 – сурет. Кесте құрудың Конструктор режимi терезесi.
2 МОДЕЛЬ – текстовое поле
Размер поля: 20
Обязательное поле: ДА
Пустые строки: НЕТ
Индексированное поле: ДА
(Совпадения допускаются)
4. RAM – текстовое поле
Размер поля: 8
Подпись поля: Оперативная память
4. VRAM - текстовое поле
Размер поля: 8
Подпись поля: Видеопамять
Значение по умолчанию: «256»
6. CD - текстовое поле
Размер поля: 3
Подпись поля: Лазерный диск
Значение по умолчанию: НЕТ
Условие по значению: «Нет» OR Да»
Сообщение об ошибке: Это поле
может содержать
Только НЕТ или ДА
7. МОНИТОР – текстовое поле
Размер поля: 40
8. ПРОЧЕЕ ОСНАЩЕНИЕ – МЕМО
9. ЦЕНА – денежный тип
Формат: с разделителями разрядов
Десятичные разряды: 0
10. СТОИМОСТЬ ГАРАНТИИ – денежный тип
Формат с разделителями разрядов
Десятичные разряды: 0
11. ПРЕДПРОДАЖНАЯ ПОДГОТОВКА –
денежный тип
Формат: с разделителями разрядов
Десятичные разряды: 0
Значение по умолчанию: 20
12. СПЕЦИАЛЬНАЯ ПОДГОТОВКА – логический
тип
Формат: ДА/НЕТ
Алғашқы түйiндi (кiлттi) бағананы анықтау
Курсорды КОД МОДЕЛИ өрiсiне орналастырып тышқанды шерту керек
Ендi сол жақтағы – жол макерiне кiлт бейнесi
2.3 Кесте құрылымын дискiде сақтау.
Файл менюiн ашып САҚТАУ (Сохранить) командасын орындау керек.
«Модели компьютеров» кестесiн Х батырмасын шертiп жабу керек.
2.4 Кестедегi мәлiметтер енгiзу.
Мәлiметтер базасы терезесiндегi кесте атын белгiлеп алып, ОТКРЫТЬ
Кестенiң бiр өрiсiнен екiншi өрiсiне көшi үшiн /Tab/
пайдалана отырып, мәлiмет жазбаларын енгiзiңiздер:
КОД МОДЕЛИ 110035 120056
МОДЕЛЬ 486DX2-66 Pentium-133
RAM 4Mb 8Mb
VRAM 512k 1Mb
HDD 635Mb 1Gb
CD НЕТ ДА
МОНИТОР 14Aser (0.28), NI 14“Panasonic TX-
D1562
ПРОЧЕЕ Windows-98,
системы
ОСНАЩЕНИЕ «InDos»,
«Торговый дом»
ЦЕНА 705 1450
СТОИМОСТЬ 35
ГАРАНТИИ
ПРЕДПРОДАЖНАЯ 20 100
ПОДГОТОВКА
СПЕЦИАЛЬНАЯ
КОМПОНОВКА ДА
Кесте терезесiн Х батырмасын шертiп жабыңыз
5. Екiншi кестенi жасау
5.1 Төмендегi өрiстерге көрсетiлген мәлiметтердi енгiзiңiздер.
КОД МОДЕЛИ – текстовое поле
Размер поля: 6
Обязательное поле: ДА
Пустые строки: НЕТ
Индексированное поле: ДА
(совпадения допускаются)
НОМЕР ЗАКАЗА - - текстовое поле
Размер поля: 4
Обязательное поле: ДА
Пустые строки: НЕТ
Индексированное поле: ДА (совпадения не допускаются)
ЗАКАЗЧИК - текстовое поле
Размер поля: 20
Индексированное поле: ДА (совпадения допускаются)
ОБРАЩЕНИЕ - текстовое поле
Размер поля: 8
Значение по умолчанию: «Господин»
Условие на значение: «Господин» OR «Госпожа»
Сообщение об ошибке: допускаются только два обращения «Господин»
ФИО - текстовое поле
Размер поля: 30
Подпись: Менеджер по закупкам
Индексированное поле: ДА (совпадения допускаются)
ИНДЕКС - текстовое поле
Размер поля: 6
Маска ввода: 000000
ГОРОД - текстовое поле
Размер поля: 15
АДРЕС - текстовое поле
Размер поля: 50
ТЕЛЕФОН – текстовое поле
Размер поля: 10
Маска ввода: 000/000
ДАТА ЗАКАЗА – дата/время
Формат: краткий формат даты
Маска ввода: 99/99/00;0;
КОЛЛИЧЕСТВО – числовой
Размер поля: целое
Число десятичных знаков: 0
СКИДКА – числовой
Размер поля: с плав. Точкой 4 бт
Формат: процентный
Число десятичных знаков: 0
5.2. Алғашқы түйiндiнi бағананы (первичный ключ) анықтау.
Установите курсорды НОМЕР ЗАКАЗА өрiсiне орналастырып тышқанды бiр
5.3 Кесте құрылымын дискiге жазу.
ФАЙЛ менюiнiң СОХРАНИТЬ командасын орындап, диалог терезесiне кесте
5.4 Мәлiмет жазбаларын енгiзу.
Мәлiметтер базасы терезесiндегi «КЛИЕНТЫ» сөзiн шертiп, ОТКРЫТЬ батырмасын
Кестеге мынадай мәлiметтер енгiзiңiздер:
КОД МОДЕЛИ 110053 120056
НОМЕР ЗАКАЗА 1089 1097
ЗАКАЗЧИК НТО «Крокус» АОО «Веста»
ОБРАЩЕНИЕ Господин Госпожа
ФИО Глебов Р.Г. Маева С.С.
ИНДЕКС 123765 329045
ГОРОД Москва С-Петербург
АДРЕС ул. Б.Мнемники
ул.М.Фонтанка
ТЕЛЕФОН 45 33
ДАТА ЗАКАЗА 196-5674 124-8799
КОЛИЧЕСТВО 28.03.96 3.02.96
СКИДКА 10 100
3% 7%
Закройте окно «ТАБЛИЦА».
Кесте араларының байланысын орнату
6.1 СЕРВИС менюiнiң СХЕМА ДАННЫХ пунктiн тандаңыз.
«ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ» терезесiндегi КЛИЕНТЫ сөзiн белгiлеп алып, добавить
7 Программадан шығуы
7.1 ФАЙЛ менюiнiң ШЫ¤У (Выход) командасын орындаңыз.
Шығу – орындалып жатқан кезде, ағымдағы программадан
Сұраныс (запросы) деген сөз латын тiлiнен (quoerere) деген
Сұраныс компьютерлiк жүйеден ресурс (қор) бөлудi талап ететiн
MS Access сұрауы – Access кестесiнде жинақталған
Сұраныс бiр немесе бiрнеше баланыстырлған кестелерге қатысты болуы.
Сұраудың мүмкiндiктерi
Сұраудың көмегiмен мыналарды жасауға болады.
Кестенi таңдау
мәлiметтердi бiр немесе бiрнеше
кестелердегi ақпараттарды алуға
болады, және қолдануға болады.
Баған таңдау
үшiн әр бiр кестеден бағанды
таңдап алуға немесе сұрап алуға
болады.
Жол таңдау
кестеден жолды таңдап алуға
немесе сұрап алуға болады.
Жолды сараптау
мәлiметтердi анықталған тiзiмi
бойынша жинақтап көрсетедi.
Есептен шығару
орындауға сұрауды қолданады.
Сiздi жазудың көлемi немесе
сапасы, орташа мағнасы
қызықтыру мүмкiн.
Кестенi құру
жаңа кесте қажет болады.
Мәлiметтердi жинау негiзiнде
осындай кестенi құруға
болады.
Диограмма сұрау негiзiнде
құру
оларды пiшiмдеу немесе есеп
беруде қолдануға болады.
Кестеге өзгертулердi енгiзу
ақпараттарды әр көздерден
Сұрауды құру
Кестенi құрып және оған мәлiметтердi енгiзiп болғаннан кейiн
Бұл үшiн мыналарды орындаңыз
Терезесiндегi мәлiметтер базасындағы сұрау деген батырманы шертiңiз.
Құру батырмасын шертiңiз. Осы кезде жаңа сұрау деген
Сұрауды бес әдiс арқылы құру түрлерi шығады.
Сурет–8. Мәлiметтер базасының терезесi
Құрастырғыш (Конструктор) опциясын таңдап оң
батырмасын шертiңiз. Құрастырғыш опциясын таңдаған
кезде MS Access терезенi ашады. 9-сурет сұрауға
терезеден кестенi таңдап беремiз.
Сурет-9. Кесте құрудың конструктор режимiнiң терезесi
Сұраныс компьютерлiк жүйеден ресурс (қор) бөлудi талап ететiн
Қорытынды:
MS Access дегенiмiз – мәлiметтер базасының басқару жүйесi.
Мәлiметтер терезесiнде барлық объектiлер файлдары көрсетiледi, ол Access
Құрылған жаңа объектi файлдары мәлiметтер базасы файлдың iшiнде
Пайдаланылған әдебиеттер
А. Колесников - Excel 97 для пользователя
В. Комягин , А. Коцюбинский – Современный самоучитель
Прикладные программы Office 97
В. Пасько – Excel 97
Microsoft Office 97
Microsoft Excel 97 ( файл Help )
32