ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫ БІЛІМ ЖӘНЕ ҒЫЛЫМ МИНИСТРЛІГІ
Қаныш Имантайұлы Сәтбаев атындағы Қазақ ұлттық техникалық университеті
Есептеуіш техника кафедрасы
КУРСТЫҚ ЖҰМЫС
Тақырыбы: Mіcrosoft Access (Дерекқорларды басқару жүйесі, кестелермен
Орындаған: ТM–03–01қ тобының
студенті Рысбаев Е.
Қабылдаған: оқытушы Әбішева Г.
АЛМАТЫ 2004
МАЗМҰНЫ
Кіріспе 4
2 ACCESS бағдарламалық жүйесі 5
2.1 ACCESS-ті жүктеу 5
2.2.1 Тапсырмалар панелінде қосу (добавить) менюінен access-ті жүктеу
2.1.2 Mіcrosoft Offіce панелінен Mіcrosoft Access-ті қосу 6
2.1.3 Mіcrosoft access-ті Mіcrosoft Offіce панелінен жүктеу 6
2.2.1 Дерекқор терезесімен танысу 7
2.2.2 Меню дегеніміз не және ол не үшін
2.2.3 Access-тің диалогты терезелерімен танысу 8
2.3 Жұмысты жеделдету үшін аспаптар панелін қолдану 9
3 Дерекқор дегеніміз не? 10
3.1 Дерекқорлар тек қана ақпарат қоймасы емес 11
3.2.1 Ақпаратты қарау және оны өңдеу 12
3.2 Дерекқорлар негізінде есеп құру 12
4 Кестелермен жұмыс 14
4.1 Бағана және деректер тақырыпшасына көз тастау 14
4.1.1 Бөлектеу облысы (область выделения) көмегімен жазбалар бойынша
4.1.2 Өту батырмалары (кнопка переходов) көмегімен деректер парағы
4.1.3 Деректермен парақ бойынша айналу жолының көмегімен қозғалу
4.2 Кестені ақпаратпен толтыру 15
4.3 Жазбаларды қосу 15
4.3.1 Жазбаларды редакциялау 15
4.4 Деректер парағы бойынша пернелер көмегімен жылжу 16
4.5 Деректерді кестеде сақтау 17
4.6 Жалған іс-әрекеттерді жоққа шығару 17
4.7 Кестеден жазбаларды жою 17
4.7.1 Бір жазбаны жою 17
4.7.2 Бірнеше жазбаларды өшіру 18
4.7.3 Барлық жазбаларды жою 19
4.8 Бағаналармен жұмыс 20
4.8.1 Бағана өлшемін өзгерту 20
4.8.2 Бағана енін деректер еніне байланысты автоматты түрде
4.8.3 Бағана өлшемін қолмен өзгерту 20
4.8.4 Бірнеше бағана өлшемін өзгерту 20
4.8.5 Кестедегі бағаналар орнын ауыстыру 21
4.8.6 Экрандағы бағаналарды тұрақтандыру 21
4.8.7 Бағананы уақытша жасыру 21
4.8.8 Бағаналарды жою 22
4.9 Кесте режимінде бағананы қосу 22
4.9.1 Бағанадағы қатар биіктігінің өзгерісі 22
ҚОРЫТЫНДЫ 23
Қолданылған әдебиеттер 24
Кіріспе
Адамзат баласы дамудың барлық тарихи кезеңдерінде есептеу жұмыстарын
ХХ ғасыр ортасында ақпаратты өңдеуді автоматтандыру ісінің қажеттілігі
ХХ ғасыр соңы адамзаттың индустриялық эрадан ақпараттық
Соңғы бір-екі жыл жаңа бағдарламалардың тасқыны көптеген адамдарға
Ақпараттық технология - ЭЕМ-нің көмегімен ақпаратты жинау, енгізу,
Қазіргі кездегі ақпараттық технология ұғымын мәліметтер өңдеуге байланысты
Осылайша ЭЕМ, яғни ақпараттық технологиялар күннен күнге дамып
2 ACCESS бағдарламалық жүйесі
Access - өте күрделі бағдарламалық жүйе. Алайда бұл
Access бағдарламасының түрлі мүмкіндіктері мен көптеген өңдеу командаларының
Бағдарламамен қысқаша танысқан соң ендігі жерде бұл күрделі
2.1 ACCESS-ті жүктеу
Егер сіз компьютеріңізге mіcrosoft offіce бағдарламалар пакетін жүктеген
1-сурет. Access-ті жүктеу
2.2.1 Тапсырмалар панелінде қосу (добавить) менюінен access-ті жүктеу
Мұны қосу менюі арқылы жүктейміз:
1. WІNDOWS-98-дің тапсырмалар панелінде тұрған қосуды басамыз.
2. Пайда болған меню ішінен бағдарламаны таңдаймыз.
3. Ішкі менюден mіcrosoft access-ті таңдаймыз.
2.1.2 Mіcrosoft Offіce панелінен Mіcrosoft Access-ті қосу
Бұл қиын емес, төмендегі тәртіп бойынша жүзеге асады:
1. Mіcrosoft offіce панелінің кез келген жерінен екі
2. OK пернеге басыңыз. Пернелер көрінісі тізімінде сіздер
3. Кейіннен mіcrosoft offіce жазуының жанындағы жалаушаға басыңыз.
4. Ендігі жерде OK-ге басыңыз. Кейін mіcrosoft access
2.1.3 Mіcrosoft access-ті Mіcrosoft Offіce панелінен жүктеу
Кез келген тәсіл бойынша Access бағдарламасын іске
2-сурет. Offіce панелінен жүктеу
қосқан кезде алдарыңызға сәлемдеме экраны шығады. Осы кезде
Барлық қолданушылар үшін мәліметтер. Бұл жерде сіз access
Mіcrosoft Access-тен жұмысты бастау. Бұл Mіcrosoft Access-ті қолдана
Соңғы бөлімді таңдаңыз. Мұнда cіз mіcrosoft access-тің
Соңғы ашылған файлдар тізімінің құрамында Борей дерекханасының болуына
2.2.1 Дерекқор терезесімен танысу
Дерекқор терезесі, ол-сіздің жұмысыңыздың үлкен бөлігін атқаратын орын
3-сурет. Дерекқор терезесі
Қабат (вкладка) деп отырғанымыз, дерекхана терезесінің үстінде көрініп
Қабаттардың дерекхана терезесінде орналасуының жағымды өзгешеліктерінің бірі оларлың
Терезенің оң жағында командалар пернелері берілген. Олардың атқаратын
Ашу. Сіз таңдаған белгілі объектіні ашады немесе қосады.
Конструктор. Конструктор режимінде бар объектіні ашады. Бұл жерден
Құру. Жаңа объект құрады.
Бұл командалар жайлы алдағы уақытта әр түрлі объектілермен
Дерекхана құру кезінде қабаттарда ешбір объект болмайды. Алайда
Барлық объектілер типі бірдей қатар менюін қолданады, ал
2.2.2 Меню дегеніміз не және ол не үшін
Асханалық меню секілді бұл да сіздерге сіз орындай
Кейбір кездері менюден бір команда таңдаған кезде экранға
Сіз қатар менюінен бір пунктті таңдағанда, сол меню
Алдыңғы версияларымен салыстырмалы түрде offіce 97 меню және
Аспаптар панеліндегі команданың сол жағындағы пиктограмма сол команданың
2.2.3 Access-тің диалогты терезелерімен танысу
Егерде сіз көп нүктемен аяқталатын команданы таңдасаңыз, онда
Келесі тізімнен барлық басқару элементтерін пайдалану жайлы түсініктеме
Батырма. Ол не? Осы батырманың көмегімен диалогты терезеден
Өшіру батырмасы. Бұл батырмаға диалогты терезені жабу үшін
Қабаттар. Керекті ақпараты бар қабатқа көшу үшін қабатқа
Мәтіндік терезе. Өте кең таралған басқару элементтерінің бір
Жойылатын тізім немесе тізіммен өріс. Оның ішінен таңдап
Опция жалаушасы. Квадратта белгі пайда болуы үшін осы
Параметрлер тобы. Параметрлер тобынан ажыратқышқа басу арқылы кез
Ажыратқыш. Параметрлер тобында таңдауды жүзеге асыру үшін қолданылады.
OK батырмасы. Диалогты терезеде орындалған өзгерістермен келісу және
Болымсыздық батырмасы. Егерде диалогты терезеде істелген өзгерістер қажет
Жеке формаларды құру кезінде де көптеген басқару элементтерін
2.3 Жұмысты жеделдету үшін аспаптар панелін қолдану
Mіcrosoft Access командасының өңдеушілерінің ойынша, аспаптар панелінің құрамындағы
Ойлап қарасаңыз осыдан бір бес жыл бұрын mіcrosoft
3 Дерекқор дегеніміз не?
Дерекқорлар өзімен бірге электронды архивтер ұғымын енгізеді. Айталық,
Егерде осыларды ақпараттың қарапайым әлемінің тілінен дерекханалар тіліне
Әрбір жеке папка-бұл дерекханалар кестесі.
Қағаз парақтары-бұл кестедегі жазбалар.
Қағаз бетіндегі ақпарат-бұл өріс.
Жоғарыдағы келтірілген ұқсастықтың мәнін түсіну үшін мынаған назар
Әрбір жеке клиенттің парағы-жазба
Парақтағы жазба элементтері-өріс
4-сурет. Дерекқор кестесі
Дерекқор құрудың екі маңызды себебі бар:
Уақыт үнемдеу. Дерекқорларға енгізілген ақпаратты жаңарту, түзету, өшіру
Ақпарат дәлділігі. Кез келген деректердің қосымшаларын, өзгертулерін және
5-сурет. Дерекқор ашу
Бұрындары айтып кеткеніміздей, дерекхана ақпарат сақтайды. Дерекқор қосымшасы
Қосымшалар мысалы
Көптеген дерекқорлардың қосымшалар үлгісін Access 97-нің өзі-ақ көрсете
3.1 Дерекқорлар тек қана ақпарат қоймасы емес
Ақпараттарды сақтау-дерекқорлардың белгілі бір міндеті бола тұрса да,
3.2.1 Ақпаратты қарау және оны өңдеу
Дерекқорды құрып, оған деректерді енгізген соң, әрине сіздің
Ақпараттарды басқа көздерден көшіру. Бұл процесс егерде сіздің
Ақпараттарды енгізу және редакциялау үшін форманы қолдану. Формалар
Сұраныс және сүзгіштердің көмегімен деректерді әр алуан әдістермен
Сұраныстарды қолдана отырып дерекханаларға өзгертулер енгізу, жою, қосу
3.2 Дерекқорлар негізінде есеп құру
Егерде сізде осы кезде есеп құру үшін қолдана
6-сурет. Дерекхана негізінде есеп құру
алдын ала көру режимінде көре аласыз немесе оны
Компьютеріңізді сіз үшін жалықтырарлық жұмыс істеуге міндеттеңіз.
Access-пен біраз жұмыс істеген соң, кейбір істер нәтижесін
Access 97-де бір процедураға орындайтын іс-әрекеттерді біріктіре аласыз
Автоматтандыру есептерін шешудің ендігі бір тәсілі Vіsual Basіc
Access 97 автоматтандыру есептерін сіз үшін орындайды. Мұнымен
VBA кодының бір артықшылығы-қателер қақпанын кодқа орналастыруға болатындығында.
Кестелер режимі ақпаратты кестеге өте тез енгізудің
1. Access-ті жүктеп, видеотека дерекханасын ашыңыз.
2. Кесте қабатына басыңыз.
3. Кесте атауы кесте жазбаларға екі рет басыңыз.
4 Кестелермен жұмыс
4.1 Бағана және деректер тақырыпшасына көз тастау
Бағана атауы - не өріс атауы, не қолтаңба
Деректер-кестеге сақтау үшін енгізілетін ақпараттар.
4.1.1 Бөлектеу облысы (область выделения) көмегімен жазбалар бойынша
Сізге бөлек бір өріс емес, толық жазбаны таңдау
Ағымдағы жазба символы. Жазба өрістерінің біріне тышқанмен бассаңыз,
Жаңа жазба символы. Соңғы жазбада әрқашанда көрінетін бұл
Редакциялау символы. Мұндағы қарындаш ағымдағы жазба өрісінің бірін
Блоктау символы. Мұндай жұлдызша жиі қолданылмайды, өйткені бұл
4.1.2 Өту батырмалары (кнопка переходов) көмегімен деректер парағы
Жазбадан жазбаға ауысу үшін кесте терезесінің төменгі жағында
4.1.3 Деректермен парақ бойынша айналу жолының көмегімен қозғалу
Барлық ақпарат терезеге көлденең, не тігінен сыймайтын болса,
4.2 Кестені ақпаратпен толтыру
Деректер парағының барлық бөліктерімен танысып болған соң, ендігі
7-сурет. Кестені ақпаратпен толтыру
4.3 Жазбаларды қосу
Жаңа жазба қосу үшін өту батырмалары арасындағы жаңа
4.3.1 Жазбаларды редакциялау
немесе батырмаларын басып, өріске ауысқанда бұл
Кесте бетіндегі бірінші жазба кодының өрісіне басып,
Ерекше белгіленген өріске Алматы деген сөзді енгізіңіз. Access
Өрістерді редакциялауға байланысты бірнеше пайдалы кеңес:
Өрістегі деректерді жоғалтып алмау үшін өзгерістер енгізгелі жатқан
4.4 Деректер парағы бойынша пернелер көмегімен жылжу
Кестені деректермен толтыру кезінде кестеде бір орыннан екінші
< Enter > курсорды оң жаққа ауыстырады.
< Tab > курсорды оң жаққа ауыстырады.
< Shіft+Tab > курсорды сол жаққа ауыстырады.
курсорды оң жаққа ауыстырады.
курсорды сол жаққа ауыстырады.
Жазбадан жазбаға ауысу өрістен өріске ауысу секілді жүзеге
Деректер парағы байынша жылжу үшін әрқашан тышқанды қолдануға
4.5 Деректерді кестеде сақтау
Ақпаратты сақтаудың бірнеше мүмкіндіктері бар.
Бұған дейін деректер парағының бойымен пернелер көмегімен жылжу
4.6 Жалған іс-әрекеттерді жоққа шығару
Редакциялау кезінде көптеген қателіктерді жіберуге тура келеді. Алайда,
Өрістегі өрнектерді өзгертіңіз.
< Tab > пернесінің көмегімен келесі өріске көшіңіз.
Өрістегі деректерді өзгертіңіз, алайда өрістен кетпеу үшін пернесін басыңыз; бұл жерден Access-тің
< Esc > пернесін тағы басыңыз. Ендігі жерде
4.7 Кестеден жазбаларды жою
Егерде сізге кейбір жазбаларды өшіру қажеттілігі туса,
4.7.1 Бір жазбаны жою
Деректер парағынан бір жазбаны өшіру үшін мынаны
іске асыру керек:
1. Жойғалы жатқан жазбаның ажырату облысына басыңыз.
2. «Delete» пернесін басу керек. Нәтижесінде осы қабылданған
3.Жазбаны өшіру үшін Yes-ке басыңыз.
8-сурет. Бір жазбаны жою
4.7.2 Бірнеше жазбаларды өшіру
Бір жазбаны жоюға қарағанда бірнеше жазбаны жою біраз
1. Жойғалы жатқан жазбалардың біріншісінің ажырату облысына басып,
2. Жойылғалы жатқан қалған барлық жазбалар арқылы курсорды
3. < Delete > пернесін басу керек. Бұл
батырмасына басу керек.
9-сурет. Бірнеше жазбаны өшіру
Ендігі кезекте жазбаларды жоюдың соңғы түрі-барлық жазбаларды жою
4.7.3 Барлық жазбаларды жою
Кестедегі барлық жазбаларды жоюдың бірнеше тәсілдері бар. Мұның
Кесте терезесінің сол жақ жоғарғы бұрышында, кесте пиктограммасының
Ендігі кезекте < Delete > пернесін басу керек.
4.8 Бағаналармен жұмыс
Ақпаратпен жұмыс істеуде бағаналарды өзгерту өте үлкен рөл
4.8.1 Бағана өлшемін өзгерту
Мәтіннің үлкен бөлігін көру үшін бағананы жылжыту жиі
4.8.2 Бағана енін деректер еніне байланысты автоматты түрде
Бұл тәсілмен жұмыс істеу кезінде access бағана енін
Тышқан көрсеткішін бағаналар тақырыпшасындағы бағаналар үстін бөліп тұрған
Тышқан батырмасына екі рет басыңыз, онда бағана өрістегі
4.8.3 Бағана өлшемін қолмен өзгерту
Бағана енін қолмен өзгерту үшін бағана атауларының қатарындағы
4.8.4 Бірнеше бағана өлшемін өзгерту
Жоғарыда сөз еткен тәсілдерде тышқан көрсеткішін кеңейткіңіз келген
Тышқан көрсеткішін өлшемін өзгерткіңіз келген бағаналардың біріншісінің тақырыпшасына
Тышқан батырмасын жібермей, көрсеткішті қалған барлық бағаналар арқылы
Форматты таңдаңыз, ал менюден бағана енін. Бағаналар ені
Белгілі бағана ені. Бағана ені атаулы мәтіндік өріске
Стандарттық ен. Әрбір бағана ені шамамен 1 дюйм
Деректер ені бойынша. Бағана ені бағанадағы ең ұзын
Өзіңіз шешім қабылдап, OK-ге басыңыз.
4.8.5 Кестедегі бағаналар орнын ауыстыру
Бірнеше бағаналардың орнын ауыстыру үшін келесі амалдарды орындау
Орын ауыстыратын бағаналарды белгімен ажырату керек.
Ажыратылған бағаналардың бірінің тақырыпшасына басу керек.
Тышқан көрсеткішін қажетті позицияға орналастыру керек.
4.8.6 Экрандағы бағаналарды тұрақтандыру
Ол үшін мына амалдарды іске асыру керек :
Қажетті бағананы белгімен ажыратып, оның тақырыпшасының үстіне тышқанның
Контексттік меню ішінен бағананы тұрақтандыру командасына басыңыз. Онда
Деректер парағындағы өзгерістерді көру үшін терезенің төменгі жағында
Ал, бірнеше бағаналарды тұрақтандыру үшін оларды алдымен белгілеп
Бұрын тұрақтандырылған бағаналарды бұрынғы қалпына келтіру үшін форматты,
4.8.7 Бағананы уақытша жасыру
Егерде экрандағы бағаналарды уақытша жасыру қажеті туса, мысалы,
Код бағанасын оның тақырыпшасының үстіне тышқанның оң жақ
Бұл менюден бағаналарды жасыру командасын таңдайық.
Алдағы уақытта бағаналардың экранға қайта оралуын ұйғарсаңыз, онда
4.8.8 Бағаналарды жою
Егерде сізге кез келген бір кесте өрісі қажет
Тақарапшаның үстіне тышқанның оң жақ батырмасымен басып, бағананы
Бұл менюден бағананы жою командасын таңдаңыз. Access сол
4.9 Кесте режимінде бағананы қосу
Ол үшін төмендегі инструкцияларды орындаңыз:
Жаңа бағана көргіңіз келген бағанаға курсорды орналастырыңыз.
Қоюды (вставка) таңдаңыз, менюден бағананы. Бұл жағдайда Access
Жаңа бағана тақырыпшасына екі рет басыңыз. Одан кейін
4.9.1 Бағанадағы қатар биіктігінің өзгерісі
Бұл қасиет әсіресе өріс мазмұнын көрер кезде керек
Кестедегі барлық қатарлар биіктігін үлкейту үшін келесі амалдарды
1. Тышқан көрсеткішін жазбаларды бөлектеу облысында кестенің кез
Тышқан батырмасын жібермей басып тұрыңыз. Егер қатар биіктігін
Демек, қатар биіктігін ұлғайтқан сайын кестедегі қатар саны
ҚОРЫТЫНДЫ
Дерекқорларды басқару жүйесі
Жазбаларды енгізеді және редакциялайды.
Кіріс экран формасын құрады.
Шығысқа берілетін мәліметтердің форматтарын жобалайды.
Берілген шартты қанағаттандыратын жазбаларды іздеуде, табылған жазбаны экранға
Жазбаларды индекстейді және сұрыптайды.
Қарапайым қосымшаларды интерактивті генерализациялайды.
Бұл функцияларды Mіcrosoft Access ДҚБЖ-сымен іске асырған жөн.
Демек, өңделетін ақпараттың көлемінің ұлғаюына байланысты ЭЕМ –де
ХХІ ғасырда ғылым мен техниканың күннен-күнге дамып бара
Қолданылған әдебиеттер
Верман А.Я. «Access 97 для профессионалов». СПб, 1998
Зиновьев Н.Б. «Access 97 – русская версия». М.,
Информатика. Под ред. Макаровой Н.В. СПб, 1998
Корнелюк В.К. «Access 97». М., 1998
Шафрин Ю.А. «Основы компьютерной технологии». М., 1998
2
2