Электронды құжаттардың пайда болуы

Электронды құжаттар және мұрағаттар
МАЗМҰНЫ
КІРІСПЕ....................................................................................................................... 3
1 Электронды құжаттардың пайда болуы
1.1 Машинада оқылатын құжаттардың пайда болу тарихынан
1.2 Мұрағат құжаттарын компьютерге енгізудің қазіргі мәселесі
2 Электронды құжаттарды пайдалану тәсілдері
2.1 Автоматтандырылған мұрағаттық технологияға арналған ҒАА
құру және оның ерекшеліктері ............................................................................. 27
2.2 Автоматтандырылған ақпараттық іздестіру жүйелерін құру
(АИПС тарихынан, қолданылуы, функция, пайдасы) ......................................... 38
2.3 Электрондық құжаттар және олардың сақталуын қамтамасыз
ету проблемалары .................................................................................................... 41
Қорытынды ............................................................................................................. 51
Пайдаланған әдебиеттер тізімі ............................................................................... 57
Қосымша..................................................................................................................58
КІРІСПЕ
Тақырыптың өзектілігі: Қазақстанның тәуелсіз мемлекет ретінде дамуында сыртқы және
Әр заманның өзіндік ерекшеліктеріне байланысты құжаттар да өзіндік сипатқа
Еліміз егемендікке қол жеткізгеннен бері төл тарихымызға деген қызығушылығымыз
Қазіргі заман ақпарат заманы болғандықтан ақпарат, соның ішінде ретроспективті
1998 жылы 22 желтоқсанда қабылданған «Ұлттық мұрағат қоры және
Қазақстан халқының тарихи – мәдени мұрасының ажырамас бөлігі болып
Елбасы Н.Ә. Назарбаевтың 2003 жылы қабылдаған «Мәдени мұра» бағдарламасы
Мұрағат шежіреміз осынша болғанда, бүгінгі мұрағат саласы қандай күйде?
Мұны азсынсаңыз, еліміз егемендік алғалы бері жоғары оқу орындары
Техника заманына қадым басқанымыз бәрімізге айқын, сонымен Қазақстанда да
Алғаш рет «Электронды сайлау» жүйесін іске асырғанымыз, сондай ақ
Әлемдік тәжірибеде электронды құжаттарды аса көп уақыт сақтау мәселесінде
Осыған орай бірнеше халықаралық стандарттар шығарылды, олардың ішінде төмендегілерді
ISO 18925:2002 Imagine materials.
Optical Disk Media. Storage practices (Оптические диски. Правила хранения,
«Общий международный стандарт описания архивных документов» Оттава, 1994.
Аса дамыған мұрағаттар болып: Австралия мұрағаты, онда Australian Standard
ТМД елдері арасында, ең алғаш электронды құжаттарды мемлекеттік сақтауға
Бес жыл бұрын электронды құжат ұғымы кездесетін барлық мәселелерді
Қазақстан Республикасындағы мұрағат ісінің жағдайны тоқталатын болсақ, электронды құжаттардың
Сонымен, біздің елімізде электронды құжаттарды мемлекеттік мұрағаттарға сақтауға алу
«Электронды құжат және электронды–сандық қолтаңба туралы»;
«Ұлттық мұрағат қоры және мұрағат туралы» (5(.
Сондай-ақ, диплом жұмысыма байланысты төмендегі заңдар мен шараларды атап
«2007–2009 жылдарға арналған құжаттамалар жүйесі мен мұрағат ісін
«Ұлттық мұрағаттық қор мен мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасының Заңдарына
Сонымен қатар, «Мәдениет туралы» заңды дамыту мақсатында 9 нормативтік-құқықтық
Қазақстан тарихы мен мәдениетіне қатысты белгісіз болып келген сирек
Ақпараттандыру және байланыс агенттігімен Қазақстанда Ұлттық мұрағат органдарын электронды
Өткен жылы мұрағат мекемелері, оның ішінде, электронды құжаталмасу мен
Министрліктің ұйымдастыру, қоғамдық-саяси, мәдени, барлығы 200-ден астам жұмыстары
Атқарылған жұмыстар мен есептер Министрліктің www.sana.gov.kz веб-сайты арқылы
Тақырыптың зерттелу деңгейі. Мәселенің тарихнамасына тоқталмас бұрын Қазақстанның мұрағат
Қазақстан Республикасында аталмыш тақырыпқа тек қана, қазіргі таңда электронды
Қазақстан зертеушілерінен бұл тақырыпты зерттегендер қатарына
Зерттеулер қатарына, тек қана Ресейде басылып шыққан Михайлов О.А.
Алдымен электронды құжаттарды, одан кейін де мұрағаттарды зерттеу тек
Осылайша сол кездері көп авторлардың негізгі назары Электронды құжаттардың
1996 жылы жарық көрген Крайская А.А., Челинний В.О. «Архивоведение»
Қазіргі күндері электронды құжаттарға байланысты маңызды мәліметтер 1989 жылы
Мемлекеттік мұрағаттарды кинофотофоноқұжаттармен толықтыру және олардың теориялық, тәжірибелік аспектілерін
Мұрағаттардың құрылуы және жүйеленуі туралы маңызды ақпарат Козлитиннің И.А.
Еліміз тәуелсіздік алғалы бері бұл мәселемен айналысып жүрген зерттеушілеріміз
Сонымен, жалпы құжаттарға, соның ішінде электронды құжататарға байланысты кеңес
Зерттеу жұмысының деректік негізі. Электронды құжаттар мен мұрағаттарға байланысты
Интернет желісінің ішінде электронды құжат және мұрағат жайында мәліметтер
Тәуелзіз Қазақстанның рухани дамуында өзіндік үлкен септігін тигізіп отырған
Сонымен бірге соңғы жылдары шыққан мұрағаттық ережелер мен заңдар
Зерттеу тақырыбының мақсат–міндеттері. Диплом жұмысымның негізгі мақсаты – әрине
Қазақстан Республикасының Орталық мемлекеттік мұрағатының ең алдымен LOTUS NOTES
дәстүрлі және электронды құжаттардың мемлекет үшін маңыздылық деңгейін ашып
Қазақстандағы мұрағат ісінің қазіргі таңдағы жағдайын талдап, шет
Жұмыстың ғылыми жаңалығы. Тәуелсіз Қазақстан алдыңғы сатыдағы елу елдің
Жұмысты жазу барысында көптеген қоғамдық, тарихи, саяси, әлеуметтік көзқарастарға
- Электронды құжаттарды есепке алу және сақтау принциптеріне шолу
- Құжаттар ішіндегі маңызды топқа жататын электронды құжаттарға ғылыми–анықтамалық
- Соңғы және маңызды сатыларының бірі, мұрағатта сақтауда болған
Жоғарыдағыдай айтылған шараларды іс жүзіне асыруға бізге Қазақстан Республикасының
Зерттеу жұмысының теориялық–методологиялық негізі. Зерттеуге обьективтілік, тарихилық, жүйелілік тәрізді
Жұмыстың қолданбалық маңызды. Ғылыми жұмыс мұрағат ісі саласындағы тың
Сонымен қатар берілген жұмыс тарих ғылымы мен құжаттану саласымен
Зерттеу жұмысының құрылымы. Жазылып отырған ғылыми зерттеу жұмысы кіріспе,
1 Электронды құжаттардың пайда болуы
1.1 Машинада оқылатын құжаттардың пайда болу тарихынан
Мұрағаттар қызметінің негізгі ережелері (бұдан әрі - Ереже) Қазақстан
Кез-келген мұрағат қағаз және электрондық негіздегі құжаттарды жинау, уақытша
Қазақстан Республикасы мұрағаттар мен құжаттаманы басқарудың уәкілетті мемлекеттік органы,
Сонымен ХХ ғасырдың соңында компьютерлік технологиялар адам шығармашылығаның барлық
Біз мұрағат ісін ақпараттандыруды 4 кезеңдерге бөлеміз:
ХІХ ғасырдың соңы – 1950 жылдар;
1950 жылдың бірінші ширегі – 1970 жылдың бірінші ширегі;
1970 жылдың екінші ширегі – 1980 жылдың бірінші ширегі;
1980 жылдың екінші ширегі – қазіргі таңға дейін.
Мұрағат ісін автоматизациялау және механизациялау электронды есептегіш машиналар,
Бірінші кезең – мұрағат ісін механизациялау негізінен ведомствалық мұрағаттарда
Екінші кезең – бұнда мұрағат ісін ақпарттандыру мұрағаттарда қолданылатын
Үшінші кезең – болса жергілікті және мұрағат аралық ақпараттандырылған
Төртінші кезең – өз кезегінде ең алдымен Мәскеу мұрағаттары
Жұмысымның бұл таруында негізінен құжаттың пайда болу тарихына тоқталуды
Ерте орта ғасырлық кеңселерде құжат әзірлеу мен ресімдеудің белгілі
Ежелгі Русьте жазу материалы ретінде қайың қабығы пайдаланылды. Қайың
Арзан қайың қабығына қызмет бабындағы құжаттар сирек түсіріліп, ол
XIV ғасырға дейін жазу үшін қолданылған негізгі материал пергамент
XIV ғасырда кеңсе ісіне қағаз пайдаланыла бастады. Ол біртендеп
Ертеде жазу материалы ретінде ағаш тақтайшалар, жібек маталар, тастар,
Ұйым мұрағатында электрондық құжаттар (бұдан былай–ЭҚ) есебін жүргізудің қағаз
Мұрағатта мынадай жұмыстар атқарылады:
– ЭҚ–дың сипаттамаларын жасау;
– ЭҚ–дың қолданысқа арналған және резервте тұратын нұсқаларын әзірлеу;
– ЭҚ–ды сыйымдылығы неғұрлым молдау негіздерге көшіру;
– ЭҚ–дың орын алмастыруы, бұл орайда бір есептеу бірлігі
– ЭҚ–дың сақтандыру форматындағы нұсқаларын әзірлеу және сол сақтандыру
– ЭҚ–дың орнында бар–жоғын және жай–күйін тексеру;
– Есептеу құжаттарын салыстыра отырып ретке келтіру.
Атқарылған жұмыстар нәтижесінде мынадай құжаттар ресімделді:
– ЭҚ–дың мұрағаттық тізімдемесі. Бұл бес дана етіп жасалды.
– ЭҚ–дың қолданысқа арналған және резервте болатын нұсқаларының жасалғандығы
– ЭҚ–дың сыртқы негізге көшіріліп жазылғандығы туралы акт;
– ЭҚ орын алмасуының өткізілгендігі туралы;
– Есептеу құжаттарында кеткен техникалық қателіктер туралы акт;
– Бұл қорға қатысы жоқ құжаттардың табылғандығы туралы акт.
Электрондық құжаттар тізімдемесі – электрондық құжаттар
Тізімдемеге анықтамалық аппарат беріледі. Тізімдеменің анықтамалық аппаратына мынлар
Тізімдемеге арналған анықтамалық аппараттың әрбір элементі мәтіндік форматпен дербес
Электронды түрде әзірленген тізімдемеге куәландыру парағы жасалады. Ол қағаз
Тізімдемеге осымен қатар ЭҚ кешенінің
АТС–сы бар файл атауына «ITН» сөзі және тізімдеме мен
Үлгіге Ұлыбритания Ұлттық электрондық мәліметтер базасы
Электрондық құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету – бұл электрондық негіздердің
ЭҚ–дың сақталуын ұйымдастыру жөніндегі шаралар жүйесіне мыналар енуі тиіс:
– электрондық негіздерді (сақтау бірліктерін) мұрағат қоймасына, ал
– қоймадан сақтау бірліктерін алып беру тәртібін
– ЭҚ–дың бар–жоғын және олардың жай–күйін
– ЭҚ–дың физикалық және техникалық жай–күйлерін
– ЭҚ–ды арнайы физикалық және техникалық
– ЭҚ–ды жаңа (технологиялық тұрғыдан) электрондық
– ЭҚ–ды компьютерлік сақтандыру форматы мен қолданыстағы
– Ақпараттық қауіпсіздікті қамтамасыз ету жөніндегі шаралар;
– ЭҚ–ды залалды компьютерлік бағадарламалардан («вирустардан» және
– ЭҚ–ды рұқсатсыз пайдаланудан қорғау;
ЭҚ–ды жедел сақтау кезінде және ұйымның ЭҚ мұрағатында оларды
ЭҚ–дың ұзақ уақыттардан соң да (10 жылдан жоғары) ашылуын
Оптикалық дискілер үшін: температура + 25°С–дан аспауы керек, ауаның
ЭҚ–ды жедел сақтау кезінде олардың толымдылығы негізгі (қолданыстағы) даналар
Ұйымда электрондық құжаттарды жедел сақтау ісі әртүрлі электрондық негіздер
ЭҚ–дың қолданыстағы даналары мынадай негіздерге түсірілуі мүмкін:
Сервелерге;
RAID–массивтерге;
– Компьютерлердің қатқыл дискілеріне («винчестерлерге»);
– Оптикалық дискілерге (CD–RW, CD–R, DVD– RW);
– Магнитті оптикалық дискілерге.
ЭҚ–дың резевтегі даналары мына негіздерге түсірілуі мүмкін:
– резервтік сервелерге;
– резервтік RAID–массивтерге ;
– компьютерлердің қатқыл дискілеріне;
– стримерлік (магниттік) ленталарға;
– оптикалық дискілерге;
– магнитті оптикалық дискілерге;
– сыйымдылығы әртүрлі магниттік дискілерге.
Ұйымның электрондық құжаттар мұрағаты сыйымдылығы үлкен сыртқы электрондық негіздерге:
ЭҚ–ды тек сыртқы электрондық негіздерге ғана жазып, ұйымның құрылымдық
– ұйымның қысқаша атауы;
– электрондық негіз индексі;
– электрондық негіздің статусы:
– негізге жазылған ақпараттық ресурстардың реестрлік нөмірлері;
– қажет болған жағдайда «АҚҚ» (айрықша құнды құжаттар) және
ЭҚ сақтауға келіп түскенде және оларды ұйым мұрағатында сақтау
– ЭҚ мұрағатының қысқаша атауы;
– Сақтау бірлігінің есептік нөмірі;
– Қор нөмірі;
– Сақтау бірлігінде көрсетілген тізімдеменің, есептеу бірлігінің нөмірлері.
Жазбалар электрондық негіздер этикеткасына (оптикалық дискінің сыртқы
Электрондық негіз қорабына (футлярға) да осылайша этикетка жапсырылып, онда
– ұйымның қысқаша атауы;
– электрондық құжаттар мұрағатының қысқаша атауы;
– сақтау бірлігінің есептік нөмірі;
– электрондық негіздің өндірістік (зауытық) нөмірі;
– электрондық негіздің статусы:
– қор нөмірі;
– сақтау бірлігінде көрсетілген тізімдеменің, есептеу бірлігінің нөмірлері;
– негізге түсірілген ақпараттық ресурстардың реестрлік нөмірлері;
– ЭҚ–дың шектік мерзімдері;
– қажет болған жағдайда «АҚҚ» (айрықша құнды құжаттар) және
– ЭҚ–дың негізге жазылған уақыты.
Электрондық негіздердің техникалық параметрлерін, дыбыс–бейнелі
ЭҚ–дың бар–жоғын және жай–күйін кем дегенде 3 жылда бір
Осындай жүйелерді Рындин А. өз мақаласында бәрін ашып нақты
ЭҚ мұрағатындағы ақпараттық жүйені жетілдіру немесе технологиялық платформаны өзгерту
Бұл үшін, яғни біздегі мемлекеттік мұрағаттың құрылымы халықаралық стандартқа
1.2 Мұрағат құжаттарын компьютерге енгізудің қазіргі таңдағы мәселесі
Алматыда 2006 жылдың 26 қыркүйегінде Қазақстан Мәдениет және ақпарат
Семинардың ашылуында Қазақстан Республикасы Президентінің мұрағаты директоры В.Шепель кіріспе
Қазақстан Республикасы Премьер–Министрі Кеңсесінің бақылау және құжаттамалық қамтамасыз ету
Ақпарат және мұрағат комитетінің бөлім бастығы А.Мустафинаның баяндамасында электронды
Жоғарыда айтылған мәселелер бойынша қызу пікір алысулар нәтижесінде семинарға
– электрондық құжаттар форматы жөнінде, оларды тасымалдау, сипаттау, сақтау
– электронды құжаттарды сақтауға қатысты ведомстволық және мемлекеттік мұрағаттардың
– электрондық құжаттармен жұмыс және электрондық құжат айналымын жүргізу
– тұрақты сақталатын электрондық құжаттар тізімдемесі;
– мемлекеттік сақтауға және ұзақ уақытқа мұрағаттық сақтауға берілетін
Осымен қатар, электронды құжаттар бойынша жұмыс жүргізу барысында қолданылатын
– құжаттардың қағаз жүзіндегі түпнұсқалары мен олардың электрондық нұсқаларын
– мұрағатшылардың мәліметтер базасын жобалау мен оларды басқару жөніндегі
– құндылықтар сараптамасының негізгі принциптері мен өлшемдерін сақтау;
– Ұлттық мұрағат қорын толықтыру көздері – мекемелерде және
Электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесі қауіпсіздігін қамтамасыз ету үшін
Мемлекеттік мекемелерде мынадай дайындық жұмыстарын жүргізу керек:
– іс номенклатураларында электрондық мәліметтер базасы және басқа да
– мекемелерде түзілген электронды құжаттар тізімдемесін жасау, олардың мақсаттары
Ақпараттандыру және байланыс жөніндегі агенттіктен мемлекеттік органдардағы ақпараттық жүйе
Билік органдары мен ұйымдарда электрондық құжаттар мұрағатын жасақтау, ұйымдастыру
Осыған байланысты электрондық ақпарат ресурстарын сақтау мен бұл істе
Мұрағатшылар құжаттарды (басқару құжаттары, фотосуреттер, пошта карточкалры т.б.) дәстүрлі
– жобаларды әзірлеу кезінде пайдаланылған қағаз құжаттардың мәтінді және
– бухгалтерия, кадрларды басқару, іс қағаздарын жүргізу жүйелеріндегі ақпараттық–іздестіру
– ақпараттық анықтамалық жүйелер – бірінші кезекте, құқық
«Электрондық құжаттың» ақпараттық табиғатына тән бір ерекшелік – ол
Бұған алыс шетелдердің кітапханалары мен ғылыми мекемелерінде жатқан құнды
Мұны азсынсаңыз, еліміз егемендік алғалы бері жоғары оқу орындары
Қазір электрондық құжаттар бойынша жұмыс жұмыс жүргізу ісінде мынадай
– электрондық құжаттар бойынша жүргізілетін жұмыстарды нормативтік–әдістемелік
– атқарушы билік органдарындағы электрондық құжаттар бойынщша жүргізілетін жұмыстарға
– басқару органдарындағы құжаттаманы басқару ісін автоматтандыру жөнінде қолданылатын
– құжаттарды басқарудың автоматтандырылған жүйесі мен құжаттарды мұрағаттық
Электрондық құжат айналымының құқықтық базасын қалыптастыру – істің жартысы
Потапенко М. өз мақаласында электрондық құжаттар мұрағаты мынадай анықтама
Жалпы, мақсат, міндеті жағынан электрондық құжаттар мұрағаты (соның ішінде
Құжаттарды есепке алудың өзіндік ерекшеліктері болады.
Құжаттарды есепке алу әрбір мұрағат қоймасы бойынша бөлек жүзеге
Мұрағаттар атқарылған құжаттар мен жабық істерді қайта пайдалану ісін
– ұзақ мерзімге арналған құжаттама саясатын айқындау және соған
– мұрағаттық сақтауға арналған құжаттарды белгіленген саясатқа сәйкес іріктеу;
– осы құжаттар бойынша тиімді анықтамалық–іздестіру жүйесінің болуы;
– құжаттардың бүкіл мұрағаттық мерзімде сақталуын қамтамасыз ету, яғни
– құжаттарды пайдаланған кезде олардың жоғалу қаупін мейлінше азайтатын
Құжат әзірлеуші ұйымдар жөнінде біз не білеміз? Электрондық құжаттарды
Электрондық құжаттарды сақтау мен пайдалануға байланысты жұмыс әдістері туралы
Ұйым мұрағатында электрондық құжаттар (ЭҚ) есебін жүргізудің қағаз құжаттар
Мұрағатта мынадай жұмыстар атқарылады:
– ЭҚ–дың сипаттамаларын жасау;
– ЭҚ–дың қолданысқа арналған және резервте тұратын нұсқаларын әзірлеу;
– ЭҚ–ды сыйымдылығы неғұрлым молдау негіздерге көшіру;
– ЭҚ–дың орын алмастыруы, бұл орайда бір есептеу бірлігі
– ЭҚ–дың сақтандыру форматындағы нұсқаларын әзірлеу және сол сақтандыру
– ЭҚ–дың орнында бар–жоғын және жай–күйін тексеру;
– Есептеу құжаттарын салыстыра отырып ретке келтіру.
Атқарылған жұмыстар нәтижесінде мынадай құжаттар ресімделді:
– ЭҚ–дың мұрағаттық тізімдемесі. Бұл бес дана етіп жасалды.
– ЭҚ–дың қолданысқа арналған және резервте болатын нұсқаларының жасалғандығы
– ЭҚ–дың сыртқы негізге көшіріліп жазылғандығы туралы акт;
– ЭҚ орын алмасуының өткізілгендігі туралы;
– Есептеу құжаттарында кеткен техникалық қателіктер туралы акт;
– Бұл қорға қатысы жоқ құжаттардың табылғандығы туралы акт.
Электрондық құжаттар тізімдемесі – электрондық құжаттар
Тізімдемеге анықтамалық аппарат беріледі. Тізімдеменің анықтамалық аппаратына мынлар
Тізімдемеге арналған анықтамалық аппараттың әрбір элементі мәтіндік форматпен дербес
Электронды түрде әзірленген тізімдемеге куәландыру парағы жасалады. Ол қағаз
Компьютерлік сақтандыру форматтарының тізбе ұсынылып отыр. Бұл және қосымша
Кез–келген мәтінді немесе ақпаратты компьютерге енгізу барысында төмендегі құралдарды
1. Мәтінді электрондық құжаттар үшін:
ASCII (American Standard Code for Information Interchange), осы формат:
XML ( eXtensible Markup Language)
2. Электрондық кестелер түріндегі мәліметтер базасы үшін:
ASCII (.txt)
XML ( eXtensible Markup Language)
3. Реляциялық мәліметтер базасы үшін:
ASCII (.txt)
XML ( eXtensible Markup Language)
4. Графикалық құжаттар (жоспарлар, схемалар, суреттер,фотосуреттер) үшін:
TIFF (Tag Image File Format),. Tiff
JPEC (Joint Photographic Experts Group),. jpg
5. Дыбыстық құжаттар үшін:
AIFF (Audio Interchange Fike Format),. aif
6. Бейнелі (видео) құжаттар үшін:
MPEG (Motion Picture Experts Group),.mpg (31(
Мұрағаттан ЭҚ–ды алып беру реті өзгу негіздегі құжаттарды алып
Жеке және заңды тұлғалар сұранысы бойынша мұрағат ұйым басшысының
ЭҚ–дың жеке және заңды тұлғалар сұранысы бойынша әзірлеген нұсқаларына
ЭҚ–дың тапсырылған нұсқалары туралы деректер арнайы есеп журналына тіркеледі.
Жұмысымды жазу барысында ЭҚ тек қана мұрағаттарда емес, сондай–ақ
Ұйымда ақпараттық ресурстарға арналып тізілім (реестр) жасалады. Бұл ұйымда
Мәліметтер базасы жазбаларының топтары немесе орындалып жатқан және орындалған
– істер номенклатурасының 1–бағанасына номенклатураға енген әрбір компьютерлік «іс»
– 2 бағанада компьютерлік папкі – «істердің» тақырыптары мен
– 3–ші бағанада папкі – «істердің» саны мен мәліметтер
– 4 бағанада электрондық құжаттардың тізімдеме бойынша сақталу
– Мәліметтер базасына арналған 5 бағанада компьютерлік папкі
Күнтізбелік жылдың аяқталуына байланысты қорытынды жазба қағаз негіздегі және
Істер номенклатурасының қорытынды жазбасындағы мәліметтер міндетті түрде ұйым мұрағатына
Электрондық құжаттар мұрағаты – бұл іс қағаздарын жүргізу қызметі
Мұны азсынсаңыз, аталмыш шаралармен айналысатын, еліміз егемендік алғалы бері
Алайда кіріспе бөлімінде айтылған бағдарламалар аясында, келесі 2-3 жылда
2 Электронды құжаттардың пайда болу тәсілдері
2.1 Автоматтандырылған мұрағаттық технологияға арналған ғылыми–анықтамалық аппарат (ҒАА) құру
Мұрағат құжаттарын іздеу мен көшірмесін алуда аталған ҒАА жүйесі
Қазіргі таңда ғылыми–анықтамалық аппарат (ҒАА) құруда барлық салаларда компьютер
Электрондық құжаттар мұрағаты – бұл іс қағаздарын жүргізу қызметі
Ендеше, мұрағат ісі саласында халықаралық ынтымақтастықты кеңінен дамытпай болмайтыны
Қазақстанда іс–жүзіне асқан мұрағат ісінің даму бағдарламасның дұрыс жолда
Сонымен енді қорға, тізімге немесе құжаттарға ҒАА жасау қалай
Ұйымның құрылымдық бөлімшелерінен құжаттар қабылдау «Қазақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарында
Келесі кезеңде құжаттарды өңдеу жыл сайын ведомстволық мұрағаттың жұмыс
Республикасы заңдарына сәйкес ұйым күші мен қаражаты есебінен жүргізіледі.
Құжаттарды өңдеуді ұйымдастыру және оның нәтижелерін қарау үшін ұйымда
Құжаттар құндылығына сараптама жасау Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры
Істер тізімдемелері және сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы
Сонымен бірге Қазақстан мұрағаттардағы 1917 жылға яғни Кеңестік кезеңге
Тізілім (реестр) дәстүрлі түрде немесе автоматтандырылған түрде жасалып жүргізілуі
Әрбір жаңадан ендірілген ақпараттық ресурс тізілімінің (реестрдің)
ҒАА дәстүрлі түрде немесе автоматтандырылған түрде жасалып жүргізілуі мүмкін.
Ақпараттық ресурстар жай–күйі жөніндегі, олардың қалпына келтірілгені туралы, бағдарламалық
Электрондық құжаттар тізімдемесіне тоқталып кетсек –
Тізімдемеге анықтамалық аппарат беріледі. Тізімдеменің анықтамалық аппаратына мынлар
Тізімдемеге арналған анықтамалық аппараттың әрбір элементі мәтіндік форматпен дербес
Электронды түрде әзірленген тізімдемеге куәландыру парағы жасалады. Ол қағаз
Мысалы ретінде кино, фото және дыбыс құжаттарының ҒАА ерекшеліктеріне
ҒАА жүйесіне мұрағаттық анықтамалықтар (мұрағаттық тізімдеме, қорлардың, каталогтардың, жолсеріктердің
Аудиовизуалды мұрағаттағы кинофотофоноқұжаттардың ҒАА өзге тасығыш құжаттардың ҒАА секілді
Мұрағаттың бірегей ғылыми–анықтамалық аппараттық жүйесі құжаттық материалдарға анықтамалықтан және
Негізгі топ.
Қосымша топ.
Көмекші анықтамалық топ.
Фотоқұжаттардағы ғылыми–анықтамалық аппарат жүйесінің жүргізілуінің негізгі мақсаты – есепке
Құжаттар жайлы мағлұматтарды іздестіруді тездету.
Құжаттарды және олардың мазмұны жайлы мағлұматтарды іздестіруді тездету.
Мұрағаттағы құжаттық материалдардың мазмұнын жан–жақты ашу.
Электронды ғылыми дәйектілігін және толықтығын тексеру.
Енді фотоқұжаттарға қатысты анықтамалықтар жүйесінің қандай жұмыстар атқаратындығына тоқталып
Электронды құжаттың аннотациясында бейнеленген оқиғаның аты, болмысы, суреттегі адамдардың
Портретке аннотация жасалуда алдымен инициалдары, сосын фамилиясы жазылады. Кейіннен
Белгілі бір оқиғаға байланысты туындаған фотоқұжаттарға аннотация жасауда бейнеленген
Құжатта бейнеленген тұлғалардың саралануының нәтижесінде олар солдан оңға қарай,
Фотобейне туындаған орынға аннотация берілгенде, ауданның, қаланың, елді мекеннің
Бірегей фотоқұжаттарды унификациялау мақсатында типтік аннотациялар құрылады. Ол бірнеше
«Өндірістік номер» тармағында құжатқа ведомствалық мұрағатта берілген номер жазылады.Егер
«Түсірілім жері» тармағында түсірлім өткен республиканың, аймақтың,облыстың, қаланың аты
«Ерекшелігі, негіз түрі» тармағында фотоқұжаттың ерекшелігі көрсетіледі (тек түпнұсқа
«Сақтау бірлігінің көлемі» тармағында араб цифрларымен сақтау бірлігін құрайтын
Ал «Ескертулер» тармағы сақтау бірліктерінің мемлекеттік мұрағаттан шағуы туралы
Көп мөлшердегі (200 сақтау бірлігінен жоғары) фотоқұжаттарды сипаттау кезінде
Тізімдемеден фотоальбомның сипатталуы атау түрінде көрсетіледі.
«Альбом атауы» тамағында альбомның титулдық бетінен алынған әрбір фотоальбомның
«Позитивтер көлемі» деген тармаққа фотоальбомның қорытындылық жазбасының нәтижесі жазылады.
Мемлекеттік аудиовизуалды мұрағаттарда каталогтардың келесі түрлері жасалады: систематикалық немесе
Каталогтық карточкаларда кинофотофоноқұжаттардың сипатталуы тізімдеме негізінде жүреді. Каталогтаудың жүргізілгені
Ал енді атаулық катологтардың карточкаларының жасалуына тоқталып кетейін. Атаулық
Мемлекеттік аудиовизуалды мұрағаттарда тұлғалардың тізімдемесі жасалады, олар жайлы мәліметтер
Каталог жүйесіне ендіру бағыты өзіне бірнеше міндеттерді қосып алады.
Егер карточкалар бір жүйеде жасалынған болса, онда олар біріктіледі.
Карточкаларды редакциялағанда негізгі назар кинофотофоноқұжаттың тақырыбына және аннотациясына аударылады.
Индекстеу каталогтық карточканың мазмұнын анализдеу арқылы жүзеге асады. Жіктеу
Дубльдеу шаралары карточканың бірнеше көшірмелерін жасау негізінде жүреді. Мұндай
Индекстері бірдей карточкаларды жүйелеу тағы да жіктеу сұлбасының
Атаулы, авторлық және атқарушылық каталогтардың карточкалары алфавиттік ретпен жүйеленеді.
Кино, фото және дыбыс құжаттарының пайдаланылуын жүйелі жүргізу
Кинофотофоноқұжаттар каталогына қайта жіберу аппаратының құрылу жұмыстары систематикалық каталогтардың
Шығып кеткен кинофотофоноқұжаттарды айқындау мақсатында тізімдемені тексеру арқылы каталогтардың
Атқарылатын шараларға сәйкес кинофотофоно құжаттық каталогтарға келіп түсетін карточкалардың
Кинофотофоноқұжаттарды тематикалық шолу мағлұматтың құрамын және мазмұнын жүйелеуді өзіне
Талқыланып отырған фотоқұжаттардың ғылыми–анықтамалық аппарат жүйесіне жолсеріктерде кіреді. Оның
Фотоқұжаттардың аннотациясы бөлімдерге және бөлімішілік тарауларға бөлінеді. Мемлекеттік
Жолсеріктердің өзіне ықшамды ғылыми–анықтамалық аппарат құрылады. Оның құрамына алғысөз,
Жоғарыда көрсетілген ғылыми–анықтамалық аппарат жүйесінің сипатталған жалпы белгілерінің ішінен
Мемлекеттік мұрағаттардағы каталогтар негізінен үш бөлімге бөліген:
Революцияға дейінгі.
Кеңестік кезеңіндегі.
Тәуелсіздік уақытындағы.
Орталық мемлекеттік мұрағаттарында систематикалық каталог жіктеу сұлбасының пәндік–тематикалық принципіне
Осыған байланысты фотоқұжаттарды сала бойынша жіктеу принціпі пайдаланыла бастады.
Каталогтарды қайта құруға байланысты төмендегідей жұмыстар атқарлды:
тематикалық карточканың жүйеленуі және индектің айқындалуы;
каталог бөлгіштерді индексацилау және оларға атаулқ бөліністерді енгізу;
сараптау;
карточкаларды редакциялау;
дубльдеуге карточкалады таңдау;
дубльдік карточкаларды құрастыру;
сілтемелік карточкаларды құрастыру;
тематиеалық карточкаларды индексациялау (түпнұсқа емес бөлгіштерге индекс қою);
каталогты рәсімдеу;
каталогты редакциялау;
Осы аталған жұмыстардың бәрін мемлекеттік мұрағаттаң ғылыми–анықтамалық аппарат бөлімінің
Жұмыс мұрағат қызметкерлеріне келесі түрде бөлінеді:
Жүйелік тематикалық карточкаларда индексті анықтау. Тематикалық карточкалардың мазмұнынан шыға
Кеңес кезегінің карточкаларын жүйелеу негізінен екі этапта жүреді, өйткені
Кеңес дәуірінде негізі қаланған фотоқұжаттардың ҒАА жұмыс базасының негізгі
Соңғы жылдары мұрағаттардағы материалдарды интенсивті пайдалану үрдісі кең
Каталогтардың толықтығын тексеру жұмысының жүргізілуі барысында құжаттарға бес жүзден
ХХ–шы ғасырдың 20–30–шы жылдарына қатысты электронды тасымалдаушылардағы құжаттарға ҒАА
Каталогтардың ақпараттығын жоғарлатуды айта отырып бұл жұмыстың негізгі екі
Осы жинақталған фотоқұжаттардың негізінде мемлекеттік мұрағат арнайы көрмелерде ұйымдастырылады.
2.2 Ақпараттық іздестіру жүйелерін құру (АІЖ тарихынан, қолданылуы, функция,
Ақпараттық іздестіру жүйелесінің (бұдан былай – АІЖ) құрамына ЭҚ
Бітіру жұмысымның бұл тармақшасы жоғарыда атаған кезеңдерден, 4 кезеңіне
Іздестіру жүйесінің жұмысы ең алдымен жақсы техникамен қамтамасыз етілуі
– минутына 40 аса беттей мәлімет енгізе алатын сканнерлермне
– жылдамдығы тез сервер;
– жылдамдығы жақсы (100 Мбит/с және одан да көп)
– іздестіру жүйесін жылдамдататын құралдар;
– түрлі тасымалдаушылардан басқа тасымалдаушыларға көшіре алатын құралдар;
– соңғы модельдегі принтерлер мен модемдермен қамтамасыз етілген жағдайда
Өкінішке орай, ҚР Орталық мемлекеттік мұрағатында барлығы ескерілмеген, бірақ
ҚР ПМ іс жүзіне асқан тәжірибесіне орай іздестіру жүйесінде
1. Қор нөмірі және қордың аты: №708, «Қазақстан Компартиясының
2. Ақпараттық ресурстың нөмірі және толық атауы (тізімдеме бойынша):
3. Ақпараттық ресурстың қысқаша атауы: «Шешімдер» (МБ–Мәліметтер базасы)
4. Құжаттардың шектіке мерзімдері: 1921–1946
5. Ақпараттық ресурсты жасаушы автор: ЖШС «Sofi & Project».
6. Құжаттардың анықтамасы (аннотациясы): жоғарғы билік органдары мәжілістерінің хаттамалары,
7. Құжаттар құндылығына жасалған сараптамалар туралы мәліметтер.
8. Ақпараттық ресурстың толықтырылуы туралы мәліметтер: тұрақты.
9. Құжаттарға қол жеткізу шарттары: Мұрағаттың жұмыс істеу ережесіне
10. Құжаттарды пайдалану шарттары: Мұрағаттың жұмыс істеу ережесіне сәйкес.
Қолданылуы: Зерттеушілер кез-келген мемлкетттік немесе ведомствалық мұрағатқа келгенде, ең
ҚР ОММ-да алдында да айтылып кеткен LOTUS NOTES жүйесінде,
Тақырып бойынша;
Уақыт бойынша;
Рубрика бойынша;
Жыл (сан) бойынша
Сөз бойынша.
Іздеу әдістерін пайдалануға болады. Аталмыш үрдіс зерттеушінің жұмысын әлде
Мұрағаттарда атқарылатын жұмыстардың бірі «істердің толықтылығын тексеру». Тексеру барысында,
Мұрағаттық қор аясындағы істердің нақтылығы мен жай-күйін тексеру барысында
Біздің еліміздің тәжірибесіне ене бастаған «электронды сайлау» жүйесін дәл
Сайлау жайында айтылған пікірлерге тоқталсақ, онда:
Оппозициялық партиялар өкілдері биылғы парламенттік сайлаудың электрондық «Сайлау» аталатын
Алайда, Парламент мүшелері арасында компьютер арқылы дауыс беруге қарсы
Парламенттің тағы бір депутаты Серік Әбдірахманов та осы айтылған
Әбдірахманов мырзаның айтуынша, аталмыш жүйе арқылы дауыс беру кезінде
Қоғамдағы қарапайым адамдар арасында да электрон сайлау жүйесіне сенімсіздік
– Халытың елу–алпыс пайызының компьютермен қалай жұмыс істейтінін білмей
Оппозиция өкілдері егер күздегі сайлау электрон жүйесі арқылы өткізілсе,
Осы пікірлерден кейін, «электронды сайлау» жүйесіне енді–енді көше бастаған
2.3 Электронды құжаттар және олардың сақталуын қамтамасыз ету проблемалары
Электронды құжаттарды есепке алудан бұрын есепке алу мәселесіне де
Құжаттарды есепке алу әрбір мұрағат қоймасы бойынша бөлек жүзеге
Есептік құжаттар құрамына келіп түскен және шыққан құжаттарды есепке
Ұйымға келіп түскен электрондық негіздердің бәрі де есепке алынады.
Электрондық құжатты қалпына келтіру жөнінде жүргізілген операция қорытындысы бойынша
Ұйымның ақпараттық жүйесіндегі аудит хаттамалары
Келіп түскен және шыққан құжаттарды есепке алу кітабы мұрағаттық
Қолданыстағы электрондық құжаттар есебін алу жұмысын басқаруды құжаттамалық қамтамасыз
Электрондық құжаттарды жедел пайдалану кезінде есепке алынатын негізгі
– электрондық құжаттарды тіркеу–бақылау карточкасы. Мұнда мәліметтер туралы белгіленген
– электрондық негіздердің келіп түсуі мен шығуын тіркейтін журнал;
– ақпараттық ресурстарды резервтегі нұсқалар көмегі арқылы қалпына келтіру
– ұйымның ақпараттық жүйесінде жүргізілген аудиттік жұмыстар хаттамалары (ақпараттар
Электрондық құжаттарды алып тастау (папкілерді, файлдарды немесе мәліметтер базасының
Ұйымға келіп түскен электрондық негіздердің бәрі де есепке алынады.
Электрондық құжатты қалпына келтіру жөнінде жүргізілген операция қорытындысы бойынша
Ұйымның ақпараттық жүйесіндегі аудит хаттамалары
Электрондық құжаттар мұрағатқа тапсыру тізімдемесі негізінде қабылданады. Бұл тізімдемені
Мұрағатта аса құнды құжаттарды айқындау және есепке алу мемлекеттік
Сақтық қорымен қатар позитивтік шағынфильмдерден, шағынфишалардан және құжаттар ксерокөшірмелерінен
Электрондық құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету – бұл электрондық негіздердің
ЭҚ–дың сақталуын ұйымдастыру жөніндегі шаралар жүйесіне мыналар енуі тиіс:
–Электрондық негіздерді (сақтау бірліктерін) мұрағат қоймасына, ал
– қоймадан сақтау бірліктерін алып беру тәртібін сақтау;
– ЭҚ–дың бар–жоғын және олардың жай–күйін тексеру;
– ЭҚ–дың физикалық және техникалық жай–күйлерін бақылау;
– ЭҚ–ды арнайы физикалық және техникалық өңдеуден өткізу;
– ЭҚ–ды жаңа (технологиялық тұрғыдан) электрондық негізге көшу;
–ЭҚ–ды компьютерлік сақтандыру форматы мен қолданыстағы
– Ақпараттық қауіпсіздікті қамтамасыз ету жөніндегі шаралар;
– ЭҚ–ды залалды компьютерлік бағадарламалардан («вирустардан» және
– ЭҚ–ды рұқсатсыз пайдаланудан қорғау;
ЭҚ–ды жедел сақтау кезінде және ұйымның ЭҚ мұрағатында оларды
ЭҚ–дың ұзақ уақыттардан соң да (10 жылдан жоғары) ашылуын
Құжаттарды сақтау жарық, температуралық–ылғалдылық және санитарлық–гигиеналық режімдерді, соған сәйкес
Электрондық негіздегі құжаттарға тоқталатын болсақ жарық тікелей түспейтін жағдайда
Кез–келген мұрағат үшін құжаттар сақтауға арналған (мамандырылған, бейімделген) жеке
Құжаттарды сақтайтын негізгі құралдар тұрақты немесе жылжымалы металл стеллаждар,
Құжаттарды сақтау жарық, температуралық–ылғалдылық және санитарлық–гигиеналық режімдерді, соған сәйкес
Сондай–ақ, ауа тазартқыш жүйелермен жабдықталған мұрағат қоймаларында құжаттарды сақтау
1) қағаз негіздегі құжаттар үшін – температура +17 –
2) ақ–қара үлдірдегі құжаттар үшін – температура +15° С,
3) түрлі түсті үлдірдегі құжаттар үшін – температура +2
4) электрондық негіздегі құжаттар үшін – температура +15 –
ЭҚ сақталу деңгейі болса, төмендегідей болып табылады; (44(
Оптикалық дискілер үшін: температура + 25°С–дан аспауы керек, ауаның
ЭҚ–ды жедел сақтау кезінде олардың толымдылығы негізгі (қолданыстағы) даналар
Ұйымда электрондық құжаттарды жедел сақтау ісі әртүрлі электрондық негіздер
ЭҚ–дың қолданыстағы даналары мынадай негіздерге түсірілуі мүмкін: (соңғы жылдардың
Сервелерге;
RAID–массивтерге;
– Компьютерлердің қатқыл дискілеріне («винчестерлерге»);
– Оптикалық дискілерге (CD–RW, CD–R, DVD– RW);
– Магнитті оптикалық дискілерге.
ЭҚ–дың резевтегі даналары мына негіздерге түсірілуі мүмкін:
– резервтік сервелерге;
– резервтік RAID–массивтерге ;
– компьютерлердің қатқыл дискілеріне;
– стримерлік (магниттік) ленталарға;
– оптикалық дискілерге;
– магнитті оптикалық дискілерге;
– сыйымдылығы әртүрлі магниттік дискілерге.
Ұйымның электрондық құжаттар мұрағаты сыйымдылығы үлкен сыртқы электрондық негіздерге:
Ұйымдағы электрондық құжаттарын есебін алу – бұл олардың белгіленген
Электрондық құжаттардың бәрін,соның ішінде құрылымдық бөлімшелерде жедел сақтауда тұрғандарын
ЭҚ–ды тек сыртқы электрондық негіздерге ғана жазып, ұйымның құрылымдық
– ұйымның қысқаша атауы;
– электрондық негіз индексі;
– электрондық негіздің статусы:
– негізге жазылған ақпараттық ресурстардың реестрлік нөмірлері;
– қажет болған жағдайда «АҚҚ» (айрықша құнды құжаттар) және
ЭҚ сақтауға келіп түскенде және оларды ұйым мұрағатында сақтау
– ЭҚ мұрағатының қысқаша атауы;
– Сақтау бірлігінің есептік нөмірі;
– Қор нөмірі;
– Сақтау бірлігінде көрсетілген тізімдеменің, есептеу бірлігінің нөмірлері.
Жазбалар электрондық негіздер этикеткасына (оптикалық дискінің сыртқы
Электрондық негіз қорабына (футлярға) да осылайша этикетка жапсырылып, онда
– ұйымның қысқаша атауы;
– электрондық құжаттар мұрағатының қысқаша атауы;
– сақтау бірлігінің есептік нөмірі;
– электрондық негіздің өндірістік (зауытық) нөмірі;
– электрондық негіздің статусы:
– қор нөмірі;
– сақтау бірлігінде көрсетілген тізімдеменің, есептеу бірлігінің нөмірлері;
– негізге түсірілген ақпараттық ресурстардың реестрлік нөмірлері;
– ЭҚ–дың шектік мерзімдері;
– қажет болған жағдайда «АҚҚ» (айрықша құнды құжаттар) және
– ЭҚ–дың негізге жазылған уақыты.
Электрондық негіздердің техникалық параметрлерін, дыбыс–бейнелі
ЭҚ–дың бар–жоғын және жай–күйін кем дегенде 3 жылда бір
ЭҚ мұрағатындағы ақпараттық жүйені жетілдіру немесе технологиялық платформаны өзгерту
Мұрағаттан ЭҚ–ды алып беру реті өзгу негіздегі құжаттарды алып
Жеке және заңды тұлғалар сұранысы бойынша мұрағат ұйым басшысының
ЭҚ–дың жеке және заңды тұлғалар сұранысы бойынша әзірлеген нұсқаларына
ЭҚ–дың тапсырылған нұсқалары туралы деректер арнайы есеп журналына тіркеледі.
Сонымен, электрондық құжаттары бар және қызмет барысында оларды жасап
Ең әуелі нені, қайда және қандай көлемде сақтау керек
Ұйымдағы электрондық құжаттарын есебін алу – бұл олардың белгіленген
Электрондық құжаттардың бәрін,соның ішінде құрылымдық бөлімшелерде жедел сақтауда тұрғандарын
Электрондық құжаттардың есебін алу ісі оларға (есептеу бірліктеріне) тіркеу
Электрондық құжаттардың есептеу бірліктері:
– мұрағаттық қор;
– электрондық құжаттардың сақтау бірлігі
– ақпараттық ресурс;
– электрондық құжаттардың есептеу бірліктері (папка, файл, мәліметтер базасының
Электрондық құжаттардың бүкіл жиынтығы ұйымның құжаттар қоры құрамына кіреді.
ҚОРЫТЫНДЫ
Мұрағаттардың тарихының зерттелуі бүгінгі күндері өз жалғасын табуда. Құжаттар,
Мұрағатқа орны – елімізде ерекше болып табылады, оған себеп
Мұрағат құжаттары – тарих ғылымының деректік көзі екендігі бәрәмізге
Уақыт озған сайын мұрағат құжаттарының құндылығы арта түседі. Көптеген
Қазақстан Республикасында электронды құжаттардың жиналуының басталуы кезінде кеңес үкіметінің
1998 жылы 22 желтоқсанда қабылданған «Ұлттық мұрағат қоры және
Зерттеу жұмысының барысында қарастырылған мәселелер бүгінгі күндері өзінің актуалдығын
Жалпы мұрағаттану саласындағы дәстүрлі құжаттар кейінен электронды құжаттар пайда
Сол себептен де ғылыми жұмыстың бірінші бөлімінде электронды құжаттардың
Дәстүрлі және электронды құжаттар – уақыт бейнесі. Жай ғана
Мұрағатты мәдениеттің бір бөлшегі десек, мәдениетке де биік, көрнекі
Ал қазіргідей бірыңғай мәліметтер базасының және мемлекеттік мұрағаттардың автоматтандырылған
Мұны азсынсаңыз, еліміз егемендік алғалы бері жоғары оқу орындары
Ендігі кезде, мұрағат іс саласында жақсы жақтарына тоқталсақ.
Қорытындалай келе айтарым, кіріспе бөлімінде айтылған бағдарламалар аясында, келесі
ПАЙДАЛАНҒАН ӘДЕБИЕТТЕР ТІЗІМІ
Жакыпов М.Х. О новых технологиях в управленческой деятельности
Михайлов О.А. Электронные документы в архивах: Проблема приема, обеспечения
Материалы Республиканского семинар-совещания «Электронный документооборот и электронные архивы». Алматы,
«Электронды құжат және электронды қолтаңба» туралы заң
Чупров В.М. «Об опыте работы Центрального архива документов на
«Электронды құжат және электронды қолтаңба» туралы заң
Шепель В.Н. «О некоторых проблемных вопросах внедрения электронного архива»
Силков С.В. Нормативня база и государственное регулирование электронного
Чупров В.М. «Актуальные вопросы дальнейшего развития нормативной и методической
Ұлттық мұрағат қоры және мұрағат туралы заң (1998) //
2001–2005 жылдарға арналған мұрағат ісін даму концепциясы. //
2007–2009 жылдарға арналған құжаттамалар жүйесі мен мұрағат ісін
Сариева Р. Мұрағат және тарих. Алматы, 2004. 205 б.
.
.
Калачева М.А. Использование компьютера в создании и совершенствования научно-справочного
Залаев Г.З. Анализ и классификация электронных документов // Вестник
Карапетянец И.П «Бизнес-архивы» М., 1995. 205 С.
Калачева М.А. «Использование компьютера в создании и совершенствования научно-справочного
Основные правила работы государственных архивов». М., 1980. С. 77-97.
Козлитин И.А. «Государственные архивы республик Средней Азии и Казахстана»
Адильгужин А.А. Основные правила учета и передачи в государственные
Адильгужин А.А. Основные тенденции развития архивов // Қазақстанда іс-жүргізу.
Материалы Республиканского семинара-совещания посвященного
«Президенттің 2003 жылғы 4 сәуірдегі Қазақстан халқына жолдауына сәйкес
Материалы Республиканского семинара-совещания посвященного 5-летию принятия Закона Республики Казахстан
Материалы Международной научно-практической конференции «Правовые проблемы архивного дела в
www.sana.gov ; www.google.kz ; www.kazarchives.ru ;
Слобаданюк А. Электрондық құжат айналымының біріңғай жүйесін ендіру туралы//
Ведомстволық мұрағатардың негізгі ережелері. Алматы, 2003.
Рындин А. Архив без пыльних полок или способы организации
Слобаданюк А. Электрондық құжат айналымының біріңғай жүйесін ендіру туралы//
Самойленко Г.С. Состояние и проблемы развития электронного документооборота и
Чернова С.И. Основные подходы к определению принципов приема, описания,
Силков С.В. Нормативня база и государственное регулирование электронного
Потапенко М. Электронды құжат айналымы //www.cio-world.ru
Тихонов В.И. Организация архивного хранения электронных документов: проблемы, практика,
Тихонов В.И. Аутентичность и целостность электронных документов при долговременном
Марков А. «Концепция построения электронного архива» // www.csu.ac.ru ;
Калачева М.А. Использование компьютера в создании и совершенствования научно-справочного
Адильгужин А.А. Основные правила учета и передачи в государственные
Архивное хранение. Методические рекомендации (Республика Беларусь)
Абдулкадирова Д.Ю. Республиканский семинар-совещание по вопросам организации электронного документооборота
Чупров В.М. Об опыте работы Центрального архива документов на
www.google.kz
Адамушко В.И. Правовые аспекты работы с электронными документами
Жакыпов М.Х. О новых технологиях в управленческой деятельности
Абуталиев Т.Н. Электронная документация и архивы (на основе российского
Жукова М.П. Комплектование архивов электронными документами
Леонтьева А.Г. Работа архивистов с электронными документами и технологиями
Федеральный закон об электронном документе. (Российская Федерация).
Силков С.В. Нормативная база и государственное регулирование электронного документооборота
Калачева М.А. «Использование компьютера в создании и совершенствования научно-справочного
Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Современные концепции электронных архивов
// Вестник архивиста. 2003. №2. С. 18-27.
Тихонов В.И., Юшин И.Ф. «Становление и развитие машиночитаемых данных
www.kazarchives.ru
Терминдер және анықтамалар
Электрондық құжат дегеніміз ақпараты электрондық-цифрлық нысанда (формада) беріліп, электрондық
Ақпараттық ресурс - қор жасаушының ақпараттық жүйесіндегі мәні мен
- операциялар жүйесі, МББЖ - мәліметтер базасын басқару жүйесі,
Электрондық құжаттарды сақтау бірлігі - мұрағатта есептік нөмірі бар
Электрондық құжаттарды есепке алу бірлігі - мұрағатта есептік нөмірі
Электрондық құжаттардың көшірмеленуі - электрондық құжаттарды бір технолгиялық платформадан
Электрондық құжаттың қолданысқа арналған данасы - бұл құжат пайдалануды
Электрондық құжаттың резервтегі данасы - құжаттың қолданысқа арналған жаңа
Сақтық форматындағы электрондық құжат - бағдарламалық тұрғыдан тәуелсіз форматта
Тұтыну форматындағы электрондық құжат - ағымдағы мұрағаттық ақпарат жүйесінің
Мұны білуі қажет:
Қазақстан Республикасының 2003 жылғы 7 қаңтардағы № 370-II
«Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы» Заңының
1-бабынан:
Электрондық цифрлық қолтаңба - электрондық цифрлық қолтаңба құралдарымен жасалған
Электрондық құжат - өзіндегі ақпарат электрондық - цифрлық нысанда
Электрондық құжат айналымы жүйесі - қатысушылары арасындағы қатынастар осы
1