Бухгалтерлік есептің негізгі және басты міндетінің, атқаратын қызметі мен функциясының бірі – пайдаланушыларға кәсіпорынның мүлкі және қаржылық жағдайы туралы ақпараттық мәліметтерді дер кезінде, яғни уақытылы жеткізіп, беріп отыру. Осындай ақпараттық мәліметтің негізгі қайнар көзі болып – бухгалтерлік баланс табылады.
Баланс сөзі латын тілінен аударғанда теңдікті, теңдестікті немесе қандай да бір қызметтің тараптары арасындағы қатынастың сандық көрсеткішін білдіреді. Сырт көзбен қарағанда кәсіпорынның бухгалтерлік балансы актив және пассив деп аталатын екі бөлімді кестеге ұқсас болып табылады. Оның сол жағында, яғни активінде кәсіпорынның қаржылары, заттай және ақшалай түрдегі мүліктері мен шығындары көрсетілсе, оң жағында, яғни пассив бөлімінде осы ұйымның қорлану көздері қарастырылады. Бухгалтерлік есеп стандартына сәйкес бухгалтерлік баланстың актив бөлімінде кәсіпорынның өзіне тиесілі, яғни қолда бар мүліктері қарастырылады ұйым осыларды пайдалану арқылы ғана алдағы уақытта табыс таба алатындықтан бұл мүліктерді кәсіпорынның әулетті табыстары ретінде таниды. Ал баланстың пассиві –деп аталатын бөлімінде кәсіпорынның қорлану көздері туралы ақпаратты мәліметтер жазылады. Ұйымның қорлану көздері меншікті капитал және тартылған капитал деп екіге бөлінеді. Мұндағы тартылған капитал дегеніміз кәсіпорынның міндеттемелері,яғни осы ұйымның басқа заңды және жеке тұлғаларға қандай да бір операциялар нәтижесіне сәйкес берешек борыштары болып табылады. Кредиторлардың қатарына осы кәсіпорыннан алашағы бар заңды немесе жеке тұлғаларды жатқызуға болады. Егер кәсіпорын өз кредиторларының алдындағы қарызын уақытылы төлей алмаған жағдайда, олар ұйымнан активтерін сату арқылы қарызын қайтаруды талап ете алады. Кәсіпорынның меншікті капиталы инвесторлардың мүдделілігін танытады және ол активтің жиынтық сомасынан міндеттемелерді шегеріп тастағандағы қалдық сомаға тең болады. Инвестордың кредитордан айырмашылығы – кредитор өз алашағын алу үшін жанталасатын болса, ал инвестор жоғарыда аталған активтің жиынтық сомасынан міндеттемелерді шегеріп тастағандағы қалдық сомаға, яғни меншікті капиталға ие және де кәсіпорынның қожайыны болып табылады. Осы айтылғандарды қорытындылай отырып, ұйымның барлық активтері инвесторлар мен кредиторлардың меншігі екендігін аңғаруға болады.
Ақпараттарды баланстық жинақтау есепте, қаржы шаруашылық қызметті талдауда, басқару шешімдерін негіздеу мен қабылдау үшін, кәсіпорындардың, ұйымдардың нарық экономикасында бағыт алуы үшін кеңінен қолданылады.
Баланстың негізінде кәсіпорында бар қорлар, олардың жағдайы туралы, құрамы мен орналасуындағы өзгерістер, сондай-ақ олардың пайда болу көздері туралы мәліметтер алды. Бұл мәліметтер белгілі бір күнге жалпы ақшалай көрсеткіштермен берілген.
Сонымен, бухгалтерлік баланс кәсіпорынның мүлкін ақшалай бағамен белгілі бір сәтке екі топпен: орналасуы мен пайдаланылуы бойынша және олардың пайда болу көздері бойынша жалпылай көрсетудің әдісі болып табылады.
Қазақстан Республикасы Қаржы министрлігінің 03.03.1994 ж. № 10-41143 хатына сәйкес кәсіпорындар мен ұйымдар меншік нысаны мен қызметінің түрлеріне қарамастан тоқсан сайын есепті кезең аяқталған бойда 30 күннен кешіктірмей бухгалтерлік балансты жасайды.
Сыртқы түрі боынша бухгалтерлік баланс кесте болып көрінеді де, оның сол жақ бөлігінде мүліктер құрамы мен орналасуы бойынша, яғни баланс активі көрсетіледі. Ал оң жақ бөлігінде осы мүліктердің қалыптасу көздері, яғни баланс пассиві көрініс табады. Актив пен пассив жиынтықтарының арасында теңдік болуы тиіс. Мұның өзі баланстың активі мен пассиві қорлардың сол бір ғана жиынтығын екі түрлі топтарда көрсетілгендігімен түсіндіріледі.
Бухгалтерлік баланс өзінің жасалу уақытына және қолдану барысына қарай әр түрлі болып келеді. Кәсіпорынның жаңадан құрылған уақытында жасалынған бухгалтерлік балансы кіріспе баланс деп аталады. Кіріспе баланста ұйымның қызметін бастар алдындағы жарғылық капиталы көрсетіледі. Бұл баланстағы негізгі көрсеткіштер кәсіпорын иелерінің, яғни құрылтайшыларының, акционерлерінің осы ұйымды жаңадан құру уақытындағы ақшалай немесе заттай салымдарынан тұрады. Сондықтан көп жағдайда кіріспе баланста кәсіпорынның меншікті капиталы мен активтері тең болуы ықтимал.
Актив=Меншікті капитал
Бұл теңдік егер кәсіпорын құрылуы барысында ешқандай жеке немесе заңды тұлғалардың алдында міндетті,яғни қарыз болмаған жағдайда тура болып есептеледі.
Ұйымның бухгалтерлік балансы ілгеріде айтылғандай белгілі бір уақытқа, яғни айдың, тоқсанның немесе жылдың басына жасалынады. Осыған сәйкес кәсіпорынның өз қызметі барысында әрбір белгіленген есеп беретін уақыттағы құрастырылған балансы ағымдағы бухгалтерлік баланс болып есептеледі.
Кәсіпорынның жойылу балансы осы ұйым өз қызметін тоқтатар кезде, таратылатын уақытта жасалады. Осы аталған жойылу балансының өзі әр түрге бөлінеді. Жойылу балансын еліміздегі бухгалтерлік есеп және аудит мамандарын даярлауда көп еңбек сіңіріп жүрген белгілі ғалым Әбдіғали Әбдіманапов өзінің “Бухгалтерлік есеп теориясы және принциптері” атты еңбегінде екі түрге бөледі және оның бірі ұйымның жабылуына байланысты, ал екіншісі ұйымның жабылғандығын қорытындылау үшін құрастырылады деп жазған.