Жоспары:
І. Кіріспе бөлім
а) Басқару, ұйымдастыру, үкім шығару қызметіне қатысты құжаттардың қолдану аясы.
ІІ. Негізгі бөлім
a) Қаулылар, шешімдер, хаттамалар
Кіріспе
Кәсіпорын жұмысының тиімділігі олар жасайтын мәселелердің нәтижелілігі осы кәсіпорынның қызметінің қалай ұйымдастырылыуна әр бір бөлімшенің шешетін мәселелерінің анық айқындалуына өндірістік мүдде тұрғысынан әрбір қызметкерлердің құқықтары мен міндеттері және лауызымды тұлғалардың өкілеттері қаншалықты нақты белгіленген шешімдерді қабылдау және оларды орындау жүйесі қандай екендігіне тікелей байланысты.
Осының бәрі кәсіпорынның ұйымдық басқару құжаттарымен реттеледі. Мұндай құжаттарға:нұсқаулықтар, лауызымдық нұсқаулықтар, хаттамалар және басқару шешімдерін тіркейтін қаулылар жатады.
Қаулылар, шешімдер, хаттамалар
Мұңдай құқықтық актілерді алқалық басқару органдары қабылдайды. ҚР Азаматтық Кодексіне, басқа да заң шығару актілеріне сәйкес мемлекеттік басқару органдары мынадай жарлық құжаттар шығарады: Министрлер Кабинеті — қаулылар; Премьер-Министр және оның орынбасарлары — жарлықтар; министрліктер —министрлердің бұйрықтарын, алқа шешімдерін; комитеттер мен комиссиялар — қаулылар, бұйрықтар, нұсқаулар; кооперативтік ұйымдар — шешімдер; қоғамдық ұйымдар — қаулылар, жарлықтар.
Үлгісі жағынан әр түрлі құжаттар шығаруға өкілетті органдардың бірлескен жарлық құжаттары бірлескен шешім түрінде шығарылады және ол шешім бұл құжатты қабылдаған ұйымдардың әрқайсысы үшін құқықтық күшке ие болады.
Мәселелерді талқылаудың барысы және алқалық органдар отырыстарында, кеңестерде, жиналыстарда, мәжілістерде қабылданған шешімдер хаттамаларда белгіленіп отырады.
Хаттамалар мәжіліс барысының жазбасы, стенограммалар, мәжілісті өткізуге дайындалған дыбыстық жазбалар мен материалдар (баяндамалар, сөйлеулер, анықтамалар мәтіндері, қаулы), шешім жобалары (күн тәртібі, тіркелім қағаздары, келісім қағаздары т.б.) негізінде толтырылады.
Егер мәжіліс барысы стенограммаға жазылса, стенограмма мәтіні ашылып, куәландырылады да, хаттамамен бірге сақталады. Кино-, фото-, бейне-, аудио - құжаттарды сақтау бойынша Мемлекеттік архивтің ерекше ережелері бар.
Хаттама — жиналыстарда, кеңестерде, конференцияларда және алқалық органдардың мәжілістерде мәселені талқылау мен шешім қабылдаудың барысы туралы мәлімет беретін құжат. Толтырудың тәсілі мен көлемі жағынан хаттамалар стенография, фонография, конспект түрінде және сөйлеген сөздердің мазмұны жазылмаган ықшамды түрде болып келуі мүмкін. Қысқа хаттамаларда (оның мәтінінде) күн тәртібі, сөйлеушілердің аты-жөні, сөйлеген сөздерінің тақырыбы және қабылданған шешімдер көрсетіледі. Сөйлеген сөздерінің толық мәтіні келтірілмейді.
Толық хаттамаларда сөйлеген сөздердің барлығы көрсетіледі.
Хаттаманың толықтық дәрежесін жиналыстың өзі айқындайды. Бұл жағдайда құжаттың заңдылық жарамдылығын қамтамасыз ету қажет. Құжаттың заңдылық жарамдылығы барлық қажетті деректермен, олардың дұрыс толтырылуымен және хаттамадағы мәліметтердің шындыққа сәйкестігімен анықталады. Мысалы, жиналысқа қатысушылардың санының көрсетілуі маңызды, ол қабылданған шешімнің жеткілікті дауыспен қамтамасыз етілгенін көрсетеді.
Хаттаманың деректемелері: мекеменің атауы; құжаттың атауы; мәжілістің өткен күні; индексі (немірі); мәжіліс өткен орын; бекіту грифі (егер қажет болса); тақырыбы (жиналыстың, алқалық органның атауы); мәтін.
Мәтіннің кіріспе белігінде қатысушылардың құрамы, күн тәртібі; негізгі белігінде тыңдалған мәселе, сөйленген сөздер және қабылданған қаулы көрсетіледі. Құжаттың соңында төраға мен хатшының қолы қойылады.
Осындай үлгі бойынша басқарудың алқалық органдарының ресми мәжілістерінің хаттамалары жасалады (17, 173).
Кәсіпорынды құру туралы хаттаманы машинкада басып толтырудың формуляр-үлгісі мынадай:
ХАТТАМА
00.00.00. № 1
Алматы
Құрылтайшылар жиналысы
Аты
Төрага — тегі, есімі, әкесінің аты
Хатшы — тегі, есімі, әкесінің аты
Қатысқандар аты-жөндері
Күн тәртібі:
1 қуру туралы
2. Жаргысын бекіту туралы
1. ТЬҢДАЛДЫ СӨЙЛЕГЕНДЕР
ҚАУЛЫ ҚАБЫЛДАДЫ
2. ТЫҢДАЛДЫ СӨЙЛЕГЕНДЕР
ҚАУЛЫ ҚАБЫЛДАДЫ
Төраға қолы Қойылған қолдың анықтамасы
Хатшы қолы Қойылған қолдың анықтамасы
Пайдаланылған әдебиеттер.
1. В.Салагаев
Б. Шалабай
Іс қағаздарын жүргізу (30-35 беттер)
Алматы: Раритет 2002 ж.
2. Л.Дүйсенбекова
Іс қағаздарын қазақша жүргізу. (168-171 беттер)
Үшінші басылым ЖСШ : Ана тілі Алматы 2004 ж.
3. ҚР- да іс қағаздарын жүргізу. (мемлекеттік және ресми тілдерді іс
қағаздарын жүргізудің үлгілері).
4. Б.Оспанова Мемлекеттік тілде іс - жүгізу