Ақшалай қаражатты басқару қаржы рыногындағы өте күрделі қиындықтарға байланысты үлкен мәнге ие. Бәсекеге қабілеттілік технологиялық процестерді заманға сай жаңғырту мен одан әрі даму үшін фирмадан ақшалай қаражат талап етеді.Сондықтан ақшалай қаражатпен олардың баламаларын дұрыс ашып көрсету мен сыныптау мекеменің өтемпаздығын дәл бағалау үшін қажет.
«Ақшалай қаражаттың қозғалысы туралы есеп» 4 бухгалтерлік есеп стандартында ақшалай қаражат кассадағы және банктердегі шоттардағы қолма-қол ақша ретінде белгіленген. Ақшалай қаражат қозғалысы – олардың операциялық, инвестициялық және қаржылық қызметінің нәтижесіндегі түсімімен жұмсалуы.
«Ақшалай қаражат қозғалысы туралы есеп» 7 қаржылық есеп беру стандарттарына сәйкес ақшалай қаражатқа қолма-қол ақша мен талап етілгенге дейінгі салымдар кіреді.
Кассадағы ақшалай қаражатты сақтау, жұмсау және есептеу тәртібі есеп саясатына сәйкес мекеме дербес жасайтын Кассалық операцияларды жүргізу ережелері белгіленген.
Касса – бұл ақша сақталуын қамтамасыз ететін арнайы жабдықталған бөлме. Операция жүргізілетін уақытта есіктер ішкі жағынан жабылады, сейфтің және темір шкафтың кілттері кассирде сақталады, ал кілттердің көшірмелері мөрленген пакетте мекеме басшысында болады. Қабылданған құндылықтардың сақталуы үшін материалдық толық жауапкершілік көтеретін кассир кассалық операцияларды жүргізеді. Кассирді жұмысқа тағайындау туралы бұйрық шыққаннан кейін басша оны кассалық операцияларды жүргізу тәртібімен таныстыруға міндетті және толық жеке жауапкершілік жайлы шарт жасасады. Шартта қарастырылған тараптардың міндеттері мен жауапкершіліктері әкімшілік өкілі мен кассирдің қолымен бекітіледі. Кассир болмаған кезеңде толық материалдық жауапкершілік жайлы шарт жасасқан бухгалтер кассалық операцияларды атқарады.
АЭСА мекемесі өздерінің есеп-шоттарынан қолма-қол ақша алады, бұл мақсаттар үшін оларға банк чектік кітапша береді. Субъект чек жаза отырып, онда талап етілетін соманың тағайындалуын (еңбекақы төлеуге, жәрдемақыға және шаруашылық шығындарына және т.б.) көрсетуге міндетті. Қолма-қол ақша алу үшін субъект банкке алдын ала талап етілген сомаға тапсырыс жолдайды.
Кассалық операцияларды құжаттық ресімдеу мен есептеу. Кассалық операциялар қолма-қол ақша қабылдаған соң бас бухгалтер немесе өкілетті тұлға қол қойған кірістік кассалық ордермен (ККО) (ф.№ КО-1) ресімдейді.
Ұйым кассасына қолма-қол ақшаның тусуін ресімдеу үшін қолмен өңдегенде де, ақпаратты компьютерде өңдегенде де қолданылады. Кірістік кассалық ордерді бухгалтерия қызметкері бір данамен жазады, оған бас бухгалтер немесе уәкілетті тұлға және кассир қол қояды, кассирдің мөрімен куәландырады, кірістік және шығыстық кассалық құжаттарды тіркеу журналында тіркеледі және ақша тапсырушының қолына беріледі, ал ордер кассада қалады.
Қолма-қол ақша берумен байланысты операциялар шығыстық кассалық ордермен (ШКО) № КО-2 ф. Немесе басқа құжаттармен (төлем тізімдемесі, ақша беру туралы өтініш) және фиксальді коды бар бақылау-кассалық аппараттар арқылы жүргізіледі.
АЭСА мекемесінде кассасына қолма-қол ақшаның түсуін ресімдеу үшін (ЖКО) қолмен өңдеуде де, ақпаратты компьютерде өңдегенде де қолданылады. Бухгалтерия қызметкері бір данаман жазады, оған бас бухгалтер мен ұйым басшысы немесе уәкілетті тұлға қол қояды, кірістік және шығыстық кассалық құжаттарды тіркеу журналында тіркеледі.
Ақша беру туралы құжаттарға басшы және бас бухгалтер қол қояды. ККО, ШКО және оларды ауыстыратын құжаттар сиямен немесе шарикті қаламмен (қызыл және жасыл түстен басқасымен) анық, түсінікті толтырылуға тиісті, не болмаса машинкада басылады. Бұл құжаттардың түзетілген жері, түзетуі болмауы керек. ККО, ШКО-лерінде оны жасау үшін негіз көрсетіледі және оларға тіркелетін құжаттар аталады. ККО, ШКО кассаға тапсырылуға дейін бухгалтерияда кірістік және шығыстық құралдарды тіркеу журналында (№КО-3 ф.) тіркеледі.
Кассалық ордерлер бойынша ақша қабылдау мен беруоларды толықтырған күні ғана болады. ККО, ШКО-лерді алған кезде кассир мыналарды тексеруге міндетті:
- құжаттарда бас бухгалтердің қолы бар-жоқтығын, растығын; ал ШКО-да басшының да қойылған қолы бар екендігін тексеру;
- құжаттарды рәсімдеудің дұрыстығын;
- құжаттарда аталған тіркемелердің бар-жоқтығын.
Егер осы талаптардың бірі орындалмаса, кассир құжаттарды бухгалтерияға қайтарады.
Түсу мен жұмсау бойынша барлық операцияларды кассир 1 жылға ашылатын (№КО-4 ф.) кассалық кітапқа жазады. Оны ашқан кезде кітаптің барлық парақтары нөмірленіп, жіппен қайымдалуы тиіс және парақтардың жалпы саны кассалық кітаптің соңғы бетінде көрсетілуі тиіс. Кітап мөрмен (печать) мөрленіп, бас бухгалтер мен басшының қолдарымен бекітіледі. Кассалық кітаптағы жазбалар көшірме арқылы 2 дана болып жүргізіледі. ККО, ШКО жазбалары басталмас бұрын кассалық кітапта күн басындағы ақша қалдығы көрсетіледі. Жұмыс күнінің соңында кассир күні бойғы операциялардың қорытындысын есептейді және күн соңындағы ақшаның қалған қалдығын шығарады. Кассалық кітап беттерінің екінші даналары жыртылады және кассирдің есебі болып қызмет етеді. Есеп оған тіркелген бастапқы құжаттармен (ККО,ШКО) бірге бухгалтерияға тапсырылады. Егер мекемеде күніне көп емес кассалық операциялар атқарылса, онда касалық есептер 3-5 күнде 1 рет жасалады. Кассирден қабылданған есеп пен құжаттарды бухгалтерия қызметкерлері тексереді, ал кассалық кітаптың дұрыс жүргізілуін бас бухгалтер бақылайды. Алушының ШКО-нда қолхатпен расталмай, кассадан ақша берілуі табылса, бұл сома кем шығу деп саналады және кассирден төлеттіріп алынады, мұндайда кассирдің атына шығындық кассалық ордер жазылады. Егер қолма-қол ақша сомасы кірістік кассалық ордермен кіріске алынбаса, онда ол касса артығы деп саналады және кірістік кассалық ордер көшірмесі жолымен субъект кірісіне есептеледі.
Кассалық операциялардың синтетикалық есебін 451 «Кассадағы қолма-қол ұлттық ақша», 452 «Кассадағы қолма-қол шетелдік валюта» шоттары кіретін 45 «Кассадағы қолма-қол ақша» бөлігінде жүргізіледі.451, 452 шоттарындағы операцияларды жазу үшін кассалық есептер (кассалық кітаптың екінші данасының жыртылған парақтары) негіз болып табылады. Дебет бойынша 451, 452 шоттарда кассаға тускен қолма-қол ақша сомасы көрсетіледі, ал 451 шотының кредиті бойынша кассадан төленген ақшалай қаражат сомасы жазылады.
Мекемелер заңда рұқсат еткен жағдайларда шетелдік валютамен кассалық операциялар жасауға рұқсат беріледі. Шетелдік қолма-қол валюта есебі «Шетелдік валюта операциялары есебі» 9 БЕС-ға сәйкес 452 шотта өтеді. Валютаның әр түрі бойынша атқарылған операциялар шетелдік валютамен көрсетілетін жеке кассалық кітап жүргізу қажеттігін қаперде ұстаған жөн. Шетелдік валютаға қатысты бағамдық айырмалар теңге бағамы төмендеуге байланысты (Д452 К725), теңге бағамы өскен (Д844 К452) жағдайда көрсетіледі.
Шетелдік валютамен операциялар жөніндегі бухгалтерлік есептегі жазбалар операция атқарылған күнгі ҚР ұлттық банкінің бағамы бойынша саналған ҚР валютасымен бухгалтерлік есеп шоттарында көрсетілуі тиіс.
Кассадағы ақшаның кірісі мен шығысы бойынша топтастырылған кассалық есептердің корреспонденттелетін шоттар тұрғысынан күн сайын немесе 3-5 күнде бір рет кассир есептерінің негізінде №1 журнал-ордерге (шығыс) және №1 тізімдемеге (кіріс)жазылады.
Кассадағы ақшалай қаражатты кассада деп саналатын ақшалай қаражаттың бар-жоғын айқындау эәне қатаң есептегі банктерді парақтап санап шығу жолымен түгендейді. Түгендеу қорытындыларын «Ақшалай қаражаттың бар-жоғын түгендеу актісімен» жеке рәсімдейді.
Кассаны түгендеу кассалық операцияларды жүргізудің мекеменің басшысы бекіткен және жете дайындалған Ережелерге сәйкес өткізіледі. Қатаң есептегі құжаттар мен бланкілер (авиа және темір жол билеттері, бензинге талон және басқалары) кассаларын түгендеу, әдетте кенеттен, кассир мен бас бухгалтердің қатысуымен, кассада сақталатын басқа құндылықтарды тексеріп және қолма-қол ақшаны түгел парақтап санау арқылы жүргізіледі. Түгелдеу басталғанға дейін (бірнеше касса болған жағдайда) олар мөрленіп жабылады. Кассир түгендеу сәтінде кассалық есеп жасап, ақшалай қаражаттың қалдығын кассалық кітап бойынша шығарады. Кассирден барлық кірістік және кассада кіріске алынбаған және есептен шықпаған сома жоқ деген қолхат алынады. Ақша саналғаннан соң кассадағы ақшалай қаражатты түгендеу актісі жасалады. Алынған түгендеу қорытындысы бухгалтерлік есептің мәліметтерімен кассалық кітап бойынша салыстырылады. Актіде кассирдің табылған бұрмалаулар туралы түсініктемесі мен түгендеу қорытындысы бойынша бұдан былайғы шешімі туралы мекеме басшысының қарары (резолюция) жазылады.
Акт АЭСА мекемесінің кассасында тұрған ақшалай құжатттардың, ақшаның бар-жоғын түгендеу нәтижелерін көрсету үшін қолданылады. Комиссия ұйым кассасындағы тұрған ақшалай құжаттарды, барлық ақшаны түгел қайтадан есептеу жолымен ақшаның бар болуын тексереді. Акт 2 дана болып жасалады және түгендеу комиссиясы мен материалдарға жауапты адам қол қояды. Бір данасы ұйым бухгалтериясына беріледі, екіншісі материалдық жауапкершілікті адамда қалады. Түгендеу басталғанға дейін ақша, ақшалай қаражаттардыңсақталуы үшін жауап беретін материалдарға жауапты адамнан қолхат алынады. Қолхат форманың тақырыптық бөлігіне кірген. Материалдарға жауапкер адам құжаттарды тапсырған материалды жауапты (қолма-қол ақшаны, ақшалай қаражаттарды тапсырған материалды жауапты адамға, ақшаны, ақшалай қаражаттарды қабылдаған материалдарға жауапты адамға және бухгалтерияға).