Хаттама – жиналыстарда, кеңестерде, конференцияларда және алқалық органдардың мәжілістерінде мәселені талқылау мен шешім қабылдаудың барысы туралы мәлімет беретін құжат.
Толтырудың тәсілі мен көлемі жағынан хаттамалар стенография, фонография, конспект түрінде және сөйлеген сөздердің мазмұны жазылмаған ықшамды түрде болып келуі мүмкін.
Қысқа хаттамаларда (оның мәтінінде) күн тәртібі, сөйлеушілердің аты-жөні, сөйлеген сөздерінің тақырыбы және қабылданған шешімдер көрсетіледі. Сөйлеген сөздерінің толық мәтіні келтірілмейді.
Толық хаттамаларда сөйлеген сөздердің барлығы көрсетіледі.
Хаттаманың толықтық дәрежесін жиналыстың өзі айқындайды. Бұл жағдайда құжаттың заңдылық жарамдылығын қамтамасыз ету қажет. Құжаттың заңдылық жарамдылығы барлық қажетті деректермен, олардың дұрыс толтырылуымен және хаттамадағы мәліметтердің шындыққа сәйкестігімен анықталады. Мысалы, жиналысқа қатысушылардың санының көрсетілуі маңызды, ол қабылданған шешімнің жеткілікті дауыспен қамтамасыз етілгенін көрсетеді.
Мәтіннің кіріспе бөлігінде қатысушылардың құрамы, күн тәртібі; негізгі бөлігінде тыңдалған мәселе, сөйлеген сөздер және қадылданған қаулылар көрсетіледі. Құжаттың соңында төраға мен хатшының қолы қойылады.
Осындай үлгі бойынша басқарудың алқалық органдарының ресми мәжілістерінің хаттамалары жасалады.
Хаттаманың құрамды бөліктері: қағаздың орта тұсына құжаттың аты, рет саны жазылады; оның астынан мекеменің, ұйымның, оқу-орындарының аты жазылады; қала (ауыл, аудан, орталық) т.б. қала аты, жиналыс болған күні, айы, жылы көрсетіледі; жиналыс басқаруға сайланған төраға мен хатшының аты-жөні жазылады; оның төменгі жағынан қатысқан, шақырылған адамның тізімі жазылады; күн тәртібіндегі мәселелер белгіленеді; негізгі мәтінде «Тыңдалды», «Сөйлеушілер» бөлімі және «Шешім» беріледі; мәжіліс төрағасы, хатшы қол қояды.